استباق الابتكار في الإدارات: تحديث استراتيجية إدارة المعرفة في صندوق النقد الدولي.

نبذة عن العميل

صندوق النقد الدولي وكالة متخصصة تابعة للأمم المتحدة، أُنشئت في 1944 لتعزيز التعاون النقدي الدولي والاستقرار المالي، ومقرها واشنطن العاصمة، ويعمل بها نحو 2,700 شخص يخدمون قرابة 190 دولة عضواً. وقد أُنشئت وحدة إدارة المعرفة المركزية في الصندوق عام 2017 عقب مشروع سابق لـ Iknow بنى استراتيجية إدارة المعرفة الأصلية للصندوق ونموذجه التنظيمي وخارطة طريق التنفيذ.

سياق القطاع

تصارع المؤسسات المالية متعددة الأطراف الكبرى مراراً التوتر بين استراتيجية مركزية لإدارة المعرفة ونشاط لامركزي تقوده الإدارات ينشأ عضوياً بمجرد أن يرى الموظفون قيمة تحسين تبادل المعرفة. وقد قوّضت هذه الديناميكية نفسها قيمة إدارة المعرفة في مؤسسات كبرى أخرى لسنوات قبل أن تترسخ أخيراً استراتيجية منسقة. أرادت قيادة وحدة إدارة المعرفة في الصندوق تجنب مسار التفتت ذاته عبر استباق مبادرات إدارة المعرفة الناشئة في إداراتها بينما كانت الاستجابة المنسقة لا تزال ممكنة، بدلاً من الانتظار حتى تتجذر عشرات البرامج المنفصلة والمكررة.

الوضع الراهن

في نهاية 2018، حددت قيادة إدارة المعرفة الحاجة إلى تحديث الأهداف الاستراتيجية للوحدة وخارطة طريقها، اللتين طُوّرتا بمساعدة Iknow في 2016-2017. وعلى وجه الخصوص، احتاج فريق إدارة المعرفة المركزي إلى صياغة رؤية وخطة متوسطة المدى تعالجان، قدر الإمكان، متطلبات إدارة المعرفة المحددة الناشئة عبر الإدارات المنفردة، بدلاً من مواصلة التنفيذ وفق خطة أصلية تزداد تقادماً.

• استراتيجية أصلية تقترب من نهاية عمرها النافع. كانت الاستراتيجية التأسيسية وخارطة الطريق لوحدة إدارة المعرفة، المطورتان مع Iknow في 2016-17، قد قادتا عدة سنوات من بناء منصات إدارة المعرفة، ومع اقتراب كثير من ذلك العمل من الاكتمال، احتاجت الوحدة إلى توجه استراتيجي جديد بدلاً من مجرد إتمام الخطة القديمة.
• مبادرات إدارة معرفة على مستوى الإدارات تنشأ أسرع مما تستطيع الاستراتيجية المركزية استيعابه. كانت عدة إدارات في الصندوق قد بدأت مبادراتها الخاصة في إدارة المعرفة بشكل مستقل، ما خلق خطراً حقيقياً بانجراف الصندوق نحو مشهد إدارة معرفة مجزأ، إدارة تلو أخرى.
• استراتيجية يجب أن تعمل على مستويين مختلفين تماماً في آن واحد. كان على التحديث أن يبقى راسخاً في الأهداف الاستراتيجية العليا للصندوق (الرقابة، وتنمية القدرات، والإقراض) مع معالجة حالات استخدام ومتطلبات إدارة معرفة ملموسة خاصة بكل إدارة، دون التضحية بأي من مستويي التفصيل.
• تحويل الرؤية الاستراتيجية إلى خطة قابلة للتنفيذ فعلاً. لم تكن وثيقة رؤية مقنعة وحدها كافية؛ فقد احتاج الصندوق إلى أن يُترجم التحديث مباشرة إلى متطلبات تنفيذ وقرارات لتوفير الموارد وجدول زمني متعدد السنوات واقعي.

