Une plateforme de connaissances pour les communautés insulaires engagées dans la conservation.

À propos du client

PFIN est une organisation à but non lucratif qui rassemble une communauté de personnes engagées dans la réduction de la pollution plastique sur les îles. Ses responsables jouent un rôle de courtiers en connaissances et de rassembleurs : des experts de la pollution plastique, des petites îles, de la constitution de réseaux et de communautés, et de l'analyse de données, dont le rôle est de relier les personnes afin qu'elles partagent leurs découvertes et leurs réussites plutôt que de dupliquer les efforts.

Contexte du secteur

Les îles font face à une version particulièrement difficile du problème mondial de la pollution plastique : l'isolement géographique limite les infrastructures et les options locales de gestion des déchets, tandis que les courants océaniques concentrent activement sur leurs côtes des débris plastiques venus de bien au-delà de leurs propres rivages. Ce défi s'inscrit dans un contexte mondial urgent : l'analyse « Breaking the Plastic Wave » publiée en juillet 2020 par The Pew Charitable Trusts et SYSTEMIQ a établi que, sans action significative, la quantité de plastique entrant chaque année dans l'océan pourrait presque tripler d'ici 2040, passant d'environ 11 millions à 29 millions de tonnes. Pour les communautés insulaires aux ressources limitées qui travaillent sur ce problème, une plateforme partagée permettant de retrouver les travaux et les solutions des autres n'est pas un luxe ; c'est souvent la seule voie réaliste pour éviter la duplication des efforts et avancer plus vite que le problème lui-même.

Situation de départ

La valeur de PFIN en tant qu'organisation reposait entièrement sur sa capacité à relier les personnes et à leur permettre de partager et de réutiliser les connaissances des autres, mais le réseau n'avait aucun espace numérique pour ce travail. La tâche d'Iknow consistait à développer rapidement une plateforme communautaire permettant aux parties prenantes de PFIN de trouver des contenus pertinents sur les initiatives de lutte contre la pollution plastique, d'apporter facilement des documents, l'activité de leurs projets et leurs propres informations, de rechercher et de filtrer par thème, par lieu et par type de contenu, de suivre et de discuter les activités et les résultats, et de partager des actualités et des événements.

• Aucune plateforme existante sur laquelle s'appuyer. PFIN avait besoin d'une plateforme communautaire de connaissances pleinement fonctionnelle, sans aucune infrastructure de collaboration ni système de gestion de contenu existant pour démarrer.
• Une communauté véritablement mondiale, aux ressources limitées. Les membres de PFIN sont répartis dans des communautés insulaires du monde entier, disposant généralement de ressources techniques limitées, de sorte que la plateforme devait être assez simple pour que des contributeurs non techniciens l'utilisent directement.
• Un large éventail de besoins fonctionnels sur une seule plateforme. Le site devait prendre en charge la recherche et la découverte, la contribution structurée de contenus, la discussion et le suivi des activités, ainsi que les actualités et les événements, et pas seulement le stockage de documents.
• L'urgence, sans place pour un long développement. Compte tenu de l'ampleur croissante du problème de la pollution plastique, PFIN avait besoin d'une plateforme opérationnelle rapidement plutôt que d'un programme technologique pluriannuel.

• Permettre aux parties prenantes de PFIN de trouver rapidement des contenus pertinents sur les initiatives de lutte contre la pollution plastique.
• Faciliter la contribution des membres à la communauté : documents, activités de projet et informations personnelles.
• Prendre en charge la recherche et le filtrage par thème, par lieu et par type de contenu, ainsi que la navigation générale.
• Permettre le suivi et la discussion des activités et des résultats, et offrir un moyen de partager des actualités et des événements.

Comment Iknow a structuré le travail

Iknow a retenu SharePoint Online comme plateforme en raison de la disponibilité de briques essentielles issues de travaux antérieurs et de la possibilité de développer rapidement l'infrastructure dont PFIN avait besoin, en structurant la mission en quatre phases : élaboration de la taxonomie, création des listes et des bibliothèques, mise en place de l'infrastructure SharePoint et configuration finale.

