Mantener el conocimiento al día: gobernanza y enriquecimiento de la taxonomía para la New York Power Authority.

Acerca del Cliente

NYPA, la mayor organización pública estatal de energía de los Estados Unidos, operaba 16 instalaciones de generación de electricidad y más de 1,400 millas de circuito de líneas de transmisión en el momento de este proyecto, gestionando contenidos en dos sistemas principales: OpenText Content Server y Microsoft SharePoint. El proyecto anterior de Iknow había construido la primera taxonomía empresarial de NYPA y una experiencia de búsqueda unificada en ambos sistemas utilizando la plataforma Semaphore de Smartlogic; este proyecto de continuación retomó el trabajo donde aquel lo había dejado.

Contexto del Sector

Las taxonomías empresariales son un activo notoriamente perecedero: la construcción inicial suele recibir una inversión y una atención significativas, pero sin un proceso de gobernanza activo y recurrente, los vocabularios se desalinean del lenguaje de negocio en evolución, y la precisión y la exhaustividad de la autoclasificación se degradan como consecuencia. Una cadencia de actualización definida (habitualmente semestral o anual), combinada con una revisión formal por expertos en la materia, se considera ampliamente la mejor práctica para sostener las taxonomías empresariales a lo largo del tiempo, precisamente porque obliga a las organizaciones a tratar la gestión de la taxonomía como una disciplina operativa continua y no como un entregable de proyecto único.

Situación Actual

NYPA contrató a Iknow específicamente para revisar su taxonomía empresarial inicial a la luz de un año de comentarios acumulados, instalar un modelo de gobernanza para la gestión futura de la taxonomía y llevar a cabo la primera ronda de actualizaciones semestrales de la ontología y las reglas dentro de Semaphore, dando continuidad al trabajo de gestión de la taxonomía iniciado en el proyecto anterior de Iknow.

• Deriva de la taxonomía tras el despliegue inicial. Un año de uso real sacó a la luz comentarios y nuevos requisitos (en particular, vocabulario técnico detallado para la experiencia y las lecciones aprendidas en el entorno de las plantas de generación) que la taxonomía original de aproximadamente 1,100 términos no se había construido para capturar.
• Sin un proceso de gobernanza formal y repetible. El proyecto original había construido la taxonomía en sí, pero NYPA no contaba con un proceso permanente para revisarla, aprobarla y actualizarla periódicamente en adelante, con el riesgo de caer en la parálisis de gobernanza o en cambios ad hoc sin control.
• Riesgo de introducir nuevas inconsistencias al ampliar el vocabulario. Añadir términos nuevos y más detallados sin pruebas cuidadosas suponía el riesgo de un etiquetado sistemático excesivo o insuficiente que podía erosionar silenciosamente la precisión y la exhaustividad de búsqueda que NYPA acababa de ganar.
• Reclasificación a escala de toda la empresa. Cualquier actualización significativa de la taxonomía debía propagarse a toda la base de contenidos existente de NYPA, no solo aplicarse al contenido nuevo en adelante.

• Revisar la taxonomía empresarial actual frente a un año de comentarios de usuarios y nuevos requisitos del equipo de KM.
• Actualizar y ampliar la taxonomía, en particular con un vocabulario técnico más profundo para la experiencia y las lecciones aprendidas de las plantas de generación.
• Validar la ontología y las reglas de autoclasificación actualizadas mediante una prueba real antes de un despliegue más amplio.
• Instalar un modelo de gobernanza duradero, impulsado por los expertos en la materia, para la gestión semestral futura de la taxonomía.
• Ejecutar la primera ronda completa de actualizaciones semestrales de NYPA, incluida la reclasificación masiva del contenido empresarial existente.

Cómo Estructuró Iknow el Trabajo

Iknow estructuró el proyecto en torno a cuatro fases que avanzaron desde la revisión de la taxonomía, a las pruebas controladas, a la gobernanza duradera y a la reclasificación a gran escala, apoyándose deliberadamente en la base de gobernanza y los procedimientos establecidos durante el proyecto original de 2017 en lugar de partir de cero.

Actividades y Decisiones Clave

• Revisión Inicial de la Taxonomía. Iknow revisó los comentarios de los usuarios sobre la taxonomía empresarial actual junto con los nuevos requisitos que el equipo de KM había desarrollado desde el cierre del proyecto anterior, con especial atención a un vocabulario técnico más detallado para describir la experiencia y las lecciones aprendidas en el entorno de las plantas de generación. Iknow realizó un borrador de clasificación manual del contenido nuevo frente al vocabulario propuesto y, a continuación, implementó borradores de actualizaciones y adiciones a la taxonomía listos para la revisión de los expertos en la materia de NYPA.
• Prueba de Autoclasificación del Contenido Nuevo. Para probar la nueva ontología y las reglas antes de un despliegue más amplio, Iknow ejecutó una autoclasificación de prueba con contenido de mejores prácticas, lecciones aprendidas y experiencia, utilizando los resultados para refinar la ontología (especialmente las etiquetas alternativas y otros valores de evidencia) y las reglas de clasificación según fuera necesario.
• Puesta en Marcha del Nuevo Proceso de Gobernanza de la Ontología. Iknow ayudó a NYPA a preparar y ejecutar el nuevo modelo de gobernanza, en particular las sesiones de revisión con expertos en la materia de cada departamento de NYPA. Estas sesiones se utilizaron para debatir y aprobar los cambios recomendados de la taxonomía y para revisar los resultados de la autoclasificación en busca de cualquier etiquetado sistemático excesivo o insuficiente, desarrollando estrategias de corrección cuando fue necesario.
• Reclasificación Masiva del Contenido Empresarial. Al igual que en el proyecto anterior, Iknow ayudó a planificar e iniciar los trabajos de reclasificación masiva que aplicaron la taxonomía y el conjunto de reglas actualizados a todo el contenido empresarial existente de NYPA, y a continuación realizó una revisión final de los resultados.

Partes Interesadas y Colaboración

Iknow trabajó estrechamente con el equipo de KM de NYPA durante todo el proyecto, junto con expertos en la materia de cada departamento de NYPA que revisaron y aprobaron los cambios de la taxonomía y ayudaron a validar los resultados de la autoclasificación frente al conocimiento operativo real.

Ampliar una Taxonomía Viva y Ya Adoptada Sin Perturbar a los Usuarios

Los empleados de NYPA ya se habían adaptado a la estructura de la taxonomía original, y una ampliación mal probada corría el riesgo de confundir a los usuarios o de degradar la calidad de búsqueda en la que habían llegado a confiar. Iknow lo abordó con un enfoque de borrador y validación: primero clasificando manualmente el contenido nuevo frente a las adiciones propuestas, y ejecutando después una autoclasificación de prueba específicamente para comprobar cómo se comportaban los nuevos términos y reglas con contenido real antes de tocar producción, detectando los problemas de etiquetado excesivo e insuficiente mientras aún se estaba en un entorno de pruebas seguro.

Construir un Proceso de Gobernanza que NYPA Pudiera Operar de Forma Independiente

Un modelo de gobernanza que solo Iknow pudiera operar simplemente recrearía la dependencia que el proyecto pretendía resolver. Iknow lo abordó estructurando las sesiones de gobernanza explícitamente en torno a los propios expertos departamentales de NYPA, que revisaban y aprobaban los cambios, y reutilizando los mismos procedimientos establecidos en el proyecto original (compilación de listas de términos candidatos, revisiones en grupo, actualizaciones en el entorno de desarrollo y pruebas), dando a NYPA un manual repetible en lugar de otro entregable único.

Resultados Operativos

• Actualización de más de 1,000 de los aproximadamente 1,100 términos originales de la taxonomía, incluidos cambios de jerarquía y agrupación y actualizaciones de sinónimos y acrónimos.
• Adición de 380 términos nuevos para conceptos más específicos que demostraron ser útiles para la búsqueda, desarrollados a través de múltiples revisiones con los expertos en la materia y el equipo de KM, simulaciones de búsqueda y pruebas de clasificación.
• Finalización del primer ciclo semestral completo de actualización de NYPA y de la reclasificación masiva del contenido empresarial bajo el modelo de gobernanza recién instalado.

Resultados Estratégicos y Organizativos

Más allá del propio enriquecimiento de la taxonomía, el proyecto dio a NYPA un proceso de gobernanza probado e impulsado por sus expertos en la materia, que puede utilizar en cada ciclo de actualización futuro sin depender de apoyo consultor externo para el mantenimiento rutinario. Se espera que la taxonomía enriquecida mejore aún más la precisión y la exhaustividad de las herramientas de búsqueda empresarial de NYPA, junto con una navegación y un descubrimiento de contenidos mejorados para los usuarios de toda la organización.

Tiempo Hasta el Impacto

Iknow completó las cuatro fases dentro del proyecto de 12 meses, llevando el primer ciclo semestral completo de gobernanza y actualización de NYPA hasta su término antes del cierre del proyecto, lo que significa que el nuevo modelo de gobernanza quedó probado en la práctica, no solo diseñado sobre el papel.

Competencias Principales

• Gestión de Taxonomías y Ontologías
• Diseño de Gobernanza de Contenidos Empresariales
• Ajuste de Autoclasificación y Aseguramiento de Calidad
• Optimización de la Precisión y la Exhaustividad de Búsqueda

Métodos y Marcos de Trabajo

• Metodología de revisión de gobernanza impulsada por expertos en la materia
• Enfoque de ampliación de taxonomía con borrador y validación
• Pruebas de autoclasificación piloto
• Planificación y ejecución de reclasificaciones masivas

Tecnologías y Herramientas

• Smartlogic Semaphore (gestión de ontologías y autoclasificación)
• Herramientas de búsqueda de SharePoint 2013
• OpenText Content Server