Garder les connaissances à jour : gouvernance et enrichissement de la taxonomie pour la New York Power Authority.

À Propos du Client

La NYPA, la plus grande organisation publique d'électricité d'un État aux États-Unis, exploitait 16 installations de production d'électricité et plus de 1,400 milles-circuits de lignes de transport au moment de cette mission, gérant ses contenus dans deux systèmes principaux : OpenText Content Server et Microsoft SharePoint. La mission précédente de Iknow avait construit la première taxonomie d'entreprise de la NYPA et une expérience de recherche unifiée sur les deux systèmes à l'aide de la plateforme Semaphore de Smartlogic ; ce projet de suite a repris le travail là où il s'était arrêté.

Contexte Sectoriel

Les taxonomies d'entreprise sont un actif notoirement périssable : la construction initiale bénéficie généralement d'un investissement et d'une attention significatifs, mais sans processus de gouvernance actif et récurrent, les vocabulaires se décalent du langage métier en évolution, et la précision et le rappel de l'autoclassification se dégradent en conséquence. Une cadence de mise à jour définie, généralement semestrielle ou annuelle, associée à une revue formelle par des experts métier, est largement considérée comme la meilleure pratique pour pérenniser les taxonomies d'entreprise dans le temps, précisément parce qu'elle oblige les organisations à traiter la gestion de la taxonomie comme une discipline opérationnelle continue plutôt que comme un livrable de projet ponctuel.

Situation Actuelle

La NYPA a fait appel à Iknow spécifiquement pour revoir sa taxonomie d'entreprise initiale à la lumière d'une année de retours accumulés, installer un modèle de gouvernance pour la gestion future de la taxonomie et mener le premier cycle de mises à jour semestrielles de l'ontologie et des règles dans Semaphore, poursuivant ainsi le travail de gestion de la taxonomie entamé lors de la mission précédente de Iknow.

• Une dérive de la taxonomie après le déploiement initial. Une année d'utilisation réelle a fait remonter des retours et de nouvelles exigences, en particulier un vocabulaire technique détaillé pour l'expertise et les retours d'expérience dans l'environnement des centrales de production, que la taxonomie d'origine d'environ 1,100 termes n'avait pas été conçue pour capturer.
• Aucun processus de gouvernance formel et reproductible. La mission d'origine avait construit la taxonomie elle-même, mais la NYPA ne disposait d'aucun processus permanent pour la revoir, l'approuver et la mettre à jour périodiquement, au risque d'une paralysie de la gouvernance ou de modifications ad hoc incontrôlées.
• Un risque d'introduire de nouvelles incohérences en élargissant le vocabulaire. Ajouter de nouveaux termes plus détaillés sans tests rigoureux risquait de provoquer un sur-étiquetage ou un sous-étiquetage systématique susceptible d'éroder discrètement la précision et le rappel de recherche que la NYPA venait de gagner.
• Une reclassification à l'échelle de l'entreprise. Toute mise à jour significative de la taxonomie devait être propagée à l'ensemble de la base de contenus existante de la NYPA, et non simplement appliquée aux nouveaux contenus.

• Revoir la taxonomie d'entreprise actuelle à la lumière d'une année de retours d'utilisateurs et des nouvelles exigences de l'équipe KM.
• Mettre à jour et enrichir la taxonomie, en particulier avec un vocabulaire technique plus approfondi pour l'expertise et les retours d'expérience des centrales de production.
• Valider l'ontologie et les règles d'autoclassification mises à jour par un essai réel avant un déploiement plus large.
• Installer un modèle de gouvernance durable, piloté par les experts métier, pour la gestion semestrielle future de la taxonomie.
• Exécuter le premier cycle complet de mises à jour semestrielles de la NYPA, y compris la reclassification en masse des contenus d'entreprise existants.

Comment Iknow a Structuré la Mission

Iknow a structuré la mission autour de quatre phases allant de la revue de la taxonomie aux tests contrôlés, puis à la gouvernance durable et à la reclassification à grande échelle, en s'appuyant délibérément sur les fondations de gouvernance et les procédures établies lors de la mission d'origine de 2017 plutôt que de repartir de zéro.