Activités et décisions clés

• Élaboration de la taxonomie. Iknow et les responsables de PFIN ont passé en revue les taxonomies existantes pour les thèmes liés aux déchets plastiques et les ont adaptées aux objectifs de la communauté, aboutissant à une taxonomie comportant des facettes pour le type de déchet, le lieu du déchet, l'étape du cycle de vie du plastique, le type d'organisation, la localisation géographique et le type de projet, mise en œuvre dans le magasin de termes de SharePoint.
• Création des listes et des bibliothèques. Iknow a construit une bibliothèque de documents ainsi que des listes structurées d'informations sur les personnes et les projets comme éléments fondateurs du site, alimentées avec les documents de PFIN, des liens web utiles, des projets et des initiatives et les informations des membres de la communauté, tous partageant un socle commun de colonnes de site liées aux facettes du magasin de termes, de sorte que les utilisateurs ne puissent saisir que des termes du vocabulaire géré.
• Mise en place de l'infrastructure SharePoint. Iknow a utilisé les composants WebPart de recherche moderne de SharePoint pour la recherche et les pages de site pilotées par les termes, en configurant les propriétés gérées et analysées, les sources de résultats et les chaînes de requête nécessaires au remplissage automatique des pages, afin que des pages pilotées par les termes puissent être créées rapidement sous forme de recherches enregistrées pour n'importe quel terme de la taxonomie.
• Configuration finale et mise en œuvre. Iknow a configuré la conception détaillée de chaque page, y compris les filtres de recherche, les options de tri et les champs des vues de résultats, ainsi que la conception de la page d'accueil, les espaces actualités et événements et la mesure des résultats, ces derniers espaces étant signalés pour un développement ultérieur.

Parties prenantes et collaboration

Iknow a travaillé directement avec l'équipe dirigeante de PFIN, qui a joué à la fois le rôle d'experts métier pour la taxonomie et celui d'administrateurs du site pour la configuration continue une fois la plateforme lancée.

Construire rapidement une plateforme complète, sans fondation existante

PFIN avait besoin d'une plateforme communautaire réellement performante, sans base technologique existante ni budget pour en construire une de zéro. Iknow y a répondu en choisissant SharePoint Online précisément parce que les briques réutilisables issues de travaux antérieurs d'Iknow permettaient à l'équipe d'avancer vite plutôt que de développer une infrastructure sur mesure, en livrant un site opérationnel en six mois environ, à titre gracieux.

Rendre un vocabulaire partagé utilisable par une communauté non technicienne répartie dans le monde entier

Une taxonomie n'est utile que si les contributeurs du monde entier peuvent l'appliquer de façon cohérente sans formation particulière. Iknow y a répondu en construisant la taxonomie directement avec les responsables de PFIN autour des objectifs propres de la communauté, puis en l'imposant par des colonnes de site liées au magasin de termes de SharePoint, de sorte que les contributeurs ne puissent sélectionner que des termes gérés valides au lieu de devoir se remémorer un vocabulaire contrôlé.

Résultats quantitatifs

• Facettes de taxonomie livrées : six (type de déchet, lieu du déchet, étape du cycle de vie du plastique, type d'organisation, localisation géographique et type de projet).
• Fondation du site : une bibliothèque de documents plus des listes structurées Personnes et Projets, toutes intégrées au magasin de termes partagé.
• Calendrier de livraison : les fonctionnalités et contenus essentiels du site ont été développés rapidement au cours de la mission d'environ six mois.
• Modèle d'accès : fondé sur les groupes SharePoint et Azure Directory, avec un accès invité pour la plupart des contributeurs et un accès administrateur réservé à la direction de PFIN.

Résultats qualitatifs

PFIN est passé de l'absence d'espace numérique à une plateforme communautaire activement utilisée, où les membres pouvaient apporter des contenus apparaissant immédiatement dans les résultats de recherche et les pages thématiques. Les pages « Quick Look » pilotées par les termes ont offert à PFIN un moyen simple de créer une vue dédiée pour n'importe quel thème ou lieu, comme l'a démontré Curaçao, l'une des premières îles participantes de PFIN, sans développement sur mesure pour chacune. Parce que la contribution de contenus et la recherche ont été ouvertes aux utilisateurs en accès invité, la communauté de PFIN, répartie dans le monde entier et aux ressources limitées, a pu participer directement au lieu de dépendre d'une petite équipe technique pour publier en son nom. Réalisée à titre gracieux, la mission a doté une organisation à but non lucratif engagée d'une capacité de recherche et de partage des connaissances de niveau entreprise qu'elle n'aurait probablement pas pu s'offrir commercialement.

Délai avant impact

Iknow a livré la plateforme principale au cours de la mission de six mois, suivie d'ajustements continus fondés sur les retours des utilisateurs, le site étant activement utilisé par les membres de la communauté PFIN à la clôture de la mission.

Compétences clés

• Élaboration de taxonomies
• Recherche moderne SharePoint et développement de sites
• Conception de plateformes communautaires de connaissances
• Livraison technologique pour le secteur non lucratif / à titre gracieux

Méthodes et cadres

• Développement rapide de plateformes à partir de briques réutilisables
• Gouvernance des contenus par vocabulaire géré imposé
• Génération de pages pilotées par les termes

Technologies et outils

• SharePoint Online et composants WebPart de recherche moderne de SharePoint
• Magasin de termes SharePoint
• Groupes SharePoint / Azure Directory