الحفاظ على جودة البحث على نطاق واسع: تحسين ثانٍ للتصنيف لدى NYPA.

نبذة عن العميل

NYPA هي الجهة الحكومية المسؤولة عن توليد الطاقة الكهربائية ونقلها وتوزيعها في جميع أنحاء ولاية نيويورك، وهي من أكبر المنظمات من نوعها في البلاد. وكانت Iknow قد دعمت NYPA سابقًا في عامي 2017 و2018 في التطوير الأولي لتصنيفها المؤسسي وقدرة البحث لديها، المبنيين على SharePoint 2013 وSmartlogic Semaphore.

سياق القطاع

التصنيفات المؤسسية ليست بناءً لمرة واحدة أبدًا. فتاريخ NYPA نفسه عبر ثلاث مهام متتالية مع Iknow (بناء أولي للتصنيف والبحث في 2017، وتركيب للحوكمة ودورة تحديث نصف سنوية أولى في 2018، وهذا التحسين الكبير في 2019) يجسد واقعًا شائعًا في المنظمات التقنية الكبيرة. إذ يجب أن تتطور التصنيفات باستمرار جنبًا إلى جنب مع التغير التنظيمي واحتياجات المفردات التقنية المتبدلة، لا أن تُبنى مرة واحدة وتُترك. فالتصنيف القوي ووسم المحتوى الجيد يجعلان البحث المؤسسي أكثر فعالية بشكل ملموس عبر تركيز النتائج على المحتوى وثيق الصلة فعلًا بموضوع المستخدم، وعبر دمج المرادفات والاختصارات والمصطلحات ذات الصلة بحيث يمكن العثور على المحتوى بصرف النظر عن الطريقة التي يُشار بها إليه.

الوضع الراهن

واصل هذا المشروع أعمال التصنيف السابقة لدى NYPA مع التركيز على مواصلة تحسين التصنيف ومحرك التصنيف، إلى جانب إجراءات حوكمة التصنيف، بما يعكس التغيرات في الأعمال والهياكل التنظيمية الجديدة والحاجة إلى تصنيف أكثر تفصيلًا في بعض المجالات التقنية.

• التغير التنظيمي وتغير الأعمال تجاوزا التصنيف القائم. كانت الهياكل التنظيمية الجديدة والتحولات في الأعمال تعني أن نموذج تصنيف NYPA لم يعد يعكس تمامًا كيفية تنظيم الشركة فعليًا.
• مجالات تقنية معينة احتاجت إلى تفاصيل تصنيف أعمق جوهريًا. احتاجت مصطلحات الهندسة وأنواع التقارير وغيرها من محتوى Utility Operations إلى مستوى من التفصيل لم يُبنَ التصنيف السابق لأجله.
• مسارات البحث والتصفح داخل Utility Operations لم تطابق طريقة بحث المستخدمين الفعلية. لم تكن البنية القائمة، لا سيما داخل Utility Operations، متوائمة جيدًا مع الطريقة التي يبحث بها المستخدمون فعلًا عن المحتوى الهندسي والتقني ويتصفحونه.
• مصادر مفردات مؤسسية قيّمة ظلت غير مدمجة. كان المسرد المؤسسي لدى NYPA ومصطلحات الخبرة وقوائم البادئات القياسية للمستندات موجودة لكنها لم تكن قد أُدمجت بعد في تغطية المرادفات والاختصارات في التصنيف، ما ترك فجوات معروفة فيما يستطيع محرك البحث مطابقته.
• أي تغييرات كان يجب التحقق منها على النطاق التشغيلي الفعلي. نظرًا لحجم مستندات NYPA الهائل الموزع على مواقع ومكتبات SharePoint عديدة، كان يجب إثبات فعالية تغييرات التصنيف عمليًا، لا مجرد صحتها في محرر التصنيف.