Activités et Décisions Clés

• Revue Initiale de la Taxonomie. Iknow a examiné les retours des utilisateurs sur la taxonomie d'entreprise actuelle ainsi que les nouvelles exigences que l'équipe KM avait élaborées depuis la clôture du projet précédent, avec une attention particulière portée à un vocabulaire technique plus détaillé pour décrire l'expertise et les retours d'expérience dans l'environnement des centrales de production. Iknow a réalisé une classification manuelle préliminaire des nouveaux contenus par rapport au vocabulaire proposé, puis a mis en œuvre des projets de mises à jour et d'ajouts à la taxonomie prêts à être examinés par les experts métier de la NYPA.
• Essai d'Autoclassification des Nouveaux Contenus. Pour tester la nouvelle ontologie et les règles avant un déploiement plus large, Iknow a mené une autoclassification d'essai portant sur des contenus de bonnes pratiques, de retours d'expérience et d'expertise, en utilisant les résultats pour affiner l'ontologie, en particulier les libellés alternatifs et les autres valeurs de preuve, ainsi que les règles de classification selon les besoins.
• Lancement du Nouveau Processus de Gouvernance de l'Ontologie. Iknow a aidé la NYPA à préparer et à exécuter le nouveau modèle de gouvernance, en particulier les sessions de revue avec les experts métier de chaque département de la NYPA. Ces sessions ont servi à discuter et à approuver les modifications recommandées de la taxonomie et à examiner les résultats de l'autoclassification à la recherche de tout sur-étiquetage ou sous-étiquetage systématique, en développant des stratégies de correction lorsque nécessaire.
• Reclassification en Masse des Contenus d'Entreprise. Comme lors de la mission précédente, Iknow a contribué à la planification et au lancement des traitements de reclassification en masse appliquant la taxonomie et le jeu de règles mis à jour à l'ensemble des contenus d'entreprise existants de la NYPA, puis a procédé à une revue finale des résultats.

Parties Prenantes et Collaboration

Iknow a travaillé en étroite collaboration avec l'équipe KM de la NYPA tout au long de la mission, ainsi qu'avec les experts métier de chaque département de la NYPA, qui ont examiné et approuvé les modifications de la taxonomie et aidé à valider les résultats de l'autoclassification au regard des connaissances opérationnelles réelles.

Enrichir une Taxonomie Vivante et Déjà Adoptée Sans Perturber les Utilisateurs

Les employés de la NYPA s'étaient déjà adaptés à la structure de la taxonomie d'origine, et un enrichissement mal testé risquait de dérouter les utilisateurs ou de dégrader la qualité de recherche sur laquelle ils avaient appris à compter. Iknow y a répondu par une approche brouillon-puis-validation : classifier d'abord manuellement les nouveaux contenus par rapport aux ajouts proposés, puis mener une autoclassification d'essai spécifiquement destinée à vérifier le comportement des nouveaux termes et règles sur des contenus réels avant de toucher à la production, détectant les problèmes de sur-étiquetage et de sous-étiquetage dans un environnement de test sûr.

Bâtir un Processus de Gouvernance que la NYPA Pouvait Faire Fonctionner Seule

Un modèle de gouvernance que seul Iknow pourrait opérer n'aurait fait que recréer la dépendance que la mission devait résoudre. Iknow y a répondu en structurant les sessions de gouvernance explicitement autour des propres experts métier départementaux de la NYPA, chargés d'examiner et d'approuver les modifications, et en réutilisant les mêmes procédures établies lors de la mission d'origine, compilation des listes de termes candidats, revues de groupe, mises à jour en environnement de développement et tests, donnant à la NYPA un mode opératoire reproductible plutôt qu'un autre livrable ponctuel.

Résultats Opérationnels

• Mise à jour de plus de 1,000 des quelque 1,100 termes d'origine de la taxonomie, y compris des modifications de hiérarchie et de regroupement et des mises à jour de synonymes et d'acronymes.
• Ajout de 380 nouveaux termes pour des concepts plus spécifiques dont l'utilité pour la recherche a été démontrée, élaborés au fil de multiples revues avec les experts métier et l'équipe KM, de simulations de recherche et de tests de classification.
• Achèvement du premier cycle semestriel complet de mise à jour de la NYPA et de la reclassification en masse des contenus d'entreprise dans le cadre du modèle de gouvernance nouvellement installé.

Résultats Stratégiques et Organisationnels

Au-delà de l'enrichissement de la taxonomie lui-même, la mission a doté la NYPA d'un processus de gouvernance éprouvé, piloté par les experts métier, qu'elle peut utiliser à chaque cycle de mise à jour futur sans dépendre d'un soutien de conseil externe pour la maintenance courante. La taxonomie enrichie devrait encore améliorer la précision et le rappel des outils de recherche d'entreprise de la NYPA, ainsi que la navigation et la découverte de contenus pour les utilisateurs de toute l'organisation.

Délai d'Impact

Iknow a achevé les quatre phases dans le cadre de la mission de 12 mois, menant à son terme le premier cycle semestriel complet de gouvernance et de mise à jour de la NYPA avant la clôture de la mission, ce qui signifie que le nouveau modèle de gouvernance a été éprouvé dans la pratique, et pas seulement conçu sur le papier.

Compétences Clés

• Gestion de Taxonomies et d'Ontologies
• Conception de la Gouvernance des Contenus d'Entreprise
• Réglage de l'Autoclassification et Assurance Qualité
• Optimisation de la Précision et du Rappel de Recherche

Méthodes et Cadres de Référence

• Méthodologie de revue de gouvernance pilotée par les experts métier
• Approche d'enrichissement de taxonomie brouillon-puis-validation
• Tests d'autoclassification d'essai
• Planification et exécution de reclassifications en masse

Technologies et Outils

• Smartlogic Semaphore (gestion d'ontologies et autoclassification)
• Outils de recherche SharePoint 2013
• OpenText Content Server