إبقاء المعرفة محدثة: حوكمة التصنيف وإثراؤه لهيئة New York Power Authority.
هيئة الطاقة في نيويورك (New York Power Authority) · القطاع الحكومي
إرساء نموذج مستدام لحوكمة الأنطولوجيا وتوسيع التصنيف المؤسسي لدى NYPA
الملخص التنفيذي
استنادًا إلى أعمال Iknow السابقة في إرساء التصنيف المؤسسي لدى NYPA وقدرة البحث القائمة على Smartlogic Semaphore، استعانت New York Power Authority (NYPA) بـ Iknow مرة أخرى للحفاظ على حداثة هذا الاستثمار واستدامته. فقد أوضح عام من الملاحظات الفعلية للمستخدمين والمتطلبات الجديدة من فريق إدارة المعرفة في NYPA، ولا سيما الحاجة إلى مفردات تقنية أكثر تفصيلًا لوصف الخبرة والدروس المستفادة في بيئة محطات التوليد، أن التصنيف الأصلي كان بحاجة إلى عملية تحديث منظمة، لا إلى ترقيعات متفرقة.
قادت Iknow جهة NYPA عبر مشروع من أربع مراحل: مراجعة التصنيف وتوسيعه، والتحقق من صحة الأنطولوجيا والقواعد المحدثة من خلال تصنيف آلي تجريبي، وإرساء عملية حوكمة رسمية مبنية حول خبراء NYPA المتخصصين أنفسهم، وتنفيذ أول جولة كاملة لدى NYPA من التحديثات نصف السنوية وإعادة التصنيف الجماعي. ومن أصل التصنيف الأصلي البالغ نحو 1,100 مصطلح، جرى تحديث أكثر من 1,000 مصطلح وإضافة 380 مصطلحًا جديدًا، مما منح NYPA تصنيفًا أكثر ثراءً، وبالقدر نفسه من الأهمية، نموذج حوكمة دائمًا يمكنها تشغيله بنفسها في كل دورة تحديث مستقبلية.
الخلفية والسياق
نبذة عن العميل
كانت NYPA، أكبر مؤسسة كهرباء عامة تابعة لولاية في الولايات المتحدة، تشغّل وقت هذا المشروع 16 منشأة لتوليد الكهرباء وأكثر من 1,400 ميل دارة من خطوط النقل، وتدير المحتوى عبر نظامين رئيسيين هما OpenText Content Server وMicrosoft SharePoint. وكان مشروع Iknow السابق قد بنى أول تصنيف مؤسسي لدى NYPA وتجربة بحث موحدة عبر النظامين باستخدام منصة Semaphore من Smartlogic؛ وقد استأنف هذا المشروع اللاحق العمل من حيث توقف.
سياق القطاع
التصنيفات المؤسسية أصل معروف بقابليته للتقادم: فالبناء الأولي يحظى عادة باستثمار واهتمام كبيرين، لكن من دون عملية حوكمة نشطة ومتكررة تنجرف المفردات بعيدًا عن لغة الأعمال المتطورة، وتتدهور نتيجة لذلك دقة التصنيف الآلي واستدعاؤه. ويُعد اعتماد إيقاع تحديث محدد، نصف سنوي أو سنوي في العادة، مقترنًا بمراجعة رسمية من الخبراء المتخصصين، من أفضل الممارسات المعترف بها على نطاق واسع لاستدامة التصنيفات المؤسسية بمرور الوقت، وذلك تحديدًا لأنه يجبر المنظمات على التعامل مع إدارة التصنيف بوصفها انضباطًا تشغيليًا مستمرًا لا مخرجًا لمشروع لمرة واحدة.
الوضع الراهن
استعانت NYPA بـ Iknow تحديدًا لمراجعة تصنيفها المؤسسي الأولي في ضوء عام من الملاحظات المتراكمة، وتركيب نموذج حوكمة لإدارة التصنيف مستقبلًا، وتنفيذ الجولة الأولى من التحديثات نصف السنوية للأنطولوجيا والقواعد داخل Semaphore، استمرارًا لأعمال إدارة التصنيف التي بدأت في مشروع Iknow السابق.
المشكلة / التحدي
- انحراف التصنيف بعد النشر الأولي. كشف عام من الاستخدام الفعلي عن ملاحظات ومتطلبات جديدة، ولا سيما مفردات تقنية تفصيلية للخبرة والدروس المستفادة في بيئة محطات التوليد، لم يكن التصنيف الأصلي البالغ نحو 1,100 مصطلح مبنيًا لالتقاطها.
- غياب عملية حوكمة رسمية قابلة للتكرار. كان المشروع الأصلي قد بنى التصنيف نفسه، لكن NYPA لم يكن لديها عملية قائمة لمراجعته واعتماده وتحديثه دوريًا في المستقبل، مما يهدد إما بشلل الحوكمة أو بتغييرات عشوائية غير منضبطة.
- خطر إدخال تناقضات جديدة عند توسيع المفردات. كانت إضافة مصطلحات جديدة أكثر تفصيلًا من دون اختبار متأنٍ تنطوي على خطر وسم مفرط أو ناقص منهجي يمكن أن يقوّض بصمت دقة البحث واستدعاءه اللذين اكتسبتهما NYPA للتو.
- إعادة تصنيف على نطاق المؤسسة بأكملها. كان أي تحديث ذي معنى للتصنيف يحتاج إلى تعميمه على كامل قاعدة المحتوى القائمة لدى NYPA، لا الاكتفاء بتطبيقه على المحتوى الجديد فقط.
أهداف المشروع
- مراجعة التصنيف المؤسسي الحالي في ضوء عام من ملاحظات المستخدمين والمتطلبات الجديدة لفريق إدارة المعرفة.
- تحديث التصنيف وتوسيعه، ولا سيما بمفردات تقنية أعمق لخبرة محطات التوليد ودروسها المستفادة.
- التحقق من صحة الأنطولوجيا وقواعد التصنيف الآلي المحدثة من خلال تجربة فعلية قبل التعميم الأوسع.
- تركيب نموذج حوكمة دائم يقوده الخبراء المتخصصون لإدارة التصنيف نصف السنوية مستقبلًا.
- تنفيذ أول جولة كاملة لدى NYPA من التحديثات نصف السنوية، بما فيها إعادة التصنيف الجماعي للمحتوى المؤسسي القائم.
نهج Iknow
كيف نظّمت Iknow العمل
نظّمت Iknow المشروع حول أربع مراحل انتقلت من مراجعة التصنيف، إلى الاختبار المنضبط، إلى الحوكمة الدائمة، إلى إعادة التصنيف على نطاق كامل، مع البناء المتعمد على أسس الحوكمة والإجراءات التي أُرسيت خلال المشروع الأصلي لعام 2017 بدلًا من البدء من الصفر.
الأنشطة والقرارات الرئيسية
- المراجعة الأولية للتصنيف. راجعت Iknow ملاحظات المستخدمين على التصنيف المؤسسي الحالي إلى جانب المتطلبات الجديدة التي طورها فريق إدارة المعرفة منذ إغلاق المشروع السابق، مع تركيز خاص على مفردات تقنية أكثر تفصيلًا لوصف الخبرة والدروس المستفادة في بيئة محطات التوليد. وأجرت Iknow تصنيفًا يدويًا أوليًا للمحتوى الجديد وفق المفردات المقترحة، ثم نفذت مسودات تحديثات وإضافات للتصنيف جاهزة لمراجعة خبراء NYPA المتخصصين.
- تجربة التصنيف الآلي للمحتوى الجديد. لاختبار الأنطولوجيا والقواعد الجديدة قبل التعميم الأوسع، أجرت Iknow تصنيفًا آليًا تجريبيًا باستخدام محتوى أفضل الممارسات والدروس المستفادة والخبرات، مستخدمة النتائج لصقل الأنطولوجيا، وبخاصة التسميات البديلة وقيم الأدلة الأخرى، وقواعد التصنيف حسب الحاجة.
- إطلاق عملية حوكمة الأنطولوجيا الجديدة. ساعدت Iknow جهة NYPA في إعداد نموذج الحوكمة الجديد وتنفيذه، وبخاصة جلسات المراجعة مع الخبراء المتخصصين من كل إدارة في NYPA. واستُخدمت هذه الجلسات لمناقشة تغييرات التصنيف الموصى بها واعتمادها، ولمراجعة نتائج التصنيف الآلي بحثًا عن أي وسم مفرط أو ناقص منهجي، مع وضع استراتيجيات تصحيح عند الحاجة.
- إعادة التصنيف الجماعي للمحتوى المؤسسي. كما في المشروع السابق، ساعدت Iknow في تخطيط وإطلاق مهام إعادة التصنيف الجماعي التي طبقت التصنيف ومجموعة القواعد المحدثين على المحتوى المؤسسي القائم لدى NYPA بأكمله، ثم أجرت مراجعة نهائية للنتائج.
أصحاب المصلحة والتعاون
عملت Iknow عن كثب مع فريق إدارة المعرفة في NYPA طوال المشروع، إلى جانب الخبراء المتخصصين من كل إدارة في NYPA الذين راجعوا تغييرات التصنيف واعتمدوها وساعدوا في التحقق من نتائج التصنيف الآلي في ضوء المعرفة التشغيلية الفعلية.
