كيف تستثمر كل ما تعرفه شركتك عند الرد على طلبات العروض (RFP).
شركة للأمن القومي وحلول تكنولوجيا المعلومات الحكومية · الخدمات المهنية
تقييم إدارة المعرفة وتحديثها لتحسين جودة العروض الفيدرالية ومعدلات الفوز
الملخص التنفيذي
كانت الشركة AA مقاولًا فيدراليًا حديث التأسيس بقيمة تتجاوز مليارات الدولارات. تشكلت عبر سلسلة سريعة من عمليات الاندماج، مما ترك عمليات إعداد العروض لديها مجزأة، بمحتوى موزع على أكثر من 20 مستودعًا غير مترابط. وكما قال المدير التنفيذي للعمليات في الشركة AA: "عروضنا تعكس ما تعرفه فرق كتابة العروض، وليس بالضرورة ما تعرفه الشركة". وفي قطاع تُمنح فيه العقود للعروض الحاصلة على أعلى تقييم، كانت فجوة المعرفة تلك تهديدًا مباشرًا للإيرادات. كلفت الشركة AA شركة Iknow بصفتها المقاول الرئيسي لتقييم وضعها الحالي في إدارة المعرفة ووضع خارطة طريق تقنية لمعالجته.
نفذت Iknow ثلاثة مسارات عمل، هي تقييم الوضع الراهن وإعداد التوصيات وخارطة طريق التنفيذ، على مدى مهمة استمرت ثمانية أسابيع. وتضمن النهج ثلاثة طلبات بيانات رسمية و14 مقابلة منظمة مع أصحاب المصلحة. وقيمت Iknow نحو 17 خيارًا تقنيًا مرشحًا في ضوء متطلبات الأعمال والمتطلبات التقنية ومتطلبات التكلفة لدى الشركة AA. وأوصت Iknow بمنصة واحدة موحدة مبنية على Alfresco Community Edition، معززة بأدوات دلالية مفتوحة المصدر، لتحل محل أكثر من 20 مستودع SharePoint متقادمًا ومنتجات أخرى. واستخدمت الشركة AA تحليل Iknow مباشرة لإعداد طلب تمويل داخلي قُدم إلى رئيسها التنفيذي وفريق القيادة التنفيذية للموافقة عليه.
الخلفية والسياق
نبذة عن العميل
الشركة AA شركة رائدة في الخدمات والتقنيات الحكومية.
سياق القطاع
التعاقد الحكومي عمل كثيف الوثائق وعالي المخاطر: تقدر استطلاعات القطاع المستقلة متوسط معدل الفوز بطلبات العروض RFP بنحو 45%، ومع ذلك يفيد أكثر من ثلث المقاولين الحكوميين بمعدلات فوز تبلغ 25% أو أقل. وتتراوح تكاليف إعداد العروض وحدها عادة بين 1% و4% من إجمالي قيمة العقد. والشركات التي تركز محتوى عروضها وتعيد استخدامه بفعالية تفوز أكثر بشكل مطرد، ولهذا أصبحت إدارة معرفة العروض عامل تميز تنافسيًا لا شأنًا إداريًا خلفيًا. ويتضاعف هذا الضغط لدى الشركات الناشئة عن نشاط الاندماج والاستحواذ، إذ تجلب كل منظمة سابقة عادة مستودعات محتواها وتصنيفاتها وأدواتها الخاصة.
الوضع الراهن
كانت أنشطة تطوير الأعمال في الشركة AA مجزأة عبر أقسامها وخطوط خدماتها. وكان كتاب العروض يفتقرون إلى الوصول إلى جميع المستودعات التي تحوي أصول عروض الشركة. ولم تكن هناك أداة بحث واحدة قادرة على فهرسة تلك الأصول وعرضها معًا، كما أن مخططات البيانات الوصفية غير المتسقة بين المستودعات جعلت العثور على أفضل المحتوى الموجود صعبًا. وحددت قيادة الشركة AA الاستثمار في إدارة المعرفة باعتباره أحد أكثر الروافع فعالية لتحسين جودة العروض ومعدلات الفوز ونمو الإيرادات، ولجأت إلى Iknow طلبًا للمساعدة.
