Una plataforma de conocimiento para las comunidades de conservación insulares.

Acerca del cliente

PFIN es una organización sin ánimo de lucro que reúne a una comunidad de personas centradas en reducir la contaminación por plásticos en las islas. Sus responsables actúan como intermediarios de conocimiento y convocantes: expertos en contaminación por plásticos, pequeñas islas, creación de redes y comunidades, y análisis de datos, cuya función es conectar a las personas para que puedan compartir descubrimientos y casos de éxito en lugar de duplicar esfuerzos.

Contexto del sector

Las islas afrontan una versión especialmente difícil del problema mundial de la contaminación por plásticos: el aislamiento geográfico limita la infraestructura y las opciones locales de gestión de residuos, mientras que las corrientes oceánicas concentran activamente en sus costas residuos plásticos procedentes de mucho más allá de sus propias orillas. Ese desafío se desarrolla sobre un telón de fondo mundial urgente: el análisis «Breaking the Plastic Wave» de The Pew Charitable Trusts y SYSTEMIQ, de julio de 2020, concluyó que, sin una acción significativa, la cantidad de plástico que entra en el océano cada año podría casi triplicarse para 2040, pasando de unos 11 millones a 29 millones de toneladas métricas. Para las comunidades insulares con pocos recursos que trabajan en este problema, una plataforma compartida para encontrar el trabajo previo y las soluciones de las demás no es un lujo; a menudo es el único camino realista para evitar la duplicación de esfuerzos y avanzar más deprisa que el propio problema.

Situación de partida

El valor de PFIN como organización descansaba por completo en su capacidad para conectar a las personas y permitirles compartir y reutilizar el conocimiento de las demás, pero la red no tenía un hogar digital para ese trabajo. La tarea de Iknow consistía en desarrollar con rapidez una plataforma comunitaria que permitiera a las partes interesadas de PFIN encontrar contenidos relevantes sobre iniciativas contra la contaminación por plásticos, aportar fácilmente documentos, actividad de proyectos y sus propios datos, buscar y filtrar por tema, ubicación y tipo de contenido, seguir y debatir actividades y resultados, y compartir noticias y eventos.

• Ninguna plataforma existente sobre la que construir. PFIN necesitaba una plataforma comunitaria de conocimiento plenamente funcional, sin ninguna infraestructura de colaboración ni sistema de gestión de contenidos existente del que partir.
• Una comunidad verdaderamente global y con recursos limitados. Los miembros de PFIN están repartidos por comunidades insulares de todo el mundo, normalmente con recursos técnicos propios limitados, por lo que la plataforma tenía que ser lo bastante sencilla para que los colaboradores sin perfil técnico la usaran directamente.
• Una amplia gama de necesidades funcionales en una sola plataforma. El sitio tenía que dar soporte a la búsqueda y el descubrimiento, la aportación estructurada de contenidos, el debate y el seguimiento de actividades, y las noticias y los eventos, no solo al almacenamiento de documentos.
• Urgencia, sin margen para un desarrollo largo. Dada la escala creciente del problema de la contaminación por plásticos, PFIN necesitaba una plataforma operativa con rapidez, no un programa tecnológico de varios años.

• Permitir a las partes interesadas de PFIN encontrar rápidamente contenidos relevantes sobre iniciativas contra la contaminación por plásticos.
• Facilitar que los miembros aporten documentos, actividades de proyectos y datos personales a la comunidad.
• Dar soporte a la búsqueda y el filtrado por tema, ubicación y tipo de contenido, además de la navegación general.
• Permitir el seguimiento y el debate de actividades y resultados, y ofrecer una vía para compartir noticias y eventos.

Cómo estructuró Iknow el trabajo

Iknow eligió SharePoint Online como plataforma por la disponibilidad de componentes clave procedentes de trabajos anteriores y por la posibilidad de desarrollar con rapidez la infraestructura que PFIN necesitaba, estructurando el encargo en cuatro fases: desarrollo de la taxonomía, creación de listas y bibliotecas, configuración de la infraestructura de SharePoint y configuración final.

