Prendre les devants sur l'innovation des départements : actualiser la stratégie de gestion des connaissances du FMI.

À propos du client

Le FMI est une institution spécialisée des Nations Unies, créée en 1944 pour promouvoir la coopération monétaire internationale et la stabilité financière, dont le siège est à Washington, D.C. et qui emploie environ 2 700 personnes au service de près de 190 pays membres. L'unité KM centralisée du Fonds a été créée en 2017 à la suite d'une mission antérieure d'Iknow qui avait bâti la stratégie KM initiale du FMI, son modèle organisationnel et sa feuille de route de mise en œuvre.

Contexte sectoriel

Les grandes institutions financières multilatérales sont régulièrement aux prises avec la tension entre une stratégie KM centralisée et une activité KM décentralisée, portée par les départements, qui émerge organiquement dès que le personnel perçoit la valeur d'un meilleur partage des connaissances. Cette même dynamique avait miné la valeur du KM dans d'autres grandes institutions pendant des années avant qu'une stratégie coordonnée ne finisse par s'imposer. La direction de la KMU du FMI voulait éviter cette même trajectoire de fragmentation en devançant les initiatives KM émergentes de ses propres départements tant qu'une réponse coordonnée restait possible, plutôt que d'attendre que des dizaines de programmes déconnectés et redondants aient déjà pris racine.

Situation actuelle

Fin 2018, la direction du KM a identifié la nécessité d'actualiser les objectifs stratégiques et la feuille de route de l'unité, élaborés avec l'aide d'Iknow en 2016-2017. En particulier, l'équipe KM centrale devait articuler une vision et un plan à moyen terme répondant, dans la mesure du possible, aux besoins KM spécifiques émergeant dans les différents départements, plutôt que de continuer à exécuter un plan initial de plus en plus daté.

• Une stratégie initiale en fin de vie utile. La stratégie fondatrice et la feuille de route de la KMU, élaborées avec Iknow en 2016-17, avaient porté plusieurs années de construction de plateformes KM, et une grande partie de ce travail touchant à sa fin, la KMU avait besoin d'une direction stratégique renouvelée plutôt que de simplement achever l'ancien plan.
• Des initiatives KM départementales émergeant plus vite que la stratégie centrale ne pouvait les absorber. Plusieurs départements du FMI avaient lancé leurs propres initiatives KM de manière indépendante, créant un risque réel que le Fonds dérive vers un paysage KM fragmenté, département par département.
• Une stratégie devant fonctionner à deux altitudes très différentes à la fois. L'actualisation devait rester ancrée dans les objectifs stratégiques les plus élevés du Fonds (surveillance, développement des capacités, prêts) tout en répondant à des cas d'usage et exigences KM concrets et propres à chaque département, sans sacrifier aucun des deux niveaux de granularité.
• Transformer la vision stratégique en un plan réellement exécutable. Un document de vision convaincant ne suffirait pas ; le FMI avait besoin que l'actualisation se traduise directement en exigences de mise en œuvre, en décisions d'affectation des ressources et en un calendrier pluriannuel réaliste.

• Articuler une vision plus nette et centrée sur l'utilisateur pour le KM au FMI, englobant l'ensemble de l'organisation et ses pays membres.
• Définir un périmètre plus précis pour le programme KM, cohérent avec la vision, et une feuille de route d'initiatives échelonnée dans le temps pour y répondre.
• Esquisser les exigences de mise en œuvre côté métier des initiatives KM, y compris la technologie, et le rôle de l'équipe KM dans leur pilotage.

Comment Iknow a structuré le travail

Iknow a développé une méthodologie en six étapes pour l'actualisation de la stratégie KM, progressant systématiquement des objectifs stratégiques les plus élevés du Fonds jusqu'à une feuille de route de mise en œuvre validée, dotée de ressources et séquencée.