المشكلة / التحدي
- معرفة عروض حبيسة أكثر من 20 مستودعًا غير مترابط. كان لدى الشركة AA أكثر من 20 مستودع محتوى مستقلًا وغير مصنف متصلًا بتطوير الأعمال، وكانت الأصعب وصولًا واستخدامًا، مما أدى إلى عروض تعكس معرفة الكتاب الأفراد لا الخبرة الجماعية للشركة.
- بنية تحتية متقادمة وغير مهيأة. كانت معظم المستودعات تعمل على منشآت SharePoint 2013 محلية عمرها سبع سنوات وبإعداداتها الافتراضية إلى حد كبير، دون أي تهيئة للاستفادة من الميزات المتاحة أو حالات الاستخدام الخاصة بالشركة AA.
- غياب أدوات إدارة معرفة بمستوى مؤسسي. لم تكن لدى الشركة AA أي منصات مثبتة للبحث المؤسسي أو إدارة البيانات الوصفية أو إدارة الوثائق أو إدارة الأصول الرقمية أو إدارة السجلات أو تحليل النصوص.
- مخاطر عالية وجدول زمني مضغوط. مع هدف محفظة أعمال بقيمة 80 مليار دولار وعقود تُمنح للعروض الأعلى تقييمًا في سوق صارمة وتنافسية، كانت الشركة AA بحاجة إلى خارطة طريق قابلة للتنفيذ بسرعة، لا إلى دراسة طويلة الأمد.
أهداف المشروع
- تقييم الوضع الراهن لإدارة المعرفة لدى الشركة AA عبر منظومة محتوى تطوير الأعمال من خلال طلبات البيانات ومقابلات أصحاب المصلحة.
- تحديد المتطلبات الوظيفية اللازمة لتحسين سهولة العثور على المحتوى لكتاب العروض.
- إعداد وتقييم طيف كامل من الخيارات التقنية في ضوء معايير مرجحة للأعمال والتقنية والتكلفة.
- تسليم خارطة طريق تنفيذ مرحلية قابلة للتنفيذ يمكن لقيادة الشركة AA تمويلها وتنفيذها.
نهج Iknow
كيف نظمت Iknow العمل
نظمت Iknow المهمة التي استمرت ثمانية أسابيع في ثلاثة مسارات عمل متتابعة: تقييم الوضع الراهن لإدارة المعرفة، وإعداد التوصيات، وخارطة طريق التنفيذ، بالعمل الوثيق مع فريق مشروع إدارة المعرفة الداخلي لدى الشركة AA طوال المهمة.
الأنشطة والقرارات الرئيسية
- جمع بيانات الوضع الراهن. قدمت Iknow ثلاثة طلبات بيانات رسمية وأجرت 14 مقابلة مع أصحاب المصلحة، مستخدمة دليل مقابلات مفصلًا ومعدة ملخصات مكتوبة لالتقاط النتائج باتساق.
- نتائج الوضع الراهن. حددت Iknow أكثر من 20 مستودعًا غير مصنف، معظمها منشآت SharePoint 2013 بإعداداتها الافتراضية، وغياب أي أدوات إدارة معرفة مؤسسية من أي نوع، وأربعة متطلبات وظيفية أساسية: البحث المؤسسي، وإدارة التصنيفات والبيانات الوصفية، وسير عمل المحتوى، وإدارة الوثائق.
- إعداد الخيارات. بالعمل مع فريق إدارة المعرفة الداخلي لدى الشركة AA، أعدت Iknow نحو 17 خيار حل مرشحًا لإدارة المعرفة، بفرزها أولًا وفق افتراضات معمارية تقنية المعلومات المستقبلية ثم بتقييم القائمة المختصرة وفق متطلبات أعمال ومتطلبات تقنية ومعايير تكلفة مرجحة.
- الحل الموصى به. أوصت Iknow بمنصة مبنية على Alfresco Community Edition، التي تتضمن نسخًا كاملة من Apache Solr للبحث المؤسسي وActiviti لأتمتة سير العمل، معززة بأدوات مفتوحة المصدر للتصنيفات والبيانات الوصفية تشمل Protégé وApache Jena وStanford CoreNLP، لتقديم بحث متعدد الأوجه وتصفح استكشافي.
- توصية التوحيد. أوصت Iknow بدمج مستودعات SharePoint 2013 لدى الشركة AA التي تتجاوز العشرين في مستودع Alfresco جديد واحد وإحالة الأنظمة القديمة إلى التقاعد.
- خارطة طريق التنفيذ. اقترحت Iknow تسعة مشاريع متسلسلة: تجربة الحل، والحوكمة، ونموذج الأمان، وأتمتة سير العمل، وتحديث التصنيف، وتنفيذ الحل، والمكافأة والتقدير، وإدارة التغيير والتواصل، والقياس.
أصحاب المصلحة والتعاون
عملت Iknow بصفتها المقاول الرئيسي، متعاونة مباشرة مع فريق مشروع إدارة المعرفة الداخلي لدى الشركة AA للتحقق من النتائج وتقييم الخيارات. واستخدمت الشركة AA تحليل Iknow وتوصياتها لإعداد طلب تمويل داخلي قُدم إلى الرئيس التنفيذي وفريق قيادته التنفيذية للموافقة عليه.
التحديات وكيف تغلبت عليها Iknow
تقييم الخيارات بموضوعية داخل منظمة حديثة الاندماج
مع تجزؤ نشاط تطوير الأعمال بين عدة شركات سابقة، كانت أي توصية تخاطر بأن تُفهم على أنها تفضيل لأدوات إحدى المنظمات السابقة أو عاداتها على أخرى. عالجت Iknow ذلك بتوليد مجال واسع من 17 خيارًا وتطبيق تقييم مرحلي قائم على المعايير، بالفرز أولًا وفق افتراضات المعمارية المستقبلية ثم بتقييم المرشحين النهائيين وفق معايير مرجحة للأعمال والتقنية والتكلفة، بحيث تستند التوصية إلى أدلة يمكن الدفاع عنها لا إلى السياسات الداخلية.
تقديم قدرات مؤسسية دون كلفة الحلول المؤسسية
كانت الشركة AA بحاجة إلى بحث مؤسسي وأتمتة سير عمل وإدارة تصنيفات وإدارة وثائق، لكن حزمة محتوى مؤسسية مملوكة بالكامل كانت تهدد بتكاليف ترخيص باهظة عبر منظمة كبيرة حديثة الاندماج. عالجت Iknow ذلك بتركيز توصيتها على Alfresco Community Edition، وهي منصة مفتوحة المصدر تضم أصلًا محركين مجربين للبحث المؤسسي وسير العمل، وبإضافة أدوات دلالية مفتوحة المصدر بدلًا من الإضافات المملوكة.
النتائج والأثر
النتائج الكمية
- نطاق الاستكشاف: إتمام ثلاثة طلبات بيانات رسمية و14 مقابلة منظمة مع أصحاب المصلحة ضمن مهمة استمرت ثمانية أسابيع.
- الخيارات المقيمة: 17 حلًا تقنيًا مرشحًا لإدارة المعرفة، جرى فرزها وتقييمها وفق معايير مرجحة.
- فرصة التوحيد المحددة: التوصية بدمج أكثر من 20 مستودع SharePoint قديمًا في مستودع Alfresco واحد.
- خارطة الطريق المسلمة: تسعة مشاريع تنفيذ متسلسلة تمتد من التجربة إلى الحوكمة والأمان والقياس.
النتائج النوعية
اكتسبت قيادة الشركة AA فهمًا واضحًا قائمًا على الأدلة لأسباب صعوبة العثور على محتوى عروضها، وخطة ملموسة قابلة للتمويل لإصلاح ذلك، بما يعالج مباشرة قلق المدير التنفيذي للعمليات من أن العروض تعكس المعرفة الفردية لا الخبرة الجماعية للشركة. واستخدمت الشركة AA تحليل Iknow وتوصياتها لإعداد طلب تمويل داخلي وصل إلى الرئيس التنفيذي وