De 590.973 archivos a una colección única y consultable: implantación de un sistema de gestión de activos digitales para un gran museo de arte universitario.

Acerca del cliente

Fundado en 1877, el RISD Museum forma parte de la Rhode Island School of Design, considerada de forma generalizada una de las mejores escuelas de bellas artes del país. El Museo custodia las colecciones de arte y diseño de RISD y es uno de los mayores museos de arte universitarios de Estados Unidos, con pintura, escultura, artes decorativas, mobiliario, indumentaria, textiles y técnicas mixtas de todo el mundo, desde la Antigüedad hasta el presente.

Contexto del sector

Los museos afrontan una presión creciente por hacer accesibles digitalmente sus colecciones mientras gestionan archivos que se acumulan durante años en almacenamientos locales improvisados, con nomenclaturas inconsistentes y sin metadatos unificados. El programa Museums for America del IMLS, el mayor programa competitivo de subvenciones a museos de la agencia, existe precisamente para ayudar a museos como RISD a modernizar la custodia de sus colecciones y el acceso público. Una implantación moderna de DAM consiste cada vez más en conectar los sistemas existentes en lugar de sustituirlos: un sistema de gestión de colecciones conserva los registros autorizados de los objetos, una plataforma DAM gestiona los archivos digitales y un sistema de gestión de contenidos orientado al público muestra la colección en línea, de modo que cada uno hace lo que mejor sabe hacer en lugar de duplicar contenidos, y costes, en los tres.

Situación de partida

En otoño de 2018, el RISD Museum recibió una subvención del IMLS para actualizar su sistema de gestión de colecciones, seleccionar e implantar un sistema DAM y renovar su sitio web. Mediante una licitación competitiva, RISD seleccionó Picturepark como solución DAM y a Iknow para el diseño y la implantación del sistema, eligiendo a Iknow por su enfoque integral de proyecto y su experiencia con Picturepark. El proyecto arrancó a mediados de febrero de 2021.

• Casi 600.000 archivos dispersos sin un sistema central. Los activos digitales de RISD, 590.973 archivos con un total de casi 100 TB, estaban repartidos en tres unidades de red distintas con una convención de nombres de archivo complicada e inconsistente.
• 101 tipos de archivo distintos que conciliar. La colección abarcaba archivos de imagen, audio, vídeo, fuentes tipográficas, RAW de cámara, geoespaciales, documentos de Office, archivos comprimidos y copias de seguridad, lo que complicaba cualquier enfoque de migración único.
• Unos metadatos existentes no concebidos para la búsqueda pública. Los registros de la colección de RISD en MuseumPlus se habían personalizado intensamente a lo largo de los años y no eran coherentes con los estándares actuales de metadatos de activos digitales.
• Un mandato de acceso público en un plazo marcado por la subvención. La subvención del IMLS exigía a RISD ofrecer una mejora real, de cara al público, en la custodia de la colección y el acceso a ella, no solo una actualización de una base de datos interna.

• Inventariar y comprender los activos digitales existentes de RISD para fundamentar una estrategia de migración y depuración.
• Recopilar y validar los requisitos técnicos y de negocio de RISD desde una perspectiva centrada en el usuario.
• Diseñar un esquema de metadatos y una taxonomía completos, alineados con los estándares actuales de activos digitales y del sector museístico.
• Instalar, configurar e integrar Picturepark con el sistema de gestión de colecciones MuseumPlus y el sitio web Drupal existentes de RISD.
• Migrar, depurar y enriquecer los contenidos de la colección digital de RISD en el nuevo sistema, y probar y cerrar la implantación.

Cómo estructuró Iknow el trabajo

Iknow estructuró el encargo en nueve pasos: inicio y planificación del proyecto; auditoría de contenidos digitales; recopilación y confirmación de requisitos técnicos y de negocio; desarrollo de la taxonomía y los metadatos; instalación y configuración de Picturepark; desarrollo del módulo de Drupal; depuración, migración y enriquecimiento de contenidos digitales; pruebas; y cierre del proyecto.

Actividades y decisiones clave

• Auditoría de contenidos digitales. Iknow inventarió los activos digitales existentes de RISD y determinó que el Museo tenía 590.973 archivos en tres repositorios de unidades de red, con un total de casi 100 TB y 101 tipos de archivo (los archivos .jpg por sí solos representaban más del 56 % del total), lo que sirvió de base para un ejercicio de depuración de contenidos que eliminó los archivos innecesarios antes de la migración.
• Recopilación de requisitos. Iknow recopiló los requisitos que RISD había publicado durante el año anterior. En colaboración con RISD, Iknow definió los grupos de usuarios administrativos, primarios y secundarios, que abarcaban registradores, conservadores, fotógrafos, miembros del equipo web, diseñadores, manipuladores de objetos, autores externos, educadores de museo y estudiantes. A continuación, Iknow priorizó sus necesidades y definió 12 combinaciones de épicas e historias de trabajo que se validaron con RISD y se siguieron en un tablero compartido de Trello mediante sprints ágiles quincenales.
• Desarrollo de la taxonomía y los metadatos. Iknow desarrolló una taxonomía y un esquema de metadatos personalizados de aproximadamente 150 términos, incorporando términos relevantes de estándares como las Categories for the Description of Works of Art (CDWA) de Getty, el Exchangeable Image File Format (EXIF), los estándares IPTC Photo Metadata, la Extensible Metadata Platform (XMP) y la Cultural Objects Name Authority (CONA). Después, Iknow mapeó los nombres de campo de MuseumPlus a los de Picturepark para que los metadatos existentes de RISD pudieran alimentar el nuevo sistema.
• Instalación y configuración de Picturepark. Iknow instaló y configuró Picturepark en torno a los requisitos y grupos de usuarios validados, incluidas estructuras de etiquetado automático y de permisos adaptadas al tipo de archivo y al rol.
• Desarrollo del módulo de Drupal. Iknow construyó la integración que conecta el sitio web público de RISD en Drupal con Picturepark a través de API, de modo que las imágenes de la colección pudieran publicarse y consultarse en línea sin duplicarse dentro de Drupal.
• Depuración, migración y enriquecimiento de contenidos. Iknow migró la biblioteca de activos digitales depurada a Picturepark, enriqueciendo cada objeto con metadatos procedentes de MuseumPlus y aplicando la nueva taxonomía.
• Pruebas y cierre. Iknow probó el esquema de metadatos y la taxonomía con conjuntos de imágenes de muestra, validó la integración entre Drupal y Picturepark, preparó la documentación y los materiales de formación, formó al personal de RISD para mantener el esquema y cerró el encargo.

Partes interesadas y colaboración

Iknow actuó como contratista principal, con Picturepark como subcontratista tecnológico, trabajando directamente con el personal del RISD Museum en las funciones de registro, conservación, fotografía, web, diseño y educación, e implicando al equipo del proyecto en sesiones quincenales de planificación de sprints ágiles a lo largo de todo el encargo.

Migrar sin saber primero qué había que migrar

Casi 600.000 archivos repartidos en tres unidades con una convención de nombres inconsistente hacían imposible planificar una migración segura a base de conjeturas. Iknow lo resolvió realizando primero una auditoría completa de los contenidos digitales, cuantificando exactamente cuántos archivos, cuánto almacenamiento y cuántos tipos de archivo existían, y dónde se encontraban, antes de diseñar el enfoque de migración, depuración, control de calidad y pruebas.

Alinear a muchos perfiles distintos del museo en torno a un sistema compartido

Registradores, conservadores, fotógrafos, personal web, diseñadores y educadores necesitaban cosas distintas del mismo sistema, y un documento de requisitos estático corría el riesgo de pasar por alto necesidades reales del día a día. Iknow lo resolvió definiendo grupos de usuarios explícitos y sus trabajos clave por realizar, y llevando después el proceso de requisitos como sprints ágiles quincenales en un tablero compartido de Trello, para que todo el equipo del proyecto pudiera participar en la planificación en tiempo real.

Resultados cuantitativos

• Activos digitales inventariados: 590.973 archivos, casi 100 TB, en 101 tipos de archivo y tres repositorios heredados.
• Esquema de metadatos: aproximadamente 150 términos, basados en cinco estándares: CDWA, EXIF, IPTC, XMP y CONA.
• Requisitos: 12 combinaciones de épicas e historias de trabajo, definidas para grupos de usuarios administrativos, primarios y secundarios diferenciados.
• Acceso público: decenas de miles de objetos de la colección pasaron a poder descubrirse en línea gracias a la nueva integración entre Drupal y Picturepark.

Resultados cualitativos

RISD pasó de un conjunto fragmentado de archivos con nombres inconsistentes repartidos en tres unidades de red a un único repositorio de activos digitales en la nube, conectado directamente con el sitio web público del Museo: el resultado que su subvención del IMLS de 2018 se propuso alcanzar. Conectar Drupal con Picturepark a través de API, en lugar de almacenar copias duplicadas de cada imagen en ambos sistemas, eliminó una fuente de costes adicionales y de errores de control de versiones que el Museo había sufrido anteriormente al gestionar activos en dos lugares. El equipo del proyecto de RISD quedó satisfecho con los entregables intermedios de Iknow a lo largo de todo el encargo, y el personal salió con una titularidad documentada y transmisible del esquema de metadatos de cara al futuro.

Plazo hasta el impacto

El encargo arrancó a mediados de febrero de 2021, e Iknow llevó la implantación completa de nueve pasos hasta un sistema terminado y accesible al público en aproximadamente un año.

Competencias principales

• Estrategia de gestión de activos digitales
• Desarrollo de taxonomías y metadatos
• Integración de sistemas DAM/CMS
• Migración y depuración de contenidos digitales

Métodos y marcos de trabajo

• Auditoría de contenidos digitales
• Recopilación de requisitos centrada en el usuario (trabajos por realizar)
• Planificación de sprints ágiles (Trello)
• Diseño de esquemas de metadatos basados en estándares

Tecnologías y herramientas

• Plataforma de gestión de activos digitales Picturepark
• MuseumPlus Classic (Zetcom) y Drupal
• Estándares de metadatos CDWA de Getty, EXIF, IPTC, XMP y CONA