De 590 973 fichiers à une collection unique et consultable : mise en œuvre d'un système de gestion des actifs numériques pour un grand musée d'art universitaire.

À propos du client

Fondé en 1877, le RISD Museum fait partie de la Rhode Island School of Design, largement considérée comme l'une des meilleures écoles de beaux-arts du pays. Le Musée conserve les collections d'art et de design de RISD et compte parmi les plus grands musées d'art universitaires du pays, avec des peintures, des sculptures, des arts décoratifs, du mobilier, des costumes, des textiles et des techniques mixtes du monde entier, de l'Antiquité à nos jours.

Contexte du secteur

Les musées subissent une pression croissante pour rendre leurs collections accessibles en ligne tout en gérant des fichiers qui s'accumulent pendant des années sur des espaces de stockage locaux improvisés, avec des nommages incohérents et sans métadonnées unifiées. Le programme Museums for America de l'IMLS, le plus important programme concurrentiel de subventions aux musées de l'agence, existe précisément pour aider des musées comme RISD à moderniser la gestion de leurs collections et l'accès du public. Une mise en œuvre moderne de DAM consiste de plus en plus à connecter les systèmes existants plutôt qu'à les remplacer : un système de gestion des collections détient les fiches d'objets de référence, une plateforme DAM gère les fichiers numériques et un système de gestion de contenu destiné au public présente la collection en ligne, chacun faisant ce qu'il fait de mieux plutôt que de dupliquer les contenus, et les coûts, dans les trois.

Situation de départ

À l'automne 2018, le RISD Museum a obtenu une subvention de l'IMLS pour mettre à niveau son système de gestion des collections, sélectionner et mettre en œuvre un système DAM et moderniser son site web. À l'issue d'un appel d'offres concurrentiel, RISD a retenu Picturepark comme solution DAM et Iknow pour la conception et la mise en œuvre du système, choisissant Iknow pour son approche de projet globale et son expérience de Picturepark. Le projet a été lancé à la mi-février 2021.

• Près de 600 000 fichiers dispersés sans système central. Les actifs numériques de RISD, soit 590 973 fichiers totalisant près de 100 To, étaient répartis sur trois lecteurs réseau distincts, avec une convention de nommage des fichiers compliquée et incohérente.
• 101 types de fichiers différents à réconcilier. La collection comprenait des fichiers image, audio, vidéo, de polices, RAW d'appareil photo, géospatiaux, des documents Office, des archives et des sauvegardes, ce qui compliquait toute approche de migration unique.
• Des métadonnées existantes non conçues pour la recherche publique. Les fiches de collection de RISD dans MuseumPlus avaient été fortement personnalisées au fil des ans et n'étaient pas conformes aux normes actuelles de métadonnées des actifs numériques.
• Une obligation d'accès public dans un calendrier imposé par la subvention. La subvention de l'IMLS exigeait de RISD une amélioration réelle, visible du public, de la gestion de la collection et de son accès, et non une simple mise à niveau d'une base de données interne.

• Inventorier et comprendre les actifs numériques existants de RISD afin d'éclairer une stratégie de migration et de nettoyage.
• Recueillir et valider les exigences métier et techniques de RISD dans une perspective centrée sur l'utilisateur.
• Concevoir un schéma de métadonnées et une taxonomie complets, alignés sur les normes actuelles des actifs numériques et du secteur muséal.
• Installer, configurer et intégrer Picturepark au système de gestion des collections MuseumPlus et au site web Drupal existants de RISD.
• Migrer, nettoyer et enrichir les contenus de la collection numérique de RISD dans le nouveau système, puis tester et clôturer la mise en œuvre.

Comment Iknow a structuré le travail

Iknow a structuré la mission en neuf étapes : lancement et planification du projet ; audit des contenus numériques ; recueil et confirmation des exigences métier et techniques ; élaboration de la taxonomie et des métadonnées ; installation et configuration de Picturepark ; développement du module Drupal ; nettoyage, migration et enrichissement des contenus numériques ; tests ; et clôture du projet.

Activités et décisions clés

• Audit des contenus numériques. Iknow a inventorié les actifs numériques existants de RISD et établi que le Musée possédait 590 973 fichiers répartis dans trois dépôts sur lecteurs réseau, totalisant près de 100 To et 101 types de fichiers, les seuls fichiers .jpg représentant plus de 56 % du total, ce qui a orienté un exercice de nettoyage des contenus qui a éliminé les fichiers inutiles avant la migration.
• Recueil des exigences. Iknow a rassemblé les exigences que RISD avait publiées au cours de l'année précédente. En collaboration avec RISD, Iknow a défini des groupes d'utilisateurs administratifs, primaires et secondaires, couvrant les régisseurs, les conservateurs, les photographes, les membres de l'équipe web, les designers, les manipulateurs d'objets, les auteurs externes, les médiateurs culturels et les étudiants. Iknow a ensuite hiérarchisé leurs besoins et défini 12 combinaisons d'épopées et de récits de tâches, validées avec RISD et suivies sur un tableau Trello partagé au fil de sprints agiles bimensuels.
• Élaboration de la taxonomie et des métadonnées. Iknow a développé une taxonomie et un schéma de métadonnées personnalisés d'environ 150 termes, intégrant des termes pertinents issus de normes telles que les Categories for the Description of Works of Art (CDWA) du Getty, l'Exchangeable Image File Format (EXIF), les normes IPTC Photo Metadata, l'Extensible Metadata Platform (XMP) et la Cultural Objects Name Authority (CONA). Iknow a ensuite mis en correspondance les noms de champs de MuseumPlus avec ceux de Picturepark afin que les métadonnées existantes de RISD puissent alimenter le nouveau système.
• Installation et configuration de Picturepark. Iknow a installé et configuré Picturepark autour des exigences et des groupes d'utilisateurs validés, y compris des structures d'étiquetage automatique et de permissions adaptées au type de fichier et au rôle.
• Développement du module Drupal. Iknow a construit l'intégration reliant le site web public Drupal de RISD à Picturepark via une API, afin que les images de la collection puissent être publiées et parcourues en ligne sans être dupliquées dans Drupal.
• Nettoyage, migration et enrichissement des contenus. Iknow a migré la bibliothèque d'actifs numériques nettoyée vers Picturepark, en enrichissant chaque objet de métadonnées issues de MuseumPlus et en appliquant la nouvelle taxonomie.
• Tests et clôture. Iknow a testé le schéma de métadonnées et la taxonomie sur des jeux d'images échantillons, validé l'intégration Drupal-Picturepark, préparé la documentation et les supports de formation, formé le personnel de RISD à la maintenance du schéma et clôturé la mission.

Parties prenantes et collaboration

Iknow a agi comme contractant principal, avec Picturepark comme sous-traitant technologique, en travaillant directement avec le personnel du RISD Museum dans les fonctions de régie, de conservation, de photographie, de web, de design et de médiation, et en associant l'équipe projet à des sessions bimensuelles de planification de sprints agiles tout au long de la mission.

Migrer sans savoir d'abord ce qu'il y avait à migrer

Près de 600 000 fichiers répartis sur trois lecteurs avec une convention de nommage incohérente rendaient impossible la planification d'une migration sûre à l'aveugle. Iknow y a répondu en réalisant d'abord un audit complet des contenus numériques, quantifiant exactement le nombre de fichiers, le volume de stockage et le nombre de types de fichiers existants, ainsi que leur emplacement, avant de concevoir l'approche de migration, de nettoyage, de contrôle qualité et de tests.

Fédérer de nombreux métiers du musée autour d'un système partagé

Régisseurs, conservateurs, photographes, équipe web, designers et médiateurs attendaient tous des choses différentes du même système, et un document d'exigences statique risquait de passer à côté de besoins réels du quotidien. Iknow y a répondu en définissant des groupes d'utilisateurs explicites et leurs principales tâches à accomplir, puis en menant le processus de recueil des exigences sous forme de sprints agiles bimensuels sur un tableau Trello partagé, afin que toute l'équipe projet puisse participer à la planification en temps réel.

Résultats quantitatifs

• Actifs numériques inventoriés : 590 973 fichiers, près de 100 To, répartis en 101 types de fichiers dans trois dépôts hérités.
• Schéma de métadonnées : environ 150 termes, s'appuyant sur cinq normes : CDWA, EXIF, IPTC, XMP et CONA.
• Exigences : 12 combinaisons d'épopées et de récits de tâches, définies pour des groupes d'utilisateurs administratifs, primaires et secondaires distincts.
• Accès public : des dizaines de milliers d'objets de la collection rendus découvrables en ligne grâce à la nouvelle intégration Drupal-Picturepark.

Résultats qualitatifs

RISD est passé d'un ensemble fragmenté de fichiers nommés de façon incohérente et répartis sur trois lecteurs réseau à un dépôt unique d'actifs numériques dans le cloud, connecté directement au site web public du Musée : le résultat que sa subvention de l'IMLS de 2018 visait à atteindre. Connecter Drupal à Picturepark via une API, plutôt que de stocker des copies en double de chaque image dans les deux systèmes, a éliminé une source de coûts supplémentaires et d'erreurs de gestion des versions que le Musée avait déjà subies en gérant ses actifs à deux endroits. L'équipe projet de RISD s'est déclarée satisfaite des livrables intermédiaires d'Iknow tout au long de la mission, et le personnel en est ressorti avec une maîtrise documentée et transmissible du schéma de métadonnées pour l'avenir.

Délai avant impact

La mission a été lancée à la mi-février 2021, et Iknow a mené l'ensemble de la mise en œuvre en neuf étapes jusqu'à un système achevé et accessible au public en environ un an.

Compétences clés

• Stratégie de gestion des actifs numériques
• Élaboration de taxonomies et de métadonnées
• Intégration de systèmes DAM/CMS
• Migration et nettoyage de contenus numériques

Méthodes et cadres

• Audit des contenus numériques
• Recueil des exigences centré sur l'utilisateur (tâches à accomplir)
• Planification de sprints agiles (Trello)
• Conception de schémas de métadonnées fondés sur des normes

Technologies et outils

• Plateforme de gestion des actifs numériques Picturepark
• MuseumPlus Classic (Zetcom) et Drupal
• Normes de métadonnées CDWA du Getty, EXIF, IPTC, XMP et CONA