• تحديث تصنيف NYPA ليعكس تغيرات الأعمال والهياكل التنظيمية الجديدة.
• تقديم تصنيف أكثر تفصيلًا في مجالات تقنية محددة.
• تحسين المواءمة بين بنية التصنيف وسلوك البحث والتصفح الفعلي للمستخدمين.
• إثراء تغطية المرادفات والاختصارات باستخدام مصادر المفردات المؤسسية القائمة.
• توسيع قواعد التصنيف في Semaphore وتحسينها لأداء أفضل.
• إضفاء الطابع الرسمي على حوكمة التصنيف بوصفها إجراءً رسميًا معتمدًا لدى NYPA وتدريب فريق إدارة المعرفة في NYPA.

كيف هيكلت Iknow العمل

انتقلت Iknow من المراجعة على مستوى الأقسام، مرورًا بإعادة هيكلة التصنيف وإثراء المفردات، إلى اكتشاف المصطلحات المستند إلى المستندات، وتوسيع قواعد التصنيف، والاختبار واسع النطاق، وأخيرًا توثيق الحوكمة والتدريب.

الأنشطة والقرارات الرئيسية

• المراجعات على مستوى الأقسام. أجرت Iknow مراجعات منظمة مع Environmental Operations وHealth and Safety وESS وTechnical Compliance وغيرها من مجالات Utility Operations، مع تركيز خاص على موضوعات مستندات Tribal Enterprise Lessons and Learning (TELL)، بما أرسى تحديث التصنيف على المحتوى والمصطلحات الفعلية لكل قسم.
• إعادة هيكلة التصنيف. أعادت Iknow هيكلة التصنيف، لا سيما داخل Utility Operations، ليطابق بشكل أوثق مسارات البحث والتصفح المحتملة، وبخاصة لمصطلحات الهندسة وأنواع التقارير.
• دمج المفردات. دمجت Iknow المسرد المؤسسي لدى NYPA ومصطلحات الخبرة وقوائم البادئات القياسية للمستندات لزيادة إثراء مصطلحات المرادفات والاختصارات في التصنيف.
• اكتشاف المصطلحات المستند إلى المستندات. أجرت Iknow مراجعات مفصلة لـ 40 مستندًا تقنيًا من مستندات «الدروس المستفادة»، مطبقةً عليها تصنيفًا أوليًا لتحديد مصطلحات وعلاقات جديدة محتملة للتصنيف.
• توسيع قواعد التصنيف. راجعت Iknow قواعد التصنيف في Semaphore ووسعتها لأداء أفضل، بما في ذلك استخدام بيانات وصفية إضافية للموقع ومسار الملف كأدلة تصنيف.
• الاختبار والصقل. أجرت Iknow اختبارات ومراجعات للتصنيف مباشرة في SharePoint، إضافة إلى اختبارات الوحدات باستخدام Classification Analysis Tool من Semaphore، ثم أجرت التعديلات المقابلة على نموذج التصنيف والقواعد، وبشكل أساسي حول المرادفات والاختصارات والترجيح والتجذيع.
• الحوكمة والتدريب. صاغت Iknow وثائق شاملة لحوكمة التصنيف وحررتها، واعتُمدت رسميًا إجراءً معتمدًا لدى NYPA، وقدمت تدريبًا حضوريًا وعن بُعد لفريق إدارة المعرفة في NYPA على أدوات التصنيف والتبويب في Semaphore.

أصحاب المصلحة والتعاون

عملت Iknow عن كثب مع أقسام Environmental Operations وHealth and Safety وESS وTechnical Compliance وغيرها من مجالات Utility Operations في NYPA خلال مرحلة المراجعة، ومع فريق إدارة المعرفة في NYPA طوال المهمة وفي التدريب الذي تلاها.

