من 590,973 ملفًا إلى مجموعة واحدة قابلة للبحث: تنفيذ نظام لإدارة الأصول الرقمية لمتحف فني جامعي كبير.
متحف مدرسة رود آيلاند للتصميم (RISD Museum) · التعليم
توحيد الأصول الرقمية المجزأة وإتاحة الوصول العام لمجموعة تضم 100,000 قطعة
الملخص التنفيذي
يضم متحف RISD Museum، وهو أحد أكبر المتاحف الفنية الجامعية في الولايات المتحدة، أكثر من 100,000 عمل من أعمال الفن والتصميم تمتد من العصور القديمة حتى الوقت الحاضر. أما أصوله الرقمية فكانت تروي قصة مختلفة تمامًا: نحو 591,000 ملف متناثر عبر ثلاثة محركات أقراص شبكية، بحجم إجمالي يقارب 100 تيرابايت، دون أي طريقة موحّدة لإدارتها أو البحث فيها أو نشرها. وبتمويل من منحة Museums for America Collections Stewardship and Public Access المقدّمة من معهد IMLS في عام 2018، أجرى RISD عملية شراء تنافسية، واختار Picturepark منصةً لإدارة الأصول الرقمية (DAM)، واختار Iknow لتصميم النظام وتنفيذه، استنادًا إلى منهج Iknow الشامل في إدارة المشاريع وخبرتها العملية في Picturepark.
نفّذت Iknow المشروع كبرنامج من تسع خطوات شمل تدقيق المحتوى، وجمع المتطلبات، وتطوير التصنيف والبيانات الوصفية، وتهيئة Picturepark، والتكامل مع Drupal، وترحيل المحتوى، والاختبار، والإغلاق. وأحصى تدقيق Iknow جميع الملفات البالغ عددها 590,973 ملفًا عبر 101 نوع ملف، وهو ما وجّه عملية تنقية قلّلت تعقيد الترحيل قبل نقل المحتوى إلى النظام الجديد. ثم بنت Iknow مخطط بيانات وصفية يضم نحو 150 مصطلحًا مستندًا إلى معايير من بينها CDWA الصادر عن Getty وEXIF وIPTC وXMP وCONA. كما ربطت Iknow منصة Picturepark مباشرة بالموقع الإلكتروني العام لـ RISD حتى يمكن اكتشاف عشرات الآلاف من قطع المجموعة عبر الإنترنت دون تكرار الملفات بين الأنظمة، وهي المنظومة الرقمية المترابطة التي سعت منحة IMLS المقدّمة للمتحف إلى بنائها.
الخلفية والسياق
نبذة عن العميل
تأسس متحف RISD Museum في عام 1877، وهو جزء من مدرسة رود آيلاند للتصميم (Rhode Island School of Design)، التي تُعدّ على نطاق واسع إحدى أفضل مدارس تعليم الفنون الجميلة في البلاد. ويحتفظ المتحف بمجموعات RISD في الفن والتصميم، وهو أحد أكبر المتاحف الفنية الجامعية في البلاد، إذ يضم لوحات ومنحوتات وفنونًا زخرفية وأثاثًا وأزياء ومنسوجات وأعمالًا بوسائط مختلطة من مختلف أنحاء العالم تمتد من العصور القديمة حتى الوقت الحاضر.
سياق القطاع
تواجه المتاحف ضغطًا متزايدًا لإتاحة مجموعاتها رقميًا مع إدارة ملفات تتراكم لسنوات عبر وسائط تخزين محلية عشوائية، بتسميات غير متسقة ودون بيانات وصفية موحّدة. ويوجد برنامج Museums for America التابع لمعهد IMLS، وهو أكبر برنامج تنافسي لمنح المتاحف لدى المعهد، خصيصًا لمساعدة متاحف مثل RISD على تحديث إدارة مجموعاتها وإتاحة الوصول العام إليها. وباتت عملية تنفيذ نظام DAM حديث تعني على نحو متزايد ربط الأنظمة القائمة بدلًا من استبدالها: فنظام إدارة المجموعات يحتفظ بالسجلات المرجعية للقطع، ومنصة DAM تدير الملفات الرقمية، ونظام إدارة المحتوى الموجه للجمهور يعرض المجموعة عبر الإنترنت، بحيث يؤدي كل منها ما يجيده بدلًا من تكرار المحتوى، والتكلفة، عبر الأنظمة الثلاثة.
