Comment mobiliser tout le savoir de votre entreprise pour répondre aux RFP.

À propos du client

La Société AA est une entreprise de premier plan dans les services et technologies destinés au secteur public.

Contexte sectoriel

La contractualisation publique est une activité à forte intensité documentaire et à enjeux élevés : des enquêtes sectorielles indépendantes estiment le taux moyen de succès aux RFP à environ 45 %, alors que plus d'un tiers des contractants publics déclarent des taux de succès de 25 % ou moins. Les seuls coûts de proposition représentent couramment 1 % à 4 % de la valeur totale du contrat. Les entreprises qui centralisent et réutilisent efficacement le contenu de leurs propositions gagnent systématiquement plus souvent, raison pour laquelle la gestion des connaissances liée aux propositions est devenue un facteur de différenciation concurrentielle plutôt qu'une préoccupation administrative. Cette pression est amplifiée pour les entreprises issues de fusions-acquisitions, chaque organisation antérieure apportant généralement ses propres dépôts de contenu, taxonomies et outils.

Situation de départ

Les activités de développement commercial de la Société AA étaient fragmentées entre ses divisions et lignes de services. Les rédacteurs de propositions n'avaient pas accès à tous les dépôts contenant les actifs de proposition de l'entreprise. Aucun outil de recherche ne pouvait indexer et afficher ces actifs ensemble, et des schémas de métadonnées incohérents d'un dépôt à l'autre rendaient difficile la localisation du meilleur contenu existant. La direction de la Société AA a identifié l'investissement en gestion des connaissances comme l'un des leviers les plus efficaces pour améliorer la qualité des propositions, les taux de succès et la croissance du chiffre d'affaires, et s'est tournée vers Iknow pour l'aider.

• Un savoir de proposition enfermé dans plus de 20 dépôts déconnectés. La Société AA comptait plus de 20 dépôts de contenu autonomes et non classifiés liés au développement commercial, les plus difficiles d'accès et d'usage, produisant des propositions qui reflétaient le savoir des rédacteurs individuels plutôt que l'expertise collective de l'entreprise.
• Une infrastructure vieillissante et non configurée. La plupart des dépôts tournaient sur des déploiements SharePoint 2013 sur site vieux de sept ans, largement en configuration d'origine, sans paramétrage pour exploiter les fonctionnalités disponibles ni les cas d'usage propres à la Société AA.
• Aucun outillage de gestion des connaissances de niveau entreprise. La Société AA ne disposait d'aucune plateforme installée de recherche d'entreprise, de gestion des métadonnées, de gestion documentaire, de gestion des actifs numériques, de gestion des documents d'archives ou d'analyse de texte.
• Des enjeux élevés et un calendrier serré. Avec un objectif de portefeuille de 80 milliards de dollars et des contrats attribués aux propositions les mieux notées sur un marché exigeant et concurrentiel, la Société AA avait besoin rapidement d'une feuille de route actionnable — pas d'une étude au long cours.

• Évaluer l'état actuel de la gestion des connaissances de la Société AA à travers l'écosystème de contenu du développement commercial, au moyen de demandes de données et d'entretiens avec les parties prenantes.
• Identifier les exigences fonctionnelles nécessaires pour améliorer la trouvabilité du contenu pour les rédacteurs de propositions.
• Élaborer et évaluer un éventail complet d'options technologiques au regard de critères pondérés métier, techniques et de coût.
• Livrer une feuille de route de mise en œuvre par phases et actionnable, que la direction de la Société AA puisse financer et exécuter.

Comment Iknow a structuré la mission

Iknow a structuré la mission de huit semaines en trois chantiers séquentiels : une évaluation de l'existant du KM, l'élaboration de recommandations et une feuille de route de mise en œuvre, en travaillant en étroite collaboration avec l'équipe projet KM interne de la Société AA tout au long de la mission.