إعادة هيكلة تصنيف قيد الاستخدام دون التشويش على المستخدمين اليوميين

كان تصنيف NYPA قيد الاستخدام اليومي النشط بالفعل، ما خلق خطرًا حقيقيًا من أن تؤدي التغييرات الهيكلية والعمق التقني المضاف إلى التشويش على المستخدمين الذين يعتمدون عليه. عالجت Iknow ذلك بإرساء كل تغيير هيكلي على مراجعة مباشرة على مستوى الأقسام بدلًا من إعادة تصميم فوقية، وبالتحقق من التغييرات عبر الاختبار في SharePoint وعبر أداة Classification Analysis Tool المخصصة في Semaphore قبل اعتمادها نهائيًا، بما أبقى إعادة الهيكلة مدفوعة بالأدلة لا بالتخمين.

إثبات التحسن على النطاق التشغيلي الفعلي

كانت إضافة أكثر من 200 مصطلح جديد وما يزيد على 1,200 تغيير آخر تنطوي على خطر أن تبدو صحيحة بمعزل عن السياق دون أن تحسّن النتائج عبر قاعدة مستندات NYPA الفعلية. عالجت Iknow ذلك بتقييم نتائج التصنيف مقابل نحو 4,300 مستند عينة موزعة على 27 موقعًا ومكتبة منفصلة في SharePoint، ثم إجراء تعديلات موجهة على التصنيف والقواعد مستنيرة مباشرة بذلك الاختبار واسع النطاق.

النتائج التشغيلية

• إضافة أكثر من 200 مصطلح جديد إلى التصنيف وإجراء ما يزيد على 1,200 تغيير آخر لدقة تصنيف أكبر، لا سيما في Utility Operations/EHS، وتفاصيل المعدات والمواقع، والمنظمات الخارجية، وأنواع المستندات.
• تقييم نتائج التصنيف على نحو 4,300 مستند عينة عبر 27 موقعًا ومكتبة في SharePoint.
• مراجعة 40 مستندًا تقنيًا من مستندات «الدروس المستفادة» بالتفصيل لاستخراج مصطلحات وعلاقات جديدة للتصنيف، وإجراء مراجعات على مستوى الأقسام عبر خمسة مجالات وظيفية متمايزة في NYPA.

النتائج الاستراتيجية والتنظيمية

استنادًا إلى اختباراتها واسعة النطاق، نفذت Iknow تغييرات في التصنيف والقواعد حسّنت مباشرة نتائج التصنيف عبر قاعدة محتوى NYPA. كما سلّمت المهمة وثائق رسمية لحوكمة التصنيف اعتُمدت إجراءً رسميًا لدى NYPA، بما منح NYPA عملية مؤسسية دائمة بدلًا من ممارسة غير رسمية، إلى جانب تدريب حضوري وعن بُعد بنى قدرة داخلية دائمة لدى فريق إدارة المعرفة في NYPA.

الزمن حتى تحقق الأثر

أكملت Iknow التحسين خلال المهمة الممتدة 12 شهرًا، في ثالث سنة متتالية من دعم Iknow لبرنامج التصنيف لدى NYPA، بما يعكس شراكة متعددة السنوات مستدامة لا مشروعًا لمرة واحدة.

المهارات الأساسية

• تحسين التصنيفات وإعادة هيكلتها
• هندسة قواعد التصنيف الآلي
• توثيق حوكمة التصنيف
• تدريب فرق إدارة المعرفة وتمكينها

الأساليب والأطر

• منهجية مراجعة التصنيف المرتكزة على الأقسام
• اكتشاف المصطلحات المستند إلى المستندات
• اختبار التصنيف والتحقق منه على نطاق واسع
• البيانات الوصفية للموقع ومسار الملف كأدلة تصنيف

التقنيات والأدوات

• Smartlogic Semaphore (نموذج التصنيف، وقواعد التصنيف، وClassification Analysis Tool)
• SharePoint (منصة المحتوى والاختبار في السياق)
• دمج المسرد المؤسسي والبادئات القياسية للمستندات