Actividades y decisiones clave

• Desarrollo de la taxonomía. Iknow y los responsables de PFIN revisaron las taxonomías existentes para las áreas temáticas de residuos plásticos y las personalizaron para ajustarlas a los objetivos de la comunidad, lo que dio lugar a una taxonomía con facetas de tipo de residuo, ubicación del residuo, fase del ciclo de vida del plástico, tipo de organización, ubicación geográfica y tipo de proyecto, implementada en el almacén de términos de SharePoint.
• Creación de listas y bibliotecas. Iknow construyó una biblioteca de documentos y listas estructuradas de información de personas y proyectos como elementos fundacionales del sitio, alimentadas con los documentos de PFIN, enlaces web útiles, proyectos e iniciativas y datos de los miembros de la comunidad, todos ellos con un conjunto común de columnas de sitio vinculadas a las facetas del almacén de términos, de modo que los usuarios solo pudieran introducir términos del vocabulario controlado.
• Configuración de la infraestructura de SharePoint. Iknow utilizó los elementos web de búsqueda moderna de SharePoint para la búsqueda y las páginas de sitio basadas en términos, configurando las propiedades administradas y rastreadas, los orígenes de resultados y las cadenas de consulta necesarias para rellenar las páginas automáticamente, de manera que las páginas basadas en términos pudieran crearse con rapidez como búsquedas guardadas para cualquier término de la taxonomía.
• Configuración e implementación finales. Iknow configuró el diseño detallado de cada página, incluidos los filtros de búsqueda, las opciones de ordenación y los campos de las vistas de resultados, junto con el diseño de la página de inicio, las áreas de noticias y eventos y la medición de resultados, quedando estas últimas áreas señaladas para un desarrollo posterior.

Partes interesadas y colaboración

Iknow trabajó directamente con el equipo directivo de PFIN, que actuó tanto como experto en la materia para la taxonomía como administrador del sitio para la configuración continua una vez lanzada la plataforma.

Construir con rapidez una plataforma completa, sin una base existente

PFIN necesitaba una plataforma comunitaria realmente capaz sin una base tecnológica existente ni presupuesto para construirla desde cero. Iknow lo resolvió eligiendo SharePoint Online precisamente porque los componentes reutilizables de trabajos anteriores de Iknow permitían al equipo avanzar deprisa en lugar de desarrollar una infraestructura a medida, entregando un sitio operativo en unos seis meses, de forma pro bono.

Hacer que un vocabulario compartido sea utilizable por una comunidad sin perfil técnico y distribuida por todo el mundo

Una taxonomía solo es útil si los colaboradores de todo el mundo pueden aplicarla de forma coherente sin formación especial. Iknow lo resolvió construyendo la taxonomía directamente con los responsables de PFIN en torno a los objetivos propios de la comunidad, y aplicándola después mediante columnas de sitio vinculadas al almacén de términos de SharePoint, de modo que los colaboradores solo pudieran seleccionar términos administrados válidos en lugar de tener que recordar de memoria un vocabulario controlado.

Resultados cuantitativos

• Facetas de taxonomía entregadas: seis (tipo de residuo, ubicación del residuo, fase del ciclo de vida del plástico, tipo de organización, ubicación geográfica y tipo de proyecto).
• Base del sitio: una biblioteca de documentos más listas estructuradas de personas y proyectos, todas integradas con el almacén de términos compartido.
• Plazo de entrega: las funciones y los contenidos principales del sitio se desarrollaron con rapidez dentro del encargo de unos seis meses.
• Modelo de acceso: basado en grupos de SharePoint y Azure Directory, con acceso de invitado para la mayoría de los usuarios colaboradores y acceso de administrador reservado a la dirección de PFIN.

Resultados cualitativos

PFIN pasó de no tener ningún hogar digital a contar con una plataforma comunitaria en uso activo, en la que los miembros podían aportar contenidos que aparecían de inmediato en los resultados de búsqueda y en las páginas temáticas. Las páginas «Quick Look» basadas en términos ofrecieron a PFIN una forma sencilla de crear una vista dedicada para cualquier tema o ubicación, como se demostró con Curazao, una de las primeras islas participantes de PFIN, sin desarrollo a medida para cada una. Al abrir la aportación de contenidos y la búsqueda a los usuarios con acceso de invitado, la comunidad de PFIN, distribuida por todo el mundo y con recursos limitados, pudo participar directamente en lugar de depender de un pequeño equipo técnico que publicara en su nombre. Realizado de forma pro bono, el encargo dotó a una organización sin ánimo de lucro con una misión clara de una capacidad de búsqueda e intercambio de conocimiento de nivel empresarial que probablemente no habría podido permitirse comercialmente.

Plazo hasta el impacto

Iknow entregó la plataforma principal dentro del encargo de seis meses, seguida de un ajuste continuo basado en las opiniones de los usuarios, y el sitio ya estaba en uso activo por parte de los miembros de la comunidad de PFIN al cierre del encargo.

Competencias principales

• Desarrollo de taxonomías
• Búsqueda moderna de SharePoint y desarrollo de sitios
• Diseño de plataformas comunitarias de conocimiento
• Entrega tecnológica para organizaciones sin ánimo de lucro / pro bono

Métodos y marcos de trabajo

• Desarrollo rápido de plataformas con componentes reutilizables
• Gobernanza de contenidos mediante vocabulario controlado
• Generación de páginas basadas en términos

Tecnologías y herramientas

• SharePoint Online y elementos web de búsqueda moderna de SharePoint
• Almacén de términos de SharePoint
• Grupos de SharePoint / Azure Directory