Activités et décisions clés

• Collecte de données sur l'existant. Iknow a soumis trois demandes de données formelles et mené 14 entretiens avec les parties prenantes, en utilisant un guide d'entretien détaillé et en préparant des synthèses écrites pour consigner les constats de manière cohérente.
• Constats sur l'existant. Iknow a identifié plus de 20 dépôts non classifiés, principalement des déploiements SharePoint 2013 en configuration d'origine, l'absence de tout outillage KM d'entreprise et quatre exigences fonctionnelles principales : recherche d'entreprise, gestion des taxonomies et des métadonnées, flux de travail de contenu et gestion documentaire.
• Élaboration des options. En collaboration avec l'équipe KM interne de la Société AA, Iknow a élaboré 17 options candidates de solution KM, en les filtrant d'abord au regard des hypothèses d'architecture informatique cible, puis en notant la liste restreinte selon des exigences métier, des exigences techniques et des critères de coût pondérés.
• Solution recommandée. Iknow a recommandé une plateforme bâtie sur Alfresco Community Edition — qui inclut des versions complètes d'Apache Solr pour la recherche d'entreprise et d'Activiti pour l'automatisation des flux de travail — enrichie d'outils open source de taxonomie et de métadonnées, dont Protégé, Apache Jena et Stanford CoreNLP, pour offrir une recherche à facettes et une navigation par exploration.
• Recommandation de consolidation. Iknow a recommandé de consolider les plus de 20 dépôts SharePoint 2013 de la Société AA dans un unique nouveau dépôt Alfresco et de retirer les systèmes hérités.
• Feuille de route de mise en œuvre. Iknow a proposé neuf projets séquencés : pilote de la solution, gouvernance, modèle de sécurité, automatisation des flux de travail, mise à jour de la taxonomie, mise en œuvre de la solution, récompense et reconnaissance, conduite du changement et communication, et mesure.

Parties prenantes et collaboration

Iknow est intervenue comme maître d'œuvre, travaillant directement avec l'équipe projet KM interne de la Société AA pour valider les constats et évaluer les options. La Société AA a utilisé l'analyse et les recommandations d'Iknow pour préparer une demande de financement interne, soumise au PDG et à son équipe de direction pour approbation.

Évaluer les options avec objectivité au sein d'une organisation fraîchement fusionnée

Avec une activité de développement commercial fragmentée entre plusieurs entreprises héritées, toute recommandation risquait d'être perçue comme favorisant les outils ou les habitudes d'une organisation antérieure au détriment d'une autre. Iknow y a répondu en générant un large éventail de 17 options et en appliquant une évaluation par étapes, guidée par des critères — d'abord un filtrage au regard des hypothèses d'architecture cible, puis une notation des finalistes selon des critères pondérés métier, techniques et de coût — de sorte que la recommandation repose sur des preuves défendables plutôt que sur la politique interne.

Offrir une capacité d'entreprise sans le prix d'une solution d'entreprise

La Société AA avait besoin de recherche d'entreprise, d'automatisation des flux de travail, de gestion des taxonomies et de gestion documentaire, mais une pile de contenu d'entreprise entièrement propriétaire risquait d'être coûteuse à licencier à l'échelle d'une grande organisation nouvellement regroupée. Iknow y a répondu en centrant sa recommandation sur Alfresco Community Edition, une plateforme open source intégrant déjà des moteurs éprouvés de recherche d'entreprise et de flux de travail, et en y ajoutant des outils sémantiques open source supplémentaires plutôt que des extensions propriétaires.

Résultats quantitatifs

• Périmètre de la découverte : trois demandes de données formelles et 14 entretiens structurés avec les parties prenantes réalisés dans le cadre d'une mission de huit semaines.
• Options évaluées : 17 solutions technologiques KM candidates, filtrées et notées selon des critères pondérés.
• Opportunité de consolidation identifiée : plus de 20 dépôts SharePoint hérités recommandés pour consolidation dans un unique dépôt Alfresco.
• Feuille de route livrée : neuf projets de mise en œuvre séquencés, du pilote à la gouvernance, la sécurité et la mesure.

Résultats qualitatifs

La direction de la Société AA a acquis une compréhension claire et fondée sur des preuves des raisons pour lesquelles son contenu de proposition était difficile à trouver, ainsi qu'un plan concret et finançable pour y remédier — répondant directement à la préoccupation du directeur des opérations selon laquelle les propositions reflétaient le savoir individuel plutôt que l'expertise collective de l'entreprise. La Société AA a utilisé l'analyse et les recommandations d'Iknow pour bâtir une demande de financement interne parvenue au PDG et à l'équipe de direction, faisant passer l'initiative de l'évaluation à une véritable décision budgétaire.

Délai avant impact

Iknow a livré la mission complète à trois chantiers — évaluation de l'existant, recommandations et feuille de route de mise en œuvre — dans la période contractuelle de huit semaines, la demande de financement KM de la Société AA atteignant l'examen au niveau du PDG dans cette même fenêtre.

Compétences clés

• Évaluation de l'existant en KM
• Sélection et évaluation de technologies
• Stratégie de contenu d'entreprise
• Élaboration de feuilles de route de mise en œuvre

Méthodes et cadres

• Entretiens structurés avec les parties prenantes et demandes de données
• Évaluation technologique multicritère pondérée
• Conception de feuilles de route de mise en œuvre par phases

Technologies et outils

• Alfresco Community Edition, Apache Solr et Activiti
• Protégé, Apache Jena et Stanford CoreNLP