Activités et décisions clés

• Étape 1 : Objectifs stratégiques du FMI. Iknow a examiné la manière dont les activités de la KMU soutiennent les objectifs stratégiques clés du Fonds, en passant en revue les rapports du Fonds sur les activités de surveillance, de développement des capacités et de prêt remontant à 2011, ainsi que les rapports récents du Bureau indépendant d'évaluation du Fonds. La revue s'est concentrée en particulier sur les commentaires relatifs à l'exploitation des réseaux internes d'experts, à l'apprentissage tiré de l'expérience antérieure par pays et par thème, et à la constitution d'un savoir cumulatif à partir de cette expérience.
• Étape 2 : Cas d'usage clés. Pour compléter l'orientation stratégique de haut niveau, Iknow a développé des cas d'usage individuels de recherche de connaissances à partir de discussions d'équipe et de références dans les rapports du Fonds, puis les a confirmés par des entretiens avec des praticiens des départements.
• Étape 3 : Objectifs KM prioritaires. Iknow a combiné les priorités de la direction avec des projets et initiatives KM spécifiques (couvrant à la fois des plateformes techniques et de nouveaux processus et capacités) conçus pour répondre aux objectifs stratégiques et aux cas d'usage, en rencontrant le groupe consultatif KM élargi pour discuter et valider tant les apports de stratégie et de cas d'usage que les initiatives proposées.
• Étape 4 : Conditions de réussite. Iknow a passé en revue les tâches critiques associées à chaque objectif de la direction et à chaque initiative KM prioritaire, les fonctions de soutien nécessaires à leur réalisation et les dépendances probables vis-à-vis d'autres projets.
• Étape 5 : Ressources. Pour chaque objectif, Iknow a évalué les compétences et capacités requises et déterminé si elles pouvaient être trouvées ou développées au sein de l'équipe KM ou par la collaboration avec d'autres départements du Fonds.
• Étape 6 : Calendrier. Sur la base de l'analyse complète, Iknow a convenu avec les parties prenantes du FMI de la date de démarrage viable la plus proche pour chaque projet et initiative KM distincts, produisant la feuille de route de l'équipe et ses axes prioritaires pour les trois à cinq années suivantes.

Parties prenantes et collaboration

Iknow a travaillé directement avec la direction de l'unité KM du FMI tout au long de la mission, a mobilisé le groupe consultatif KM élargi pour valider les propositions de stratégie et d'initiatives, et a interrogé des praticiens des départements du FMI pour confirmer les cas d'usage réels avant de présenter la stratégie et la feuille de route achevées à la direction du FMI.

Concilier stratégie descendante et réalité départementale ascendante

Une actualisation construite uniquement à partir des objectifs stratégiques de l'ensemble du Fonds risquait d'ignorer les besoins propres aux départements, tandis qu'une actualisation construite uniquement à partir des apports des départements risquait de perdre en cohérence à l'échelle du Fonds. Iknow y a répondu en menant dès le départ l'analyse des objectifs stratégiques de haut niveau et le développement des cas d'usage ancrés dans le terrain comme des chantiers parallèles et connectés, puis en les validant ensemble avec le groupe consultatif KM élargi, plutôt que de finaliser d'abord la stratégie de haut niveau et d'y greffer ensuite les apports des départements.

Empêcher l'actualisation de devenir un énième document d'intentions

Les documents de stratégie qui s'arrêtent à la vision et au périmètre échouent souvent à se traduire en actions planifiées et dotées de ressources. Iknow y a répondu en prolongeant la méthodologie de deux étapes au-delà de la définition de la stratégie, vers les conditions de réussite et l'affectation des ressources, avant de finaliser le moindre calendrier, garantissant que les priorités de la feuille de route soient séquencées selon ce que la KMU et les départements du Fonds pouvaient réellement livrer, et pas seulement selon ce qui était stratégiquement souhaitable.

Résultats opérationnels

• Revue des rapports du Fonds sur les activités de surveillance, de développement des capacités et de prêt remontant à 2011, ainsi que des rapports récents du Bureau indépendant d'évaluation, comme socle factuel de l'actualisation de la stratégie.
• Développement et validation d'un ensemble de cas d'usage clés de recherche de connaissances par l'analyse en équipe, la revue des rapports du Fonds et des entretiens avec les praticiens des départements.
• Livraison d'une méthodologie de stratégie complète en six étapes aboutissant à un document de stratégie finalisé et à une feuille de route de mise en œuvre de trois à cinq ans.

Résultats stratégiques et organisationnels

Le document de stratégie et la feuille de route ont été achevés et présentés formellement à la direction du FMI en mai 2019, donnant à la KMU une vision plus nette et centrée sur l'utilisateur couvrant l'ensemble de l'organisation et ses pays membres, remplaçant une stratégie vieillissante et centrée sur les plateformes par une stratégie répondant à la fois à l'alignement stratégique à l'échelle du Fonds et aux besoins KM concrets au niveau des départements. La mise en œuvre a progressé depuis la présentation de la stratégie.

Délai avant impact

Iknow a achevé la mission en cinq mois, passant du travail de diagnostic initial à une stratégie et une feuille de route pleinement validées, dotées de ressources et approuvées par la direction. La mission représente la deuxième phase d'un partenariat KM durable et pluriannuel entre Iknow et le FMI, s'appuyant directement sur le travail initial de stratégie et de mise en œuvre de 2016-2017.

Compétences clés

• Développement de stratégies KM
• Planification de feuilles de route KM
• Conseil en conduite du changement organisationnel
• Animation auprès des dirigeants et des groupes consultatifs

Méthodes et cadres de référence

• Méthodologie de développement de stratégie KM en six étapes
• Alignement des objectifs stratégiques sur les cas d'usage
• Séquencement de feuille de route fondé sur les exigences et les ressources
• Validation par les parties prenantes via la revue du groupe consultatif

Technologies et outils

• Plateformes d'entreprise de capture et de curation de contenu
• Plateformes d'accès aux connaissances et de collaboration