Sostener la calidad de búsqueda a gran escala: una segunda mejora de la taxonomía para NYPA.

Sobre el cliente

NYPA es la entidad estatal responsable de la generación, transmisión y distribución de energía eléctrica en todo el estado de Nueva York, y una de las organizaciones de este tipo más grandes del país. Iknow había apoyado previamente a NYPA en 2017 y 2018 con el desarrollo inicial de su taxonomía empresarial y su capacidad de búsqueda, construidas sobre SharePoint 2013 y Smartlogic Semaphore.

Contexto del sector

Las taxonomías empresariales nunca son una construcción de una sola vez. La propia historia de NYPA a lo largo de tres proyectos sucesivos con Iknow (una construcción inicial de taxonomía y búsqueda en 2017, la instalación de la gobernanza y el primer ciclo de actualización semestral en 2018, y esta mejora significativa de 2019) ilustra una realidad común en las grandes organizaciones técnicas. Las taxonomías deben evolucionar continuamente junto con el cambio organizacional y las necesidades cambiantes de vocabulario técnico, no simplemente construirse una vez y abandonarse. Una taxonomía y un etiquetado de contenido sólidos hacen que la búsqueda empresarial sea sustancialmente más eficaz al centrar los resultados en el contenido genuinamente relevante para el tema del usuario y al incorporar sinónimos, acrónimos y términos relacionados para que el contenido pueda encontrarse sin importar cómo se lo denomine.

Situación actual

Este proyecto dio continuidad al trabajo previo de taxonomía de NYPA con el foco en seguir mejorando la taxonomía y el motor de clasificación, junto con los procedimientos de gobernanza de la taxonomía, reflejando los cambios en el negocio, las nuevas estructuras organizacionales y la necesidad de una clasificación más detallada en algunas áreas técnicas.

• El cambio organizacional y de negocio había dejado atrás a la taxonomía existente. Las nuevas estructuras organizacionales y los cambios en el negocio hacían que el modelo de taxonomía de NYPA ya no reflejara plenamente cómo estaba organizada realmente la compañía.
• Ciertas áreas técnicas necesitaban un detalle de clasificación sustancialmente mayor. La terminología de ingeniería, los tipos de informes y otro contenido de Utility Operations requerían un nivel de granularidad para el que la taxonomía anterior no había sido construida.
• Las rutas de búsqueda y navegación dentro de Utility Operations no coincidían con cómo buscaban realmente los usuarios. La estructura existente, en particular dentro de Utility Operations, no estaba bien alineada con la forma en que los usuarios buscaban y navegaban realmente el contenido técnico y de ingeniería.
• Fuentes valiosas de vocabulario empresarial seguían sin integrarse. El Glosario corporativo de NYPA, los términos de pericia y las listas de prefijos estándar de documentos existían, pero aún no se habían incorporado a la cobertura de sinónimos y acrónimos de la taxonomía, dejando brechas conocidas en lo que el motor de búsqueda podía relacionar.
• Cualquier cambio debía validarse a escala operativa real. Dado el enorme volumen documental de NYPA repartido en muchos sitios y bibliotecas de SharePoint, los cambios en la taxonomía debían demostrarse eficaces en la práctica, no solo correctos en el editor de taxonomías.

• Actualizar la taxonomía de NYPA para reflejar los cambios del negocio y las nuevas estructuras organizacionales.
• Ofrecer una clasificación más detallada en áreas técnicas específicas.
• Mejorar la alineación entre la estructura de la taxonomía y el comportamiento real de búsqueda y navegación de los usuarios.
• Enriquecer la cobertura de sinónimos y acrónimos usando las fuentes de vocabulario empresarial existentes.
• Ampliar y mejorar las reglas de clasificación de Semaphore para un mejor desempeño.
• Formalizar la gobernanza de la taxonomía como Procedimiento oficial de NYPA y formar al equipo de KM de NYPA.

Cómo estructuró Iknow el trabajo

Iknow avanzó desde la revisión departamental, pasando por la reestructuración de la taxonomía y el enriquecimiento del vocabulario, hasta el descubrimiento de términos basado en documentos, la ampliación de las reglas de clasificación, las pruebas a gran escala y, finalmente, la documentación de gobernanza y la formación.

