De unas finanzas en papel a una función ágil y automatizada: una iniciativa de reingeniería de procesos de negocio.

Acerca del cliente

Creado en 1961 por una ley especial de la Legislatura de Florida y con sede en Brooksville, el SWFWMD es una de las cinco agencias regionales encargadas por la ley de Florida de proteger y preservar los recursos hídricos del estado. Gobernado por una Junta de Gobierno no remunerada de 13 miembros designados por el Gobernador, el Distrito abarca aproximadamente 10,000 millas cuadradas en la totalidad o parte de 16 condados del centro-oeste de Florida. Este proyecto se apoyaba directamente en el trabajo previo de Iknow con el Distrito: la iniciativa de Reingeniería de Procesos de Negocio Financieros había sido identificada como uno de los cuatro proyectos prioritarios iniciales en la hoja de ruta de implementación de ECM/RM que Iknow desarrolló en un encargo anterior.

Contexto del sector

Las funciones financieras del sector público, como cuentas por pagar, adquisiciones y presupuestación, suelen estar entre los procesos más manuales e intensivos en papel de las agencias gubernamentales, moldeados por cadenas de aprobación establecidas por ley, requisitos de transparencia pública y estrictas normas de retención de documentos que las funciones financieras del sector privado rara vez enfrentan en el mismo grado. La reingeniería de estos procesos no es solo una cuestión de eficiencia: dado que las agencias públicas deben someter ciertos procesos financieros a la rendición de cuentas pública, como las notificaciones al público y el cumplimiento de las normas de adquisiciones estatales y federales, cualquier rediseño debe preservar o reforzar la transparencia y la auditabilidad incluso mientras agiliza el flujo de trabajo interno. Hacia 2010, muchas agencias gubernamentales combinaban plataformas ECM/RM con una reingeniería formal de procesos de negocio para materializar realmente las ganancias de productividad de la nueva tecnología, ya que instalar una plataforma por sí sola rara vez elimina los flujos de trabajo manuales basados en papel sin un rediseño deliberado de los propios procesos subyacentes.

Situación actual

En este encargo, se pidió a Iknow que ayudara a aumentar la productividad de la Función Financiera del SWFWMD mediante la reingeniería de los procesos de negocio financieros centrales y la introducción de automatización de procesos. Los procesos vigentes de cuentas por pagar y de elaboración del presupuesto eran altamente manuales, basados en papel, ineficientes y con largos tiempos de ciclo, y el Distrito necesitaba una forma de aprovechar realmente la plataforma ECM/RM de OpenText que ya había desplegado.

• Procesos financieros manuales y en papel con largos tiempos de ciclo. Los procesos de cuentas por pagar y de elaboración del presupuesto del Distrito eran altamente manuales, basados en papel, ineficientes y con largos tiempos de ciclo.
• Conocimiento institucional en riesgo de perderse. El conocimiento de los procesos financieros solía residir en empleados individuales, con el riesgo de perder conocimiento institucional cada vez que alguien se marchaba.
• Obligaciones de cumplimiento duales, internas y de cara al público. La Función Financiera debía atender tanto a los usuarios internos del Distrito como a los usuarios públicos externos, cumpliendo al mismo tiempo las normas estatales y federales y los requisitos de notificación pública.
• Inversión tecnológica infrautilizada. El Distrito ya había invertido en la plataforma ECM/RM de OpenText, pero aún no había rediseñado sus procesos financieros para aprovechar las capacidades de esa tecnología.

• Revisar los procesos financieros centrales del Distrito en cuentas por pagar, adquisiciones, contabilidad, nóminas, planificación/presupuestación/pronósticos, reportes y controles internos.
• Comparar los procesos financieros del Distrito con las mejores prácticas de entidades gubernamentales de tamaño similar.
• Evaluar los requisitos de negocio y las ideas de mejora frente a la funcionalidad de la suite ECM/RM de OpenText.
• Desarrollar recomendaciones priorizadas y un plan de proyecto para la siguiente fase de implementación.

Cómo estructuró Iknow el trabajo

Iknow estructuró el proyecto como una secuencia de siete pasos que avanzaba desde la revisión del estado actual, pasando por el benchmarking, los requisitos y la evaluación de la plataforma, hasta recomendaciones priorizadas y un plan de proyecto concreto para la siguiente fase, reflejando la metodología de reingeniería de procesos de negocio de Iknow, que fundamenta las recomendaciones de automatización tanto en requisitos reales como en las capacidades de la plataforma ya instalada.

