Cómo aprovechar todo lo que sabe su empresa al responder a RFP.

Acerca del cliente

La Empresa AA es una compañía líder en servicios y tecnología para el gobierno.

Contexto del sector

La contratación gubernamental es un negocio intensivo en documentos y de alto riesgo: encuestas independientes de la industria estiman la tasa media de éxito en RFP en torno al 45%, y sin embargo más de un tercio de los contratistas gubernamentales reportan tasas de éxito del 25% o menos. Solo los costos de las propuestas suelen situarse entre el 1% y el 4% del valor total del contrato. Las firmas que centralizan y reutilizan eficazmente el contenido de sus propuestas ganan con mayor frecuencia de forma consistente, y por eso la gestión del conocimiento de propuestas se ha convertido en un diferenciador competitivo y no en un asunto administrativo de trastienda. Esa presión se amplifica en las compañías nacidas de actividad de fusiones y adquisiciones, ya que cada organización predecesora suele aportar sus propios repositorios de contenido, taxonomías y herramientas.

Situación actual

Las actividades de desarrollo de negocio de la Empresa AA estaban fragmentadas entre sus divisiones y líneas de servicio. Los redactores de propuestas carecían de acceso a todos los repositorios que contenían los activos de propuestas de la compañía. Ninguna herramienta de búsqueda podía indexar y mostrar esos activos de forma conjunta, y los esquemas de metadatos inconsistentes entre repositorios dificultaban encontrar el mejor contenido existente. El liderazgo de la Empresa AA identificó la inversión en gestión del conocimiento como una de las palancas más eficaces para mejorar la calidad de las propuestas, las tasas de éxito y el crecimiento de los ingresos, y recurrió a Iknow en busca de ayuda.

• Conocimiento de propuestas atrapado en más de 20 repositorios desconectados. La Empresa AA tenía más de 20 repositorios de contenido independientes y sin clasificar relacionados con el desarrollo de negocio, que eran los más difíciles de acceder y usar, lo que daba lugar a propuestas que reflejaban el conocimiento de los redactores individuales en lugar de la experiencia colectiva de la compañía.
• Infraestructura envejecida y sin configurar. La mayoría de los repositorios funcionaban sobre despliegues locales de SharePoint 2013 de siete años de antigüedad, en gran medida en su configuración de fábrica, sin ajustes para aprovechar las funciones disponibles ni los casos de uso específicos de la Empresa AA.
• Sin herramientas de gestión del conocimiento de nivel empresarial. La Empresa AA no tenía instaladas plataformas de búsqueda empresarial, gestión de metadatos, gestión documental, gestión de activos digitales, gestión de registros ni análisis de texto.
• Mucho en juego y un calendario comprimido. Con un objetivo de cartera de $80 mil millones y contratos adjudicados a las propuestas mejor calificadas en un mercado exigente y competitivo, la Empresa AA necesitaba una hoja de ruta accionable con rapidez, no un estudio a largo plazo.

• Evaluar el estado actual de la gestión del conocimiento de la Empresa AA en todo el ecosistema de contenido de desarrollo de negocio mediante solicitudes de datos y entrevistas con partes interesadas.
• Identificar los requisitos funcionales necesarios para mejorar la encontrabilidad del contenido para los redactores de propuestas.
• Desarrollar y evaluar un abanico completo de opciones tecnológicas frente a criterios ponderados de negocio, técnicos y de costo.
• Entregar una hoja de ruta de implementación por fases y accionable que el liderazgo de la Empresa AA pudiera financiar y ejecutar.

Cómo estructuró Iknow el trabajo

Iknow estructuró el proyecto de ocho semanas en tres líneas de trabajo secuenciales: una evaluación del estado actual del KM, el desarrollo de recomendaciones y una hoja de ruta de implementación, trabajando estrechamente con el equipo interno del proyecto de KM de la Empresa AA en todo momento.

