تحويل الوظيفة المالية الورقية إلى وظيفة مبسّطة ومؤتمتة: مبادرة لإعادة هندسة عمليات الأعمال.

نبذة عن العميل

أُنشئت هيئة SWFWMD عام 1961 بموجب قانون خاص أصدرته الهيئة التشريعية لولاية فلوريدا، ويقع مقرها في بروكسفيل، وهي واحدة من خمس وكالات إقليمية يكلفها قانون فلوريدا بحماية موارد المياه في الولاية والحفاظ عليها. ويديرها مجلس إدارة غير مأجور من 13 عضوًا يعينهم حاكم الولاية، وتغطي الهيئة نحو 10,000 ميل مربع تشمل كل مساحة 16 مقاطعة في غرب وسط فلوريدا أو جزءًا منها. وقد بُنيت هذه المهمة مباشرة على أعمال Iknow السابقة مع الهيئة: فقد حُددت مبادرة إعادة هندسة العمليات المالية باعتبارها أحد أربعة مشاريع أولوية أولية في خارطة طريق تنفيذ ECM/RM التي أعدتها Iknow في مهمة سابقة.

سياق القطاع

كثيرًا ما تكون الوظائف المالية في القطاع العام، مثل الحسابات الدائنة والمشتريات والموازنة، من بين أكثر العمليات اعتمادًا على الورق والعمل اليدوي في الجهات الحكومية، إذ تشكلها سلاسل اعتماد يفرضها القانون، ومتطلبات الشفافية العامة، وقواعد صارمة للاحتفاظ بالوثائق قلّما تواجهها الوظائف المالية في القطاع الخاص بالدرجة نفسها. وإعادة هندسة هذه العمليات ليست مسألة كفاءة فحسب: فبما أن الجهات العامة ملزمة بإخضاع بعض عملياتها المالية للمساءلة العامة، مثل الإخطارات العامة والامتثال لقواعد المشتريات على مستوى الولاية والمستوى الفيدرالي، فإن أي إعادة تصميم يجب أن تحافظ على الشفافية وقابلية التدقيق أو تعززهما حتى وهي تبسّط سير العمل الداخلي. وبحلول عام 2010، كانت جهات حكومية كثيرة تقرن منصات ECM/RM بإعادة هندسة رسمية لعمليات الأعمال لتحقيق مكاسب الإنتاجية من التقنية الجديدة فعليًا، لأن تركيب منصة وحده نادرًا ما يقضي على مسارات العمل اليدوية الورقية دون إعادة تصميم متعمدة للعمليات الأساسية نفسها.

الوضع الراهن

في هذه المهمة، طُلب من Iknow المساعدة في زيادة إنتاجية الوظيفة المالية لهيئة SWFWMD من خلال إعادة هندسة العمليات المالية الأساسية وإدخال أتمتة العمليات. فقد كانت عمليات الحسابات الدائنة وإعداد الموازنة القائمة يدوية إلى حد كبير وورقية وغير فعالة وذات دورات زمنية طويلة، وكانت الهيئة بحاجة إلى وسيلة للاستفادة الفعلية من منصة ECM/RM من OpenText التي سبق أن نشرتها.

• عمليات مالية يدوية وورقية ذات دورات زمنية طويلة. كانت عمليات الحسابات الدائنة وإعداد الموازنة لدى الهيئة يدوية إلى حد كبير وورقية وغير فعالة وذات دورات زمنية طويلة.
• معرفة مؤسسية معرضة للضياع. كانت معرفة العمليات المالية تقيم غالبًا لدى موظفين أفراد، مما يهدد بفقدان المعرفة المؤسسية كلما غادر أحدهم.
• التزامات امتثال مزدوجة داخلية وموجهة للجمهور. كان على الوظيفة المالية خدمة مستخدمي الهيئة الداخليين والمستخدمين العامين الخارجيين معًا، مع الامتثال لقواعد الولاية والقواعد الفيدرالية ومتطلبات الإخطار العام.
• استثمار تقني غير مستغل. كانت الهيئة قد استثمرت بالفعل في منصة ECM/RM من OpenText لكنها لم تكن قد أعادت تصميم عملياتها المالية بعد للاستفادة من قدرات تلك التقنية.

