Adelantarse a la innovación de los departamentos: actualizar la estrategia de gestión del conocimiento del FMI.

Acerca del cliente

El FMI es un organismo especializado de las Naciones Unidas, establecido en 1944 para promover la cooperación monetaria internacional y la estabilidad financiera, con sede en Washington, D.C. y una plantilla de aproximadamente 2,700 personas que atienden a casi 190 países miembros. La Unidad centralizada de KM del Fondo se estableció en 2017 tras un contrato anterior de Iknow que construyó la estrategia original de KM del FMI, su modelo organizacional y su hoja de ruta de implementación.

Contexto de la industria

Las grandes instituciones financieras multilaterales lidian repetidamente con la tensión entre una estrategia de KM centralizada y una actividad de KM descentralizada e impulsada por los departamentos, que surge orgánicamente una vez que el personal ve el valor de compartir mejor el conocimiento. Esa misma dinámica había socavado el valor del KM en otras instituciones importantes durante años antes de que una estrategia coordinada finalmente se afianzara. El liderazgo de la KMU del FMI quería evitar esa misma trayectoria de fragmentación adelantándose a las iniciativas de KM emergentes de sus propios departamentos mientras aún era posible una respuesta coordinada, en lugar de esperar a que decenas de programas desconectados y redundantes ya hubieran echado raíces.

Situación actual

A finales de 2018, el liderazgo de KM identificó la necesidad de actualizar los objetivos estratégicos y la hoja de ruta de la unidad, que se habían desarrollado con la asistencia de Iknow en 2016-2017. En particular, el equipo central de KM necesitaba articular una visión y un plan a mediano plazo que abordara, en la medida de lo posible, los requisitos específicos de KM que surgían en los distintos departamentos, en lugar de seguir ejecutando un plan original cada vez más desactualizado.

• Una estrategia original cerca del final de su vida útil. La estrategia fundacional y la hoja de ruta de la KMU, desarrolladas con Iknow en 2016-17, habían impulsado varios años de construcción de plataformas de KM, y con gran parte de ese trabajo cerca de completarse, la KMU necesitaba una dirección estratégica fresca en lugar de simplemente terminar el plan antiguo.
• Iniciativas departamentales de KM que surgían más rápido de lo que la estrategia central podía absorberlas. Múltiples departamentos del FMI habían comenzado sus propias iniciativas de KM de forma independiente, creando un riesgo real de que el Fondo derivara hacia un panorama de KM fragmentado, departamento por departamento.
• Una estrategia que debía funcionar en dos altitudes muy diferentes a la vez. La actualización debía permanecer anclada en los objetivos estratégicos de más alto nivel del Fondo (supervisión, desarrollo de capacidades, préstamos) y al mismo tiempo abordar casos de uso y requisitos concretos de KM específicos de cada departamento, sin sacrificar ninguno de los dos niveles de granularidad.
• Convertir la visión estratégica en un plan realmente ejecutable. Un documento de visión convincente por sí solo no bastaría; el FMI necesitaba que la actualización se tradujera directamente en requisitos de implementación, decisiones de asignación de recursos y un cronograma plurianual realista.

• Articular una visión más nítida y centrada en el usuario para el KM en el FMI, que abarque a toda la organización y a sus países miembros.
• Definir un alcance más preciso para el programa de KM que encaje con la visión, y una hoja de ruta de iniciativas escalonada en el tiempo para cumplirla.
• Esbozar los requisitos de implementación del lado del negocio para las iniciativas de KM, incluida la tecnología, y el rol del equipo de KM en su liderazgo.

Cómo estructuró Iknow el trabajo

Iknow desarrolló una metodología de seis pasos para la actualización de la estrategia de KM, avanzando sistemáticamente desde los objetivos estratégicos de más alto nivel del Fondo hasta una hoja de ruta de implementación validada, dotada de recursos y secuenciada.

Actividades y decisiones clave

• Paso 1: Objetivos estratégicos del FMI. Iknow examinó cómo las actividades de la KMU apoyan los objetivos estratégicos clave del Fondo, revisando informes del Fondo sobre actividades de supervisión, desarrollo de capacidades y préstamos que se remontaban a 2011, junto con informes recientes de la Oficina de Evaluación Independiente del Fondo. La revisión se centró en particular en los comentarios sobre el aprovechamiento de las redes internas de expertos, el aprendizaje de la experiencia previa por país y por tema, y la construcción de conocimiento acumulativo a partir de esa experiencia.
• Paso 2: Casos de uso clave. Para complementar el enfoque estratégico de alto nivel, Iknow desarrolló casos de uso individuales de búsqueda de conocimiento mediante discusiones de equipo y referencias en los informes del Fondo, y luego los confirmó mediante entrevistas con profesionales de los departamentos.
• Paso 3: Objetivos prioritarios de KM. Iknow combinó las prioridades de la dirección con proyectos e iniciativas específicos de KM (abarcando tanto plataformas técnicas como nuevos procesos y capacidades) diseñados para abordar los objetivos estratégicos y los casos de uso, reuniéndose con el grupo asesor ampliado de KM para discutir y validar tanto los insumos de estrategia y casos de uso como las iniciativas propuestas.
• Paso 4: Requisitos para el éxito. Iknow revisó las tareas críticas asociadas a cada objetivo de la dirección y a cada iniciativa prioritaria de KM, las funciones de apoyo necesarias para ejecutarlas y las probables dependencias de otros proyectos.
• Paso 5: Recursos. Para cada objetivo, Iknow evaluó las habilidades y capacidades requeridas y si podían encontrarse o desarrollarse dentro del equipo de KM o mediante la colaboración con otros departamentos del Fondo.
• Paso 6: Cronograma. Sobre la base del análisis completo, Iknow acordó con las partes interesadas del FMI la fecha de inicio viable más temprana para cada proyecto e iniciativa discreta de KM, produciendo la hoja de ruta del equipo y las áreas clave de enfoque para los próximos tres a cinco años.

Partes interesadas y colaboración

Iknow trabajó directamente con el liderazgo de la Unidad de KM del FMI a lo largo del contrato, involucró al grupo asesor ampliado de KM para validar las propuestas de estrategia e iniciativas, y entrevistó a profesionales de los departamentos del FMI para confirmar casos de uso del mundo real antes de presentar la estrategia y la hoja de ruta terminadas al liderazgo del FMI.

Equilibrar la estrategia descendente con la realidad departamental ascendente

Una actualización construida únicamente a partir de los objetivos estratégicos de todo el Fondo corría el riesgo de ignorar las necesidades específicas de los departamentos, mientras que una construida únicamente a partir de los aportes de los departamentos corría el riesgo de perder coherencia a nivel de todo el Fondo. Iknow lo abordó ejecutando el análisis de objetivos estratégicos de alto nivel y el desarrollo de casos de uso fundamentados como líneas de trabajo paralelas y conectadas desde el inicio, y luego validando ambas conjuntamente con el grupo asesor ampliado de KM, en lugar de finalizar primero la estrategia de alto nivel y encajar después los aportes departamentales.

Evitar que la actualización se convirtiera en otro documento aspiracional

Los documentos de estrategia que se detienen en la visión y el alcance a menudo no logran traducirse en acción programada y dotada de recursos. Iknow lo abordó extendiendo la metodología dos pasos más allá de la definición de la estrategia, hacia los requisitos para el éxito y la asignación de recursos, antes de finalizar cualquier cronograma, asegurando que las prioridades de la hoja de ruta se secuenciaran según lo que la KMU y los departamentos del Fondo podían realmente ejecutar, no solo según lo estratégicamente deseable.

Resultados operativos

• Revisión de informes del Fondo sobre actividades de supervisión, desarrollo de capacidades y préstamos que se remontaban a 2011, además de informes recientes de la Oficina de Evaluación Independiente, como base fáctica de la actualización de la estrategia.
• Desarrollo y validación de un conjunto de casos de uso clave de búsqueda de conocimiento mediante análisis de equipo, revisión de informes del Fondo y entrevistas con profesionales de los departamentos.
• Entrega de una metodología de estrategia completa de seis pasos que culminó en un documento de estrategia terminado y una hoja de ruta de implementación de tres a cinco años.

Resultados estratégicos y organizacionales

El documento de estrategia y la hoja de ruta se completaron y se presentaron formalmente al liderazgo del FMI en mayo de 2019, dando a la KMU una visión más nítida y centrada en el usuario que abarca a toda la organización y a sus países miembros, reemplazando una estrategia envejecida y enfocada en plataformas por una que abordaba tanto la alineación estratégica de todo el Fondo como los requisitos concretos de KM a nivel departamental. El avance de la implementación ha continuado desde la presentación de la estrategia.

Tiempo hasta el impacto

Iknow completó el contrato en cinco meses, avanzando desde el trabajo de diagnóstico inicial hasta una estrategia y una hoja de ruta plenamente validadas, dotadas de recursos y aprobadas por el liderazgo. El contrato representa la segunda fase de una alianza de KM sostenida y plurianual entre Iknow y el FMI, construida directamente sobre el trabajo original de estrategia e implementación de 2016-2017.

Competencias centrales

• Desarrollo de estrategias de KM
• Planificación de hojas de ruta de KM
• Asesoría en cambio organizacional
• Facilitación con ejecutivos y grupos asesores

Métodos y marcos de trabajo

• Metodología de desarrollo de estrategias de KM en seis pasos
• Alineación de objetivos estratégicos con casos de uso
• Secuenciación de hojas de ruta basada en requisitos y recursos
• Validación con partes interesadas mediante la revisión del grupo asesor

Tecnologías y herramientas

• Plataformas empresariales de captura y curación de contenidos
• Plataformas de acceso al conocimiento y colaboración