Des finances sur papier à une fonction rationalisée et automatisée : une initiative de réingénierie des processus métier.

À propos du client

Créé en 1961 par une loi spéciale de la législature de Floride et basé à Brooksville, le SWFWMD est l'une des cinq agences régionales chargées par la loi de Floride de protéger et de préserver les ressources en eau de l'État. Gouverné par un conseil d'administration bénévole de 13 membres nommés par le gouverneur, le District couvre environ 10 000 milles carrés sur tout ou partie de 16 comtés du centre-ouest de la Floride. Cette mission s'inscrivait directement dans le prolongement des travaux antérieurs d'Iknow auprès du District : l'initiative de réingénierie des processus métier de la fonction Finance avait été identifiée comme l'un des quatre projets prioritaires initiaux de la feuille de route de mise en œuvre ECM/RM élaborée par Iknow lors d'une mission précédente.

Contexte sectoriel

Les fonctions financières du secteur public, comme la comptabilité fournisseurs, les achats et la budgétisation, comptent souvent parmi les processus les plus manuels et les plus consommateurs de papier des administrations, façonnés par des chaînes d'approbation prévues par la loi, des exigences de transparence publique et des règles strictes de conservation des documents que les fonctions financières du secteur privé connaissent rarement au même degré. Réingénier ces processus ne relève pas seulement de l'efficacité : les organismes publics devant soumettre certains processus financiers à la reddition de comptes publique, comme les notifications au public et la conformité aux règles d'achats étatiques et fédérales, toute refonte doit préserver ou renforcer la transparence et l'auditabilité tout en fluidifiant le flux de travail interne. Vers 2010, de nombreuses administrations associaient les plateformes ECM/RM à une réingénierie formelle des processus métier pour concrétiser réellement les gains de productivité des nouvelles technologies, car l'installation d'une plateforme à elle seule élimine rarement les flux manuels fondés sur le papier sans une refonte délibérée des processus sous-jacents eux-mêmes.

Situation de départ

Dans le cadre de cette mission, Iknow était chargée d'aider à accroître la productivité de la fonction Finance du SWFWMD en réingéniant les processus métier financiers essentiels et en introduisant l'automatisation des processus. Les processus existants de comptabilité fournisseurs et d'élaboration budgétaire étaient très manuels, fondés sur le papier, inefficaces et marqués par de longs délais de cycle, et le District avait besoin d'un moyen de tirer réellement parti de la plateforme ECM/RM d'OpenText qu'il avait déjà déployée.

• Des processus financiers manuels et papier aux longs délais de cycle. Les processus de comptabilité fournisseurs et d'élaboration budgétaire du District étaient très manuels, fondés sur le papier, inefficaces et marqués par de longs délais de cycle.
• Un savoir institutionnel menacé de disparition. La connaissance des processus financiers résidait souvent chez des collaborateurs individuels, avec un risque de perte de savoir institutionnel à chaque départ.
• Des obligations de conformité doubles, internes et tournées vers le public. La fonction Finance devait servir à la fois les utilisateurs internes du District et les usagers publics externes, tout en respectant les règles étatiques et fédérales et les exigences de notification publique.
• Un investissement technologique sous-exploité. Le District avait déjà investi dans la plateforme ECM/RM d'OpenText mais n'avait pas encore repensé ses processus financiers pour exploiter les capacités de cette technologie.

• Passer en revue les processus financiers essentiels du District : comptabilité fournisseurs, achats, comptabilité, paie, planification/budgétisation/prévisions, reporting et contrôles internes.
• Comparer les processus financiers du District aux meilleures pratiques d'entités publiques de taille comparable.
• Évaluer les exigences métier et les idées d'amélioration au regard des fonctionnalités de la suite ECM/RM d'OpenText.
• Élaborer des recommandations priorisées et un plan de projet pour la phase suivante de mise en œuvre.

Comment Iknow a structuré la mission

Iknow a structuré la mission en une séquence de sept étapes allant de la revue de l'existant au plan de projet concret de la phase suivante, en passant par le benchmarking, les exigences, l'évaluation de la plateforme et des recommandations priorisées — conformément à la méthodologie de réingénierie des processus métier d'Iknow, qui ancre les recommandations d'automatisation à la fois dans des exigences réelles et dans les capacités de la plateforme déjà en place.