• مراجعة العمليات المالية الأساسية للهيئة في الحسابات الدائنة والمشتريات والمحاسبة والرواتب والتخطيط/الموازنة/التنبؤ وإعداد التقارير والضوابط الداخلية.
• مقارنة العمليات المالية للهيئة بأفضل الممارسات لدى جهات حكومية مماثلة في الحجم.
• تقييم متطلبات الأعمال وأفكار التحسين في ضوء وظائف حزمة ECM/RM من OpenText.
• إعداد توصيات مرتبة حسب الأولوية وخطة مشروع للمرحلة التالية من التنفيذ.

كيف نظمت Iknow العمل

نظمت Iknow المهمة في تسلسل من سبع خطوات ينتقل من مراجعة الوضع الراهن مرورًا بالمقارنة المرجعية والمتطلبات وتقييم المنصة والتوصيات المرتبة حسب الأولوية وصولًا إلى خطة مشروع ملموسة للمرحلة التالية، بما يعكس منهجية Iknow في إعادة هندسة عمليات الأعمال القائمة على تأسيس توصيات الأتمتة على المتطلبات الفعلية وقدرات المنصة الموجودة أصلًا.

الأنشطة والقرارات الرئيسية

• مراجعة عمليات الوضع الراهن. راجعت Iknow العمليات المالية الأساسية للهيئة في المجالات السبعة المشمولة بالنطاق كافة.
• تحليل متطلبات أصحاب المصلحة. جمعت Iknow وحللت الوثائق التي تحدد وتصف احتياجات المعلومات المالية للعملاء الداخليين وأصحاب المصلحة الخارجيين لدى الهيئة.
• المقارنة المرجعية مع النظراء. جمعت Iknow وحللت معلومات المقارنة المرجعية وأفضل الممارسات بشأن العمليات المالية لدى جهات حكومية أخرى مماثلة في الحجم.
• تحديد التحسينات وتقييم المنصة. جمعت Iknow أفكار التحسين ووثقتها، ثم قيّمت متطلبات الأعمال وأفكار التحسين في ضوء وظائف حزمة ECM/RM من OpenText، محددة نقاط قوة البرنامج ونقاط ضعفه.
• تحديد الفرص وإعداد التوصيات. حددت Iknow فرص إعادة هندسة العمليات ورتبتها حسب الأولوية في مجالات تشمل الحفاظ على المعرفة المؤسسية، وجدولة المواعيد وتتبع الوثائق، والمستودعات المركزية لملفات مستندات الصرف، وتتبع أوامر الشراء مقابل اتفاقيات الموردين، والامتثال لسياسات الاحتفاظ والحذف، وأعدت مجموعة شاملة من التوصيات.
• التخطيط لمشروع المرحلة التالية. أعدت Iknow خطة المشروع ومتطلبات الموارد والجدول الزمني والموازنة لتنفيذ المرحلة التالية من العمل.

أصحاب المصلحة والتعاون

عملت Iknow بصفتها المقاول الرئيسي، متعاونة مباشرة مع موظفي الوظيفة المالية في SWFWMD ومستندة إلى مدخلات العملاء الداخليين وأصحاب المصلحة الخارجيين طوال عملية المراجعة وإعداد التوصيات.