التحديات وكيف تغلبت عليها Iknow
توسيع تصنيف حي جرى تبنيه بالفعل من دون إرباك المستخدمين
كان موظفو NYPA قد تأقلموا بالفعل مع بنية التصنيف الأصلي، وكان أي توسيع سيئ الاختبار ينطوي على خطر إرباك المستخدمين أو تدهور جودة البحث التي باتوا يعتمدون عليها. عالجت Iknow ذلك بنهج المسودة ثم التحقق: التصنيف اليدوي للمحتوى الجديد وفق الإضافات المقترحة أولًا، ثم إجراء تصنيف آلي تجريبي مخصص لاختبار سلوك المصطلحات والقواعد الجديدة على محتوى فعلي قبل المساس ببيئة الإنتاج، بما يلتقط مشكلات الوسم المفرط والناقص وهي لا تزال في بيئة اختبار آمنة.
بناء عملية حوكمة تستطيع NYPA تشغيلها باستقلالية
نموذج حوكمة لا تستطيع تشغيله سوى Iknow كان سيعيد ببساطة إنتاج التبعية التي جاء المشروع لحلها. عالجت Iknow ذلك بهيكلة جلسات الحوكمة صراحة حول خبراء NYPA المتخصصين في الإدارات أنفسهم لمراجعة التغييرات واعتمادها، وبإعادة استخدام الإجراءات نفسها التي أُرسيت في المشروع الأصلي، من تجميع قوائم المصطلحات المرشحة، والمراجعات الجماعية، والتحديثات في بيئة التطوير، والاختبار، بما منح NYPA دليل عمل قابلًا للتكرار بدلًا من مخرج آخر لمرة واحدة.
النتائج والأثر
النتائج التشغيلية
- تحديث أكثر من 1,000 مصطلح من مصطلحات التصنيف الأصلية البالغة نحو 1,100، بما في ذلك تغييرات في التسلسل الهرمي والتجميع وتحديثات للمترادفات والاختصارات.
- إضافة 380 مصطلحًا جديدًا لمفاهيم أكثر تحديدًا ثبتت فائدتها للبحث، جرى تطويرها عبر مراجعات متعددة مع الخبراء المتخصصين وفريق إدارة المعرفة ومحاكاات بحث واختبارات تصنيف.
- إتمام أول دورة تحديث نصف سنوية كاملة لدى NYPA وإعادة التصنيف الجماعي للمحتوى المؤسسي في ظل نموذج الحوكمة المركب حديثًا.
النتائج الاستراتيجية والتنظيمية
فيما يتجاوز إثراء التصنيف بحد ذاته، منح المشروع NYPA عملية حوكمة مجربة يقودها الخبراء المتخصصون يمكنها استخدامها في كل دورة تحديث مستقبلية من دون الاعتماد على دعم استشاري خارجي للصيانة الروتينية. ومن المتوقع أن يزيد التصنيف المُثرى من تحسين دقة أدوات البحث المؤسسي لدى NYPA واستدعائها، إلى جانب تصفح واكتشاف محتوى محسّنين للمستخدمين في أنحاء المنظمة.
الوقت حتى تحقق الأثر
أكملت Iknow المراحل الأربع جميعها في غضون المشروع الممتد 12 شهرًا، وأوصلت أول دورة حوكمة وتحديث نصف سنوية كاملة لدى NYPA إلى نهايتها قبل إغلاق المشروع، مما يعني أن نموذج الحوكمة الجديد أثبت جدواه عمليًا، لا على الورق فحسب.
قدرات Iknow التي أثبتها المشروع
المهارات الأساسية
- إدارة التصنيفات والأنطولوجيات
- تصميم حوكمة المحتوى المؤسسي
- ضبط التصنيف الآلي وضمان الجودة
- تحسين دقة البحث واستدعائه
الأساليب والأطر
- منهجية مراجعة الحوكمة بقيادة الخبراء المتخصصين
- نهج توسيع التصنيف بالمسودة ثم التحقق
- اختبارات التصنيف الآلي التجريبية
- تخطيط إعادة التصنيف الجماعي وتنفيذها
التقنيات والأدوات
- Smartlogic Semaphore (إدارة الأنطولوجيات والتصنيف الآلي)
- أدوات البحث في SharePoint 2013
- OpenText Content Server
ضع هذه الخبرة في خدمة مشكلتك.
كثير من أعمالنا لا يظهر على الموقع. احجز مكالمة وأخبرنا عن قطاعك وسنعرض عليك المشاريع التي تقابل مجالك.