Activités et décisions clés

• Revue des processus existants. Iknow a passé en revue les processus financiers essentiels du District dans les sept domaines du périmètre.
• Analyse des besoins des parties prenantes. Iknow a collecté et analysé la documentation identifiant et décrivant les besoins en information financière des clients internes et des parties prenantes externes du District.
• Benchmarking entre pairs. Iknow a collecté et analysé des informations de benchmarking et de meilleures pratiques sur les processus financiers d'autres entités publiques de taille comparable.
• Identification des améliorations et évaluation de la plateforme. Iknow a recueilli et documenté des idées d'amélioration, puis a évalué les exigences métier et les idées d'amélioration au regard des fonctionnalités de la suite ECM/RM d'OpenText, en identifiant les forces et les faiblesses du logiciel.
• Identification des opportunités et recommandations. Iknow a identifié et priorisé des opportunités de réingénierie des processus dans des domaines incluant la préservation du savoir institutionnel, la gestion de calendriers et le suivi des documents, les référentiels centralisés de dossiers de paiement, le suivi des bons de commande par rapport aux accords fournisseurs et la conformité aux politiques de conservation et de suppression, et a élaboré un ensemble complet de recommandations.
• Planification du projet de la phase suivante. Iknow a élaboré le plan de projet, les besoins en ressources, le calendrier et le budget pour la réalisation de la phase de travail suivante.

Parties prenantes et collaboration

Iknow est intervenue comme maître d'œuvre, travaillant directement avec le personnel de la fonction Finance du SWFWMD et s'appuyant sur les contributions des clients internes comme des parties prenantes externes tout au long du processus de revue et de recommandation.

Concilier gains d'efficacité et obligations de conformité du secteur public

Toute refonte des processus financiers du District devait satisfaire des obligations strictes du secteur public, dont la conformité étatique et fédérale, les notifications publiques et les règles de conservation des documents, tout en produisant de véritables gains d'efficacité. Iknow y a répondu en ancrant l'effort de réingénierie dans des exigences recueillies directement auprès des clients internes et des parties prenantes externes, et en identifiant explicitement dans ses recommandations des domaines d'opportunité tels que la conformité aux politiques de conservation et de suppression et les capacités de notification tournées vers le public.

Ancrer les recommandations dans ce que la plateforme du District pouvait réellement offrir

Des recommandations déconnectées de la plateforme OpenText que le SWFWMD avait déjà acquise risquaient de laisser le District avec des idées impossibles à mettre en œuvre de façon réaliste. Iknow y a répondu en évaluant systématiquement chaque exigence métier et chaque idée d'amélioration au regard des fonctionnalités réelles de la suite ECM/RM d'OpenText, en identifiant les forces et les faiblesses réelles avant de finaliser ses recommandations.

Résultats quantitatifs

• Périmètre des processus couvert : sept domaines de processus financiers essentiels traités : comptabilité fournisseurs, achats, comptabilité, traitement de la paie, planification/budgétisation/prévisions, reporting et contrôles internes.
• Opportunités identifiées : 11 domaines d'opportunité d'amélioration spécifiques identifiés.
• Livrables produits : un ensemble priorisé de recommandations, ainsi qu'un plan de projet, les besoins en ressources, un calendrier et un budget pour la phase de mise en œuvre suivante.
• Durée de la mission : mission de trois mois.

Résultats qualitatifs

Après l'achèvement de la mise en œuvre du système qui a suivi, le District a obtenu un large éventail de bénéfices opérationnels. Parmi eux : la réduction du temps nécessaire à l'ouverture, au tamponnage, à la copie et à la transmission des documents ; le raccourcissement du cycle d'approbation et de paiement des factures ; une conformité budgétaire facilitée ; un cycle de paiement plus efficient, plus efficace et plus rapide ; un classement, un stockage et une destruction finale des documents facilités ; une baisse du coût de traitement des paiements ; et des notifications au public accélérées. Cet ensemble étendu d'améliorations démontre que l'effort de réingénierie s'est traduit, une fois mis en œuvre, par de réels gains de productivité, et non par une simple refonte sur le papier.

Délai avant impact

Dans le cadre de la mission de trois mois, Iknow a livré la revue complète des processus, le benchmarking, les exigences, l'évaluation de la plateforme, les recommandations priorisées et le plan de projet de la phase suivante ; le District a ensuite mis en œuvre les changements de processus et de système recommandés, concrétisant les bénéfices décrits.

Compétences clés

• Réingénierie et refonte des processus métier
• Benchmarking des processus financiers publics
• Évaluation des capacités de plateformes ECM/RM
• Conception de l'automatisation des processus

Méthodes et cadres

• Méthodologie structurée de revue des processus en sept étapes
• Benchmarking auprès d'entités publiques de taille comparable
• Mise en correspondance des exigences et des capacités de la plateforme

Technologies et outils

• Suite ECM/RM d'OpenText
• Automatisation des processus et conception de flux de travail (gestion de calendriers, suivi des documents, règles d'escalade)