الموازنة بين مكاسب الكفاءة والتزامات الامتثال في القطاع العام

كان على أي إعادة تصميم لعمليات الهيئة المالية أن تفي بالتزامات صارمة خاصة بالقطاع العام، تشمل الامتثال على مستوى الولاية والمستوى الفيدرالي والإخطارات العامة وقواعد الاحتفاظ بالوثائق، إلى جانب تحقيق مكاسب كفاءة حقيقية. عالجت Iknow ذلك بتأسيس جهد إعادة الهندسة على متطلبات جُمعت مباشرة من العملاء الداخليين وأصحاب المصلحة الخارجيين، وبالتحديد الصريح ضمن توصياتها لمجالات فرص مثل الامتثال لسياسات الاحتفاظ والحذف وقدرات الإخطار الموجهة للجمهور.

تأسيس التوصيات على ما تستطيع منصة الهيئة تقديمه فعلًا

كانت التوصيات المنفصلة عن منصة OpenText التي سبق أن اشترتها SWFWMD تهدد بترك الهيئة مع أفكار يتعذر تنفيذها واقعيًا. عالجت Iknow ذلك بالتقييم المنهجي لكل متطلب من متطلبات الأعمال وكل فكرة تحسين في ضوء الوظائف الفعلية لحزمة ECM/RM من OpenText، محددة نقاط القوة والضعف الحقيقية قبل وضع الصيغة النهائية لتوصياتها.

النتائج الكمية

• نطاق العمليات المشمول: معالجة سبعة مجالات أساسية للعمليات المالية: الحسابات الدائنة، والمشتريات، والمحاسبة، ومعالجة الرواتب، والتخطيط/الموازنة/التنبؤ، وإعداد التقارير، والضوابط الداخلية.
• الفرص المحددة: تحديد 11 مجال فرصة تحسين محددًا.
• المخرجات المنجزة: مجموعة توصيات مرتبة حسب الأولوية، إضافة إلى خطة مشروع ومتطلبات الموارد وجدول زمني وموازنة لمرحلة التنفيذ التالية.
• مدة المهمة: مهمة استمرت ثلاثة أشهر.

النتائج النوعية

بعد إتمام تنفيذ النظام لاحقًا، حققت الهيئة طيفًا واسعًا من المنافع التشغيلية. شملت هذه تقليص الوقت اللازم لفتح الوثائق وختمها ونسخها وإحالتها؛ وتقصير دورة اعتماد الفواتير وسدادها؛ وتيسير الامتثال المتصل بالموازنة؛ وجعل دورة السداد أكثر كفاءة وفعالية وسرعة؛ وتيسير حفظ الوثائق وتخزينها وإتلافها في نهاية المطاف؛ وخفض تكلفة معالجة المدفوعات؛ وتسريع الإخطارات الموجهة للجمهور. وهذه المجموعة الواسعة من التحسينات دليل على أن جهد إعادة الهندسة تحول بعد التنفيذ إلى مكاسب إنتاجية حقيقية، لا مجرد إعادة تصميم على الورق.

الوقت حتى تحقق الأثر

خلال المهمة التي استمرت ثلاثة أشهر، سلمت Iknow المراجعة الكاملة للعمليات والمقارنة المرجعية والمتطلبات وتقييم المنصة والتوصيات المرتبة حسب الأولوية وخطة مشروع المرحلة التالية؛ ثم نفذت الهيئة التغييرات الموصى بها في العمليات والنظام، محققة المنافع الموصوفة.

المهارات الأساسية

• إعادة هندسة عمليات الأعمال وإعادة تصميمها
• المقارنة المرجعية للعمليات المالية الحكومية
• تقييم قدرات منصات ECM/RM
• تصميم أتمتة العمليات

الأساليب والأطر

• منهجية منظمة لمراجعة العمليات من سبع خطوات
• المقارنة المرجعية مع جهات حكومية مماثلة في الحجم
• ربط المتطلبات بقدرات المنصة

التقنيات والأدوات

• حزمة ECM/RM من OpenText
• أتمتة العمليات وتصميم مسارات العمل (جدولة المواعيد، وتتبع الوثائق، وقواعد التصعيد)