Actividades y decisiones clave

• Recopilación de datos del estado actual. Iknow presentó tres solicitudes formales de datos y realizó 14 entrevistas con partes interesadas, usando una guía de entrevista detallada y preparando resúmenes escritos para capturar los hallazgos de forma consistente.
• Hallazgos del estado actual. Iknow identificó más de 20 repositorios sin clasificar, principalmente despliegues de SharePoint 2013 en configuración de fábrica, la ausencia total de herramientas de KM empresarial y cuatro requisitos funcionales primarios: búsqueda empresarial, gestión de taxonomías y metadatos, flujo de trabajo de contenido y gestión documental.
• Desarrollo de opciones. Trabajando con el equipo interno de KM de la Empresa AA, Iknow desarrolló 17 opciones candidatas de solución de KM, filtrándolas primero frente a los supuestos de la arquitectura de TI del estado futuro y puntuando después la lista corta frente a requisitos de negocio, requisitos técnicos y criterios de costo ponderados.
• Solución recomendada. Iknow recomendó una plataforma construida sobre Alfresco Community Edition, que incluye versiones completas de Apache Solr para búsqueda empresarial y Activiti para automatización de flujos de trabajo, potenciada con herramientas de taxonomía y metadatos de código abierto, incluidas Protégé, Apache Jena y Stanford CoreNLP, para ofrecer búsqueda facetada y navegación por exploración.
• Recomendación de consolidación. Iknow recomendó consolidar los más de 20 repositorios de SharePoint 2013 de la Empresa AA en un único repositorio nuevo de Alfresco y retirar los sistemas heredados.
• Hoja de ruta de implementación. Iknow propuso nueve proyectos secuenciados: Piloto de la Solución, Gobernanza, Modelo de Seguridad, Automatización de Flujos de Trabajo, Actualización de la Taxonomía, Implementación de la Solución, Reconocimiento e Incentivos, Gestión del Cambio y Comunicación, y Medición.

Partes interesadas y colaboración

Iknow actuó como contratista principal, trabajando directamente con el equipo interno del proyecto de KM de la Empresa AA para validar los hallazgos y evaluar las opciones. La Empresa AA utilizó el análisis y las recomendaciones de Iknow para preparar una solicitud interna de financiamiento, que se presentó al CEO y a su equipo de liderazgo ejecutivo para su aprobación.

Evaluar opciones con objetividad dentro de una organización recién fusionada

Con la actividad de desarrollo de negocio fragmentada entre varias compañías heredadas, cualquier recomendación corría el riesgo de percibirse como un favoritismo hacia las herramientas o los hábitos de una organización predecesora sobre los de otra. Iknow lo abordó generando un campo amplio de 17 opciones y aplicando una evaluación escalonada y guiada por criterios (filtrando primero frente a los supuestos de arquitectura del estado futuro y puntuando después a las finalistas frente a criterios ponderados de negocio, técnicos y de costo) para que la recomendación descansara en evidencia defendible y no en la política interna.

Entregar capacidad empresarial sin un precio de nivel empresarial

La Empresa AA necesitaba búsqueda empresarial, automatización de flujos de trabajo, gestión de taxonomías y gestión documental, pero una pila de contenido empresarial totalmente propietaria corría el riesgo de resultar costosa de licenciar en una organización grande y recién combinada. Iknow lo abordó centrando su recomendación en Alfresco Community Edition, una plataforma de código abierto que ya incorporaba motores probados de búsqueda empresarial y de flujos de trabajo, y añadiendo herramientas semánticas adicionales de código abierto en lugar de complementos propietarios.

Resultados cuantitativos

• Alcance del descubrimiento: Tres solicitudes formales de datos y 14 entrevistas estructuradas con partes interesadas completadas dentro de un proyecto de ocho semanas.
• Opciones evaluadas: 17 soluciones tecnológicas de KM candidatas, filtradas y puntuadas frente a criterios ponderados.
• Oportunidad de consolidación identificada: Más de 20 repositorios heredados de SharePoint recomendados para su consolidación en un único repositorio de Alfresco.
• Hoja de ruta entregada: Nueve proyectos de implementación secuenciados que abarcan desde el piloto hasta la gobernanza, la seguridad y la medición.

Resultados cualitativos

El liderazgo de la Empresa AA obtuvo una comprensión clara y basada en evidencia de por qué su contenido de propuestas era difícil de encontrar, y un plan concreto y financiable para corregirlo, respondiendo directamente a la preocupación del COO de que las propuestas reflejaban el conocimiento individual y no la experiencia colectiva de la compañía. La Empresa AA utilizó el análisis y las recomendaciones de Iknow para elaborar una solicitud interna de financiamiento que llegó al CEO y al equipo de liderazgo ejecutivo, llevando la iniciativa de la evaluación a una decisión presupuestaria real.

Tiempo hasta el impacto

Iknow entregó el proyecto completo de tres líneas de trabajo (evaluación del estado actual, recomendaciones y hoja de ruta de implementación) dentro del período contratado de ocho semanas, y la solicitud de financiamiento de KM de la Empresa AA llegó a revisión a nivel de CEO en esa misma ventana.

Competencias centrales

• Evaluación del estado actual del KM
• Selección y evaluación de tecnología
• Estrategia de contenido empresarial
• Elaboración de hojas de ruta de implementación

Métodos y marcos de trabajo

• Entrevistas estructuradas con partes interesadas y solicitudes de datos
• Evaluación tecnológica multicriterio ponderada
• Diseño de hojas de ruta de implementación por fases

Tecnologías y herramientas

• Alfresco Community Edition, Apache Solr y Activiti
• Protégé, Apache Jena y Stanford CoreNLP