الوضع الراهن
في خريف عام 2018، حصل متحف RISD Museum على منحة من معهد IMLS لتحديث نظام إدارة مجموعاته، واختيار نظام DAM وتنفيذه، وتطوير موقعه الإلكتروني. ومن خلال عملية شراء تنافسية، اختار RISD منصة Picturepark حلًا لإدارة الأصول الرقمية واختار Iknow لتصميم النظام وتنفيذه، مفضّلًا Iknow لمنهجها الشامل في إدارة المشاريع وخبرتها في Picturepark. وانطلق المشروع في منتصف فبراير 2021.
المشكلة / التحدي
- نحو 600,000 ملف متناثر دون نظام مركزي. كانت الأصول الرقمية لـ RISD، البالغة 590,973 ملفًا بحجم إجمالي يقارب 100 تيرابايت، موزعة عبر ثلاثة محركات أقراص شبكية منفصلة باتباع أسلوب معقد وغير متسق في تسمية الملفات.
- 101 نوع ملف مختلف يلزم التوفيق بينها. شملت المجموعة ملفات الصور والصوت والفيديو والخطوط وملفات RAW من الكاميرات والملفات الجغرافية المكانية ومستندات Office والأرشيفات والنسخ الاحتياطية، مما عقّد أي نهج ترحيل واحد.
- بيانات وصفية قائمة لم تُصمَّم للبحث الموجه للجمهور. خضعت سجلات مجموعة RISD في نظام MuseumPlus لتخصيص مكثف على مر السنين ولم تكن متسقة مع المعايير الحالية للبيانات الوصفية للأصول الرقمية.
- تكليف بإتاحة الوصول العام ضمن جدول زمني تحدده المنحة. اشترطت منحة IMLS على RISD تحقيق تحسّن حقيقي موجه للجمهور في إدارة المجموعة والوصول إليها، لا مجرد ترقية لقاعدة بيانات داخلية.
أهداف المشروع
- حصر الأصول الرقمية القائمة لدى RISD وفهمها لتوجيه استراتيجية الترحيل والتنقية.
- جمع متطلبات RISD التجارية والتقنية والتحقق منها من منظور يركّز على المستخدم.
- تصميم مخطط بيانات وصفية وتصنيف شاملين يتوافقان مع المعايير الحالية للأصول الرقمية وقطاع المتاحف.
- تثبيت Picturepark وتهيئتها ودمجها مع نظام إدارة المجموعات MuseumPlus وموقع Drupal القائمين لدى RISD.
- ترحيل محتوى المجموعة الرقمية لـ RISD إلى النظام الجديد وتنقيته وإثراؤه، واختبار التنفيذ وإغلاقه.
نهج Iknow
كيف نظّمت Iknow العمل
نظّمت Iknow المشروع في تسع خطوات: بدء المشروع والتخطيط له؛ وتدقيق المحتوى الرقمي؛ وجمع المتطلبات التجارية والتقنية وتأكيدها؛ وتطوير التصنيف والبيانات الوصفية؛ وتثبيت Picturepark وتهيئتها؛ وتطوير وحدة Drupal؛ وتنقية المحتوى الرقمي وترحيله وإثراؤه؛ والاختبار؛ وإغلاق المشروع.
الأنشطة والقرارات الرئيسية
- تدقيق المحتوى الرقمي. أحصت Iknow الأصول الرقمية القائمة لدى RISD وتبيّن أن المتحف يمتلك 590,973 ملفًا عبر ثلاثة مستودعات على محركات أقراص شبكية، بحجم إجمالي يقارب 100 تيرابايت عبر 101 نوع ملف، إذ شكّلت ملفات .jpg وحدها أكثر من 56% من الإجمالي، وهو ما وجّه عملية تنقية للمحتوى أزالت الملفات غير الضرورية قبل الترحيل.
- جمع المتطلبات. جمعت Iknow المتطلبات التي نشرها RISD خلال العام السابق. وبالعمل مع RISD، حدّدت Iknow مجموعات المستخدمين الإدارية والأساسية والثانوية، والتي شملت أمناء السجلات والقيّمين والمصورين وأعضاء فريق الويب والمصممين ومناولي القطع والمؤلفين الخارجيين والمثقفين المتحفيين والطلاب. ثم رتّبت Iknow احتياجاتهم حسب الأولوية وحدّدت 12 تركيبة من الملاحم وقصص المهام جرى التحقق منها مع RISD ومتابعتها على لوحة Trello مشتركة من خلال سباقات رشيقة كل أسبوعين.
- تطوير التصنيف والبيانات الوصفية. طوّرت Iknow تصنيفًا ومخطط بيانات وصفية مخصصين يضمان نحو 150 مصطلحًا، مع دمج المصطلحات ذات الصلة من معايير من بينها فئات وصف الأعمال الفنية (CDWA) الصادرة عن Getty، وصيغة ملفات الصور القابلة للتبادل (EXIF)، ومعايير IPTC للبيانات الوصفية للصور، ومنصة البيانات الوصفية القابلة للتوسيع (XMP)، وملف أسماء الأعمال الثقافية المعياري (CONA). ثم ربطت Iknow أسماء حقول MuseumPlus بأسماء حقول Picturepark حتى تتمكن البيانات الوصفية القائمة لدى RISD من تعبئة النظام الجديد.
- تثبيت Picturepark وتهيئتها. ثبّتت Iknow منصة Picturepark وهيّأتها وفق المتطلبات ومجموعات المستخدمين التي جرى التحقق منها، بما في ذلك هياكل الوسم التلقائي والصلاحيات المصممة حسب نوع الملف والدور.
- تطوير وحدة Drupal. بنت Iknow التكامل الذي يربط موقع RISD العام المبني على Drupal بمنصة Picturepark عبر واجهة برمجة التطبيقات (API)، بحيث يمكن نشر صور المجموعة وتصفحها عبر الإنترنت دون تكرارها داخل Drupal.
- تنقية المحتوى وترحيله وإثراؤه. رحّلت Iknow مكتبة الأصول الرقمية بعد تنقيتها إلى Picturepark، مع إثراء كل قطعة ببيانات وصفية مستمدة من MuseumPlus وتطبيق التصنيف الجديد.
- الاختبار والإغلاق. اختبرت Iknow مخطط البيانات الوصفية والتصنيف باستخدام مجموعات عينات من الصور، وتحققت من تكامل Drupal مع Picturepark، وأعدّت الوثائق ومواد التدريب، ودرّبت موظفي RISD على صيانة المخطط، وأغلقت المشروع.
أصحاب المصلحة والتعاون
عملت Iknow بصفتها المقاول الرئيسي مع Picturepark بصفتها مقاولًا تقنيًا من الباطن، وتعاونت مباشرة مع موظفي متحف RISD Museum في وظائف السجلات والقيّمين والتصوير والويب والتصميم والتثقيف، مع إشراك فريق المشروع في جلسات تخطيط السباقات الرشيقة كل أسبوعين طوال فترة المشروع.
التحديات وكيف تغلبت عليها Iknow
الترحيل دون معرفة مسبقة بما يلزم ترحيله
جعل وجود نحو 600,000 ملف موزعة عبر ثلاثة محركات أقراص بأسلوب تسمية غير متسق من المستحيل التخطيط لترحيل آمن بالتخمين. وعالجت Iknow ذلك بإجراء تدقيق كامل للمحتوى الرقمي أولًا، لتحديد عدد الملفات وحجم التخزين وعدد أنواع الملفات الموجودة بدقة، وأماكن وجودها، قبل تصميم نهج الترحيل والتنقية ومراقبة الجودة والاختبار.
توحيد أدوار متحفية متعددة ومختلفة حول نظام مشترك واحد
كان أمناء السجلات والقيّمون والمصورون وموظفو الويب والمصممون والمثقفون يحتاجون جميعًا إلى أشياء مختلفة من النظام نفسه، وكان وضع وثيقة متطلبات ثابتة ينطوي على خطر إغفال الاحتياجات اليومية الحقيقية. وعالجت Iknow ذلك بتحديد مجموعات مستخدمين صريحة ومهامها الرئيسية المطلوب إنجازها، ثم إدارة عملية المتطلبات كسباقات رشيقة كل أسبوعين على لوحة Trello مشتركة حتى يتمكن فريق المشروع بأكمله من المشاركة في التخطيط في الوقت الفعلي.
النتائج والأثر
النتائج الكمية
- الأصول الرقمية المحصاة: 590,973 ملفًا، بحجم يقارب 100 تيرابايت، عبر 101 نوع ملف في ثلاثة مستودعات قديمة.
- مخطط البيانات الوصفية: نحو 150 مصطلحًا، مستندة إلى خمسة معايير هي CDWA وEXIF وIPTC وXMP وCONA.
- المتطلبات: 12 تركيبة من الملاحم وقصص المهام، محددة عبر مجموعات مستخدمين إدارية وأساسية وثانوية متمايزة.
- الوصول العام: إتاحة اكتشاف عشرات الآلاف من قطع المجموعة عبر الإنترنت من خلال التكامل الجديد بين Drupal وPicturepark.
النتائج النوعية
انتقل RISD من مجموعة مجزأة من الملفات ذات التسميات غير المتسقة والموزعة عبر ثلاثة محركات أقراص شبكية إلى مستودع سحابي واحد للأصول الرقمية مرتبط مباشرة بالموقع الإلكتروني العام للمتحف، وهي النتيجة التي سعت منحة IMLS لعام 2018 إلى تحقيقها. وقد أدى ربط Drupal بمنصة Picturepark عبر واجهة برمجة التطبيقات، بدلًا من تخزين نسخ مكررة من كل صورة في النظامين، إلى إزالة مصدر للتكاليف الإضافية وأخطاء التحكم في الإصدارات كان المتحف قد عانى منه سابقًا عند إدارة الأصول في مكانين. وأعرب فريق مشروع RISD عن رضاه عن مخرجات Iknow المرحلية طوال فترة المشروع، وخرج الموظفون بملكية موثقة وقابلة للتدريب لمخطط البيانات الوصفية في المستقبل.
الإطار الزمني للأثر
انطلق المشروع في منتصف فبراير 2021، وأوصلت Iknow التنفيذ الكامل بخطواته التسع إلى نظام مكتمل ومتاح للجمهور في غضون نحو عام واحد.
قدرات Iknow التي أثبتها المشروع
المهارات الأساسية
- استراتيجية إدارة الأصول الرقمية
- تطوير التصنيف والبيانات الوصفية
- تكامل أنظمة DAM وCMS
- ترحيل المحتوى الرقمي وتنقيته
المنهجيات والأطر
- تدقيق المحتوى الرقمي
- جمع المتطلبات بنهج يركّز على المستخدم (المهام المطلوب إنجازها)
- تخطيط السباقات الرشيقة (Trello)
- تصميم مخططات البيانات الوصفية القائمة على المعايير
التقنيات والأدوات
- منصة Picturepark لإدارة الأصول الرقمية
- MuseumPlus Classic (Zetcom) وDrupal
- معايير البيانات الوصفية CDWA الصادر عن Getty وEXIF وIPTC وXMP وCONA
ضع هذه الخبرة في خدمة مشكلتك.
كثير من أعمالنا لا يظهر على الموقع. احجز مكالمة وأخبرنا عن قطاعك وسنعرض عليك المشاريع التي تقابل مجالك.