Actividades y decisiones clave

• Revisión de procesos del estado actual. Iknow revisó los procesos financieros centrales del Distrito en las siete áreas del alcance.
• Análisis de requisitos de las partes interesadas. Iknow recopiló y analizó documentación que identificaba y describía las necesidades de información financiera de los clientes internos y las partes interesadas externas del Distrito.
• Benchmarking con entidades pares. Iknow recopiló y analizó información de benchmarking y mejores prácticas sobre procesos financieros en otras entidades gubernamentales de tamaño similar.
• Identificación de mejoras y evaluación de la plataforma. Iknow recopiló y documentó ideas de mejora, y luego evaluó los requisitos de negocio y las ideas de mejora frente a la funcionalidad de la suite ECM/RM de OpenText, identificando las fortalezas y debilidades del software.
• Identificación de oportunidades y recomendaciones. Iknow identificó y priorizó oportunidades de reingeniería de procesos en áreas que incluían la preservación del conocimiento institucional, la calendarización y el seguimiento de documentos, los repositorios centralizados de expedientes de pago, el seguimiento de órdenes de compra frente a los acuerdos con proveedores y el cumplimiento de las políticas de retención y eliminación, y desarrolló un conjunto integral de recomendaciones.
• Planificación del proyecto de la siguiente fase. Iknow desarrolló el plan de proyecto, los requisitos de recursos, el cronograma y el presupuesto para ejecutar la siguiente fase del trabajo.

Partes interesadas y colaboración

Iknow actuó como contratista principal, trabajando directamente con el personal de la Función Financiera del SWFWMD y recogiendo aportes tanto de los clientes internos como de las partes interesadas externas durante todo el proceso de revisión y recomendación.

Equilibrar las ganancias de eficiencia con las obligaciones de cumplimiento del sector público

Cualquier rediseño de los procesos financieros del Distrito debía satisfacer estrictas obligaciones del sector público, incluidos el cumplimiento estatal y federal, las notificaciones públicas y las normas de retención de documentos, junto con ganancias reales de eficiencia. Iknow lo abordó fundamentando el esfuerzo de reingeniería en requisitos recopilados directamente de los clientes internos y las partes interesadas externas, e identificando explícitamente en sus recomendaciones áreas de oportunidad como el cumplimiento de las políticas de retención y eliminación y las capacidades de notificación de cara al público.

Fundamentar las recomendaciones en lo que la propia plataforma del Distrito podía realmente ofrecer

Unas recomendaciones desconectadas de la plataforma OpenText que el SWFWMD ya había adquirido corrían el riesgo de dejar al Distrito con ideas que no podría implementar de forma realista. Iknow lo abordó evaluando sistemáticamente cada requisito de negocio y cada idea de mejora frente a la funcionalidad real de la suite ECM/RM de OpenText, identificando fortalezas y debilidades reales antes de finalizar sus recomendaciones.

Resultados cuantitativos

• Alcance de procesos cubierto: Se abordaron siete áreas centrales de procesos financieros: cuentas por pagar, adquisiciones, contabilidad, procesamiento de nóminas, planificación/presupuestación/pronósticos, reportes y controles internos.
• Oportunidades identificadas: Se identificaron 11 áreas específicas de oportunidad de mejora.
• Entregables producidos: Un conjunto priorizado de recomendaciones, además de un plan de proyecto, los requisitos de recursos, el cronograma y el presupuesto para la siguiente fase de implementación.
• Duración del proyecto: Encargo de tres meses.

Resultados cualitativos

Tras completar la implementación posterior del sistema, el Distrito obtuvo una amplia gama de beneficios operativos. Estos incluyeron la reducción del tiempo necesario para abrir, sellar, copiar y remitir documentos; el acortamiento del ciclo de aprobación y pago de facturas; la facilitación del cumplimiento relacionado con el presupuesto; un ciclo de pagos más eficiente, eficaz y oportuno; la facilitación del archivo, el almacenamiento y la eventual destrucción de documentos; la reducción del costo de procesar pagos; y la agilización de las notificaciones al público. Ese amplio conjunto de mejoras es la evidencia de que el esfuerzo de reingeniería se tradujo, una vez implementado, en ganancias reales de productividad y no en un mero rediseño sobre el papel.

Tiempo hasta el impacto

Dentro del proyecto de tres meses, Iknow entregó la revisión completa de procesos, el benchmarking, los requisitos, la evaluación de la plataforma, las recomendaciones priorizadas y el plan de proyecto de la siguiente fase; el Distrito implementó después los cambios de procesos y de sistema recomendados, materializando los beneficios descritos.

Competencias centrales

• Reingeniería y rediseño de procesos de negocio
• Benchmarking de procesos financieros gubernamentales
• Evaluación de capacidades de plataformas ECM/RM
• Diseño de automatización de procesos

Métodos y marcos de trabajo

• Metodología estructurada de revisión de procesos en siete pasos
• Benchmarking con entidades gubernamentales de tamaño similar
• Mapeo de requisitos frente a capacidades de la plataforma

Tecnologías y herramientas

• Suite ECM/RM de OpenText
• Automatización de procesos y diseño de flujos de trabajo (calendarización, seguimiento de documentos, reglas de escalamiento)