Actividades y decisiones clave

• Revisiones departamentales. Iknow realizó revisiones estructuradas con Environmental Operations, Health and Safety, ESS, Technical Compliance y otras áreas de Utility Operations, con especial atención a los temas de los documentos Tribal Enterprise Lessons and Learning (TELL), fundamentando la actualización de la taxonomía en el contenido y la terminología reales de cada departamento.
• Reestructuración de la taxonomía. Iknow reestructuró la taxonomía, especialmente dentro de Utility Operations, para ajustarla más estrechamente a las posibles rutas de búsqueda y navegación, en particular para la terminología de ingeniería y los tipos de informes.
• Integración de vocabulario. Iknow integró el Glosario corporativo de NYPA, los términos de pericia y las listas de prefijos estándar de documentos para enriquecer aún más los términos de sinónimos y acrónimos de la taxonomía.
• Descubrimiento de términos basado en documentos. Iknow realizó revisiones detalladas de 40 documentos técnicos de “lecciones aprendidas”, usando una clasificación en borrador sobre ellos para identificar posibles nuevos términos y relaciones para la taxonomía.
• Ampliación de las reglas de clasificación. Iknow revisó y amplió las reglas de clasificación de Semaphore para un mejor desempeño, incluyendo el uso de metadatos adicionales de sitio y ruta de archivo como evidencia de clasificación.
• Pruebas y refinamiento. Iknow realizó pruebas y revisiones de clasificación directamente en SharePoint, además de pruebas unitarias con la Classification Analysis Tool de Semaphore, y luego hizo los ajustes correspondientes en el modelo de taxonomía y las reglas, principalmente en torno a sinónimos y acrónimos, ponderación y lematización.
• Gobernanza y formación. Iknow redactó y editó una documentación integral de Gobernanza de la Taxonomía, que fue adoptada formalmente como Procedimiento oficial de NYPA, e impartió formación presencial y remota al equipo de KM de NYPA sobre las herramientas de taxonomía y clasificación de Semaphore.

Partes interesadas y colaboración

Iknow trabajó estrechamente con los departamentos de Environmental Operations, Health and Safety, ESS, Technical Compliance y otras áreas de Utility Operations de NYPA durante la fase de revisión, y con el equipo de KM de NYPA a lo largo de todo el proyecto y su formación posterior.

Reestructurar una taxonomía en producción sin perturbar a los usuarios diarios

La taxonomía de NYPA ya estaba en uso diario activo, lo que creaba un riesgo real de que los cambios estructurales y la mayor profundidad técnica perturbaran a los usuarios que dependían de ella. Iknow lo abordó fundamentando cada cambio estructural en la revisión departamental directa en lugar de un rediseño de arriba hacia abajo, y validando los cambios tanto mediante pruebas en SharePoint como con la Classification Analysis Tool dedicada de Semaphore antes de darlos por definitivos, manteniendo la reestructuración guiada por evidencia y no por especulación.

Demostrar la mejora a escala operativa real

Añadir más de 200 términos nuevos y más de 1,200 cambios adicionales corría el riesgo de parecer correcto de forma aislada sin mejorar los resultados en la base documental real de NYPA. Iknow lo abordó evaluando los resultados de clasificación contra aproximadamente 4,300 documentos de muestra repartidos en 27 sitios y bibliotecas distintos de SharePoint, y realizando después ajustes puntuales de taxonomía y reglas directamente informados por esas pruebas a gran escala.

Resultados operativos

• Se añadieron más de 200 términos nuevos a la taxonomía y se realizaron más de 1,200 cambios adicionales para una mayor precisión de clasificación, especialmente en Utility Operations/EHS, el detalle de equipos y ubicaciones, las organizaciones externas y los tipos de documentos.
• Se evaluaron los resultados de clasificación sobre aproximadamente 4,300 documentos de muestra en 27 sitios y bibliotecas de SharePoint.
• Se revisaron en detalle 40 documentos técnicos de “lecciones aprendidas” para hacer aflorar nuevos términos y relaciones de la taxonomía, y se realizaron revisiones departamentales en cinco áreas funcionales distintas de NYPA.

Resultados estratégicos y organizacionales

Sobre la base de sus pruebas a gran escala, Iknow implementó cambios en la taxonomía y las reglas que mejoraron directamente los resultados de clasificación en toda la base de contenido de NYPA. El proyecto también entregó documentación formal de Gobernanza de la Taxonomía, adoptada como Procedimiento oficial de NYPA, dando a NYPA un proceso duradero e institucionalizado en lugar de una práctica informal, junto con formación presencial y remota que construyó una capacidad interna duradera en el equipo de KM de NYPA.

Tiempo hasta el impacto

Iknow completó la mejora dentro del proyecto de 12 meses, marcando el tercer año consecutivo de apoyo de Iknow al programa de taxonomía de NYPA y reflejando una alianza sostenida de varios años en lugar de un proyecto puntual.

Competencias principales

• Mejora y reestructuración de taxonomías
• Ingeniería de reglas de autoclasificación
• Documentación de gobernanza de taxonomías
• Formación y habilitación de equipos de KM

Métodos y marcos

• Metodología de revisión de taxonomías fundamentada en los departamentos
• Descubrimiento de términos basado en documentos
• Pruebas y validación de clasificación a gran escala
• Metadatos de sitio y ruta de archivo como evidencia de clasificación

Tecnologías y herramientas

• Smartlogic Semaphore (modelo de taxonomía, reglas de clasificación, Classification Analysis Tool)
• SharePoint (plataforma de contenido y pruebas en contexto)
• Integración del Glosario corporativo y de los prefijos estándar de documentos