• صياغة رؤية أوضح ومتمحورة حول المستخدم لإدارة المعرفة في الصندوق، تشمل المنظمة بأكملها والدول الأعضاء فيها.
• تحديد نطاق أدق لبرنامج إدارة المعرفة يتوافق مع الرؤية، وخارطة طريق مرحلية زمنياً من المبادرات لتحقيقه.
• تحديد متطلبات التنفيذ من جانب الأعمال لمبادرات إدارة المعرفة، بما في ذلك التقنية، ودور فريق إدارة المعرفة في قيادتها.

كيف نظّمت Iknow العمل

طوّرت Iknow منهجية من ست خطوات لتحديث استراتيجية إدارة المعرفة، تنتقل بشكل منهجي من الأهداف الاستراتيجية العليا للصندوق نزولاً إلى خارطة طريق تنفيذ مُصادق عليها ومزودة بالموارد ومتسلسلة.

الأنشطة والقرارات الرئيسية

• الخطوة 1: الأهداف الاستراتيجية للصندوق. درست Iknow كيفية دعم أنشطة وحدة إدارة المعرفة للأهداف الاستراتيجية الرئيسية للصندوق، بمراجعة تقارير الصندوق عن أنشطة الرقابة وتنمية القدرات والإقراض الممتدة حتى 2011، إلى جانب تقارير حديثة من مكتب التقييم المستقل في الصندوق. وركزت المراجعة بوجه خاص على الملاحظات المتعلقة بالاستفادة من شبكات الخبراء الداخلية، والتعلم من الخبرة السابقة حسب الدولة والموضوع، وبناء معرفة تراكمية من تلك الخبرة.
• الخطوة 2: حالات الاستخدام الرئيسية. لاستكمال التركيز الاستراتيجي رفيع المستوى، طوّرت Iknow حالات استخدام فردية للعثور على المعرفة من خلال نقاشات الفريق والإشارات الواردة في تقارير الصندوق، ثم أكدتها عبر مقابلات مع الممارسين في الإدارات.
• الخطوة 3: أهداف إدارة المعرفة ذات الأولوية. جمعت Iknow بين أولويات الإدارة العليا ومشاريع ومبادرات محددة لإدارة المعرفة (تشمل المنصات التقنية والعمليات والقدرات الجديدة معاً) صُممت لمعالجة الأهداف الاستراتيجية وحالات الاستخدام، واجتمعت مع المجموعة الاستشارية الموسعة لإدارة المعرفة لمناقشة مدخلات الاستراتيجية وحالات الاستخدام والمبادرات المقترحة والمصادقة عليها جميعاً.
• الخطوة 4: متطلبات النجاح. راجعت Iknow المهام الحرجة المرتبطة بكل هدف إداري ومبادرة إدارة معرفة ذات أولوية، ووظائف الدعم اللازمة لإنجازها، والاعتماديات المحتملة على مشاريع أخرى.
• الخطوة 5: الموارد. لكل هدف، قيّمت Iknow المهارات والقدرات المطلوبة وما إذا كان يمكن إيجادها أو تطويرها داخل فريق إدارة المعرفة أو عبر التعاون مع إدارات أخرى في الصندوق.
• الخطوة 6: الجدول الزمني. استناداً إلى التحليل الكامل، اتفقت Iknow مع أصحاب المصلحة في الصندوق على أبكر تاريخ بدء ممكن لكل مشروع ومبادرة إدارة معرفة على حدة، منتجةً خارطة طريق الفريق ومجالات تركيزه الرئيسية للسنوات الثلاث إلى الخمس التالية.

أصحاب المصلحة والتعاون

عملت Iknow مباشرة مع قيادة وحدة إدارة المعرفة في الصندوق طوال المشروع، وأشركت المجموعة الاستشارية الموسعة لإدارة المعرفة للمصادقة على مقترحات الاستراتيجية والمبادرات، وأجرت مقابلات مع ممارسين عبر إدارات الصندوق لتأكيد حالات الاستخدام الواقعية قبل تقديم الاستراتيجية وخارطة الطريق المكتملتين إلى قيادة الصندوق.

الموازنة بين الاستراتيجية من الأعلى وواقع الإدارات من الأسفل

كان تحديث يُبنى فقط من الأهداف الاستراتيجية على مستوى الصندوق يخاطر بتجاهل احتياجات الإدارات المحددة، بينما كان تحديث يُبنى فقط من مدخلات الإدارات يخاطر بفقدان التماسك على مستوى الصندوق ككل. عالجت Iknow ذلك بإجراء تحليل الأهداف الاستراتيجية رفيعة المستوى وتطوير حالات الاستخدام الواقعية كمسارين متوازيين ومترابطين منذ البداية، ثم المصادقة عليهما معاً مع المجموعة الاستشارية الموسعة لإدارة المعرفة، بدلاً من إنهاء الاستراتيجية رفيعة المستوى أولاً وإلحاق مدخلات الإدارات بها لاحقاً.

منع التحديث من التحول إلى وثيقة طموحات أخرى

كثيراً ما تفشل وثائق الاستراتيجية التي تتوقف عند الرؤية والنطاق في الترجمة إلى عمل مجدول ومزود بالموارد. عالجت Iknow ذلك بمد المنهجية خطوتين بعد تعريف الاستراتيجية نحو متطلبات النجاح وتوفير الموارد قبل وضع أي جدول زمني نهائي، بما يضمن تسلسل أولويات خارطة الطريق وفق ما تستطيع وحدة إدارة المعرفة وإدارات الصندوق إنجازه فعلاً، لا وفق ما هو مرغوب استراتيجياً فحسب.

النتائج التشغيلية

• مراجعة تقارير الصندوق عن أنشطة الرقابة وتنمية القدرات والإقراض الممتدة حتى 2011، إضافة إلى تقارير حديثة من مكتب التقييم المستقل، كأساس وقائعي لتحديث الاستراتيجية.
• تطوير مجموعة من حالات الاستخدام الرئيسية للعثور على المعرفة والمصادقة عليها من خلال تحليل الفريق ومراجعة تقارير الصندوق والمقابلات مع ممارسي الإدارات.
• تسليم منهجية استراتيجية كاملة من ست خطوات توّجت بوثيقة استراتيجية منجزة وخارطة طريق تنفيذ من ثلاث إلى خمس سنوات.

النتائج الاستراتيجية والتنظيمية

اكتملت وثيقة الاستراتيجية وخارطة الطريق وقُدمتا رسمياً إلى قيادة الصندوق في مايو 2019، مانحتين وحدة إدارة المعرفة رؤية أوضح ومتمحورة حول المستخدم تشمل المنظمة بأكملها والدول الأعضاء فيها، لتحلا محل استراتيجية متقادمة مركزة على المنصات باستراتيجية تعالج المواءمة الاستراتيجية على مستوى الصندوق ومتطلبات إدارة المعرفة الملموسة على مستوى الإدارات معاً. وقد استمر التقدم في التنفيذ منذ تقديم الاستراتيجية.

الوقت حتى تحقق الأثر

أنجزت Iknow المشروع في غضون خمسة أشهر، منتقلةً من العمل التشخيصي الأولي إلى استراتيجية وخارطة طريق مُصادق عليهما بالكامل ومزودتين بالموارد ومعتمدتين من القيادة. ويمثل المشروع المرحلة الثانية من شراكة إدارة معرفة مستدامة متعددة السنوات بين Iknow والصندوق، تبني مباشرة على أعمال الاستراتيجية والتنفيذ الأصلية في 2016-2017.

المهارات الأساسية

• تطوير استراتيجيات إدارة المعرفة
• تخطيط خرائط طريق إدارة المعرفة
• الاستشارات في التغيير التنظيمي
• تيسير العمل مع التنفيذيين والمجموعات الاستشارية

الأساليب وأطر العمل

• منهجية تطوير استراتيجية إدارة المعرفة من ست خطوات
• مواءمة الأهداف الاستراتيجية مع حالات الاستخدام
• تسلسل خارطة الطريق القائم على المتطلبات والموارد
• المصادقة مع أصحاب المصلحة عبر مراجعة المجموعة الاستشارية

التقنيات والأدوات

• منصات المؤسسات لالتقاط المحتوى وتنسيقه
• منصات الوصول إلى المعرفة والتعاون