Maintenir la qualité de la recherche à grande échelle : une deuxième amélioration de la taxonomie pour NYPA.

À propos du client

La NYPA est l'entité de l'État chargée de la production, du transport et de la distribution d'électricité dans tout l'État de New York, et l'une des plus grandes organisations de ce type du pays. Iknow avait précédemment accompagné la NYPA en 2017 et 2018 dans le développement initial de sa taxonomie d'entreprise et de sa capacité de recherche, bâties sur SharePoint 2013 et Smartlogic Semaphore.

Contexte sectoriel

Une taxonomie d'entreprise n'est jamais une construction ponctuelle. L'histoire de la NYPA à travers trois missions successives d'Iknow (une construction initiale de taxonomie et de recherche en 2017, une installation de la gouvernance et un premier cycle de mise à jour semestriel en 2018, et cette amélioration significative de 2019) illustre une réalité commune aux grandes organisations techniques. Les taxonomies doivent évoluer en continu au rythme des changements organisationnels et des besoins mouvants de vocabulaire technique, et non être construites une fois puis laissées en l'état. Une taxonomie et un marquage de contenu solides rendent la recherche d'entreprise nettement plus efficace en concentrant les résultats sur le contenu véritablement pertinent pour le sujet de l'utilisateur et en intégrant synonymes, acronymes et termes apparentés afin que le contenu puisse être trouvé quelle que soit la manière dont on le désigne.

Situation actuelle

Ce projet a poursuivi les travaux antérieurs de taxonomie de la NYPA en se concentrant sur l'amélioration continue de la taxonomie et du moteur de classification, ainsi que des procédures de gouvernance de la taxonomie, pour refléter les évolutions de l'activité, les nouvelles structures organisationnelles et le besoin d'une classification plus fine dans certains domaines techniques.

• Les changements organisationnels et d'activité avaient dépassé la taxonomie existante. Les nouvelles structures organisationnelles et les évolutions de l'activité faisaient que le modèle de taxonomie de la NYPA ne reflétait plus pleinement l'organisation réelle de l'entreprise.
• Certains domaines techniques nécessitaient une classification sensiblement plus fine. La terminologie d'ingénierie, les types de rapports et d'autres contenus d'Utility Operations exigeaient un niveau de granularité pour lequel la taxonomie antérieure n'avait pas été conçue.
• Les parcours de recherche et de navigation au sein d'Utility Operations ne correspondaient pas aux usages réels. La structure existante, en particulier au sein d'Utility Operations, était mal alignée sur la manière dont les utilisateurs recherchaient et parcouraient réellement les contenus techniques et d'ingénierie.
• Des sources précieuses de vocabulaire d'entreprise restaient non intégrées. Le glossaire d'entreprise de la NYPA, les termes d'expertise et les listes de préfixes standard de documents existaient mais n'avaient pas encore été incorporés à la couverture des synonymes et des acronymes de la taxonomie, laissant des lacunes connues dans ce que le moteur de recherche pouvait rapprocher.
• Toute modification devait être validée à l'échelle opérationnelle réelle. Compte tenu de l'énorme volume documentaire de la NYPA réparti sur de nombreux sites et bibliothèques SharePoint, les modifications de la taxonomie devaient prouver leur efficacité en pratique, et pas seulement leur exactitude dans l'éditeur de taxonomie.

• Mettre à jour la taxonomie de la NYPA pour refléter les évolutions de l'activité et les nouvelles structures organisationnelles.
• Fournir une classification plus fine dans des domaines techniques spécifiques.
• Améliorer l'alignement entre la structure de la taxonomie et les comportements réels de recherche et de navigation des utilisateurs.
• Enrichir la couverture des synonymes et des acronymes à partir des sources de vocabulaire d'entreprise existantes.
• Étendre et améliorer les règles de classification Semaphore pour de meilleures performances.
• Formaliser la gouvernance de la taxonomie en tant que procédure officielle de la NYPA et former l'équipe KM de la NYPA.

Comment Iknow a structuré le travail

Iknow est passé de la revue départementale à la restructuration de la taxonomie et à l'enrichissement du vocabulaire, puis à la découverte de termes guidée par les documents, à l'extension des règles de classification, aux tests à grande échelle et enfin à la documentation de gouvernance et à la formation.

Activités et décisions clés

• Revues départementales. Iknow a mené des revues structurées avec Environmental Operations, Health and Safety, ESS, Technical Compliance et d'autres domaines d'Utility Operations, avec une attention particulière aux sujets des documents Tribal Enterprise Lessons and Learning (TELL), ancrant la mise à jour de la taxonomie dans le contenu et la terminologie réels de chaque département.
• Restructuration de la taxonomie. Iknow a restructuré la taxonomie, en particulier au sein d'Utility Operations, pour la faire correspondre plus étroitement aux parcours potentiels de recherche et de navigation, notamment pour la terminologie d'ingénierie et les types de rapports.
• Intégration du vocabulaire. Iknow a intégré le glossaire d'entreprise de la NYPA, les termes d'expertise et les listes de préfixes standard de documents afin d'enrichir encore les synonymes et acronymes de la taxonomie.
• Découverte de termes guidée par les documents. Iknow a mené des revues détaillées de 40 documents techniques de retours d'expérience, en leur appliquant une classification provisoire pour identifier de nouveaux termes et relations potentiels pour la taxonomie.
• Extension des règles de classification. Iknow a revu et étendu les règles de classification Semaphore pour de meilleures performances, y compris l'utilisation de métadonnées supplémentaires de site et de chemin de fichier comme indices de classification.
• Tests et affinage. Iknow a effectué des tests et des revues de classification directement dans SharePoint, en plus de tests unitaires avec le Classification Analysis Tool de Semaphore, puis a apporté les ajustements correspondants au modèle de taxonomie et aux règles, principalement autour des synonymes et acronymes, de la pondération et de la racinisation.
• Gouvernance et formation. Iknow a rédigé et mis au point une documentation complète de gouvernance de la taxonomie, adoptée formellement comme procédure officielle de la NYPA, et a dispensé des formations sur site et à distance à l'équipe KM de la NYPA sur les outils de taxonomie et de classification de Semaphore.

Parties prenantes et collaboration

Iknow a travaillé en étroite collaboration avec les départements Environmental Operations, Health and Safety, ESS, Technical Compliance et d'autres domaines d'Utility Operations de la NYPA pendant la phase de revue, et avec l'équipe KM de la NYPA tout au long de la mission et de la formation qui a suivi.

Restructurer une taxonomie en production sans perturber les utilisateurs quotidiens

La taxonomie de la NYPA était déjà en usage quotidien actif, avec le risque réel que les changements structurels et la profondeur technique ajoutée perturbent les utilisateurs qui en dépendaient. Iknow y a répondu en ancrant chaque changement structurel dans une revue départementale directe plutôt que dans une refonte descendante, et en validant les modifications à la fois par des tests dans SharePoint et par le Classification Analysis Tool dédié de Semaphore avant de les finaliser, gardant une restructuration guidée par les preuves plutôt que spéculative.

Prouver l'amélioration à l'échelle opérationnelle réelle

L'ajout de plus de 200 nouveaux termes et de plus de 1 200 autres modifications risquait de paraître correct isolément sans améliorer les résultats sur la base documentaire réelle de la NYPA. Iknow y a répondu en évaluant les résultats de classification sur environ 4 300 documents échantillons répartis sur 27 sites et bibliothèques SharePoint distincts, puis en effectuant des ajustements ciblés de la taxonomie et des règles directement éclairés par ces tests à grande échelle.

Résultats opérationnels

• Ajout de plus de 200 nouveaux termes à la taxonomie et plus de 1 200 autres modifications pour une précision de classification accrue, en particulier dans Utility Operations/EHS, le détail des équipements et des emplacements, les organisations externes et les types de documents.
• Évaluation des résultats de classification sur environ 4 300 documents échantillons répartis sur 27 sites et bibliothèques dans SharePoint.
• Revue détaillée de 40 documents techniques de retours d'expérience pour faire émerger de nouveaux termes et relations de taxonomie, et conduite de revues départementales dans cinq domaines fonctionnels distincts de la NYPA.

Résultats stratégiques et organisationnels

Sur la base de ses tests à grande échelle, Iknow a mis en œuvre des modifications de la taxonomie et des règles qui ont directement amélioré les résultats de classification sur l'ensemble de la base de contenu de la NYPA. La mission a également livré une documentation formelle de gouvernance de la taxonomie, adoptée comme procédure officielle de la NYPA, donnant à la NYPA un processus durable et institutionnalisé plutôt qu'une pratique informelle, ainsi que des formations sur site et à distance qui ont bâti une capacité interne durable au sein de l'équipe KM de la NYPA.

Délai avant impact

Iknow a achevé l'amélioration au cours de la mission de 12 mois, marquant la troisième année consécutive d'accompagnement du programme de taxonomie de la NYPA par Iknow et reflétant un partenariat pluriannuel soutenu plutôt qu'un projet ponctuel.

Compétences clés

• Amélioration et restructuration de taxonomies
• Ingénierie des règles de classification automatique
• Documentation de gouvernance de taxonomie
• Formation et autonomisation d'équipes KM

Méthodes et cadres

• Méthodologie de revue de taxonomie ancrée dans les départements
• Découverte de termes guidée par les documents
• Tests et validation de classification à grande échelle
• Métadonnées de site et de chemin de fichier comme indices de classification

Technologies et outils

• Smartlogic Semaphore (modèle de taxonomie, règles de classification, Classification Analysis Tool)
• SharePoint (plateforme de contenu et tests en contexte)
• Intégration du glossaire d'entreprise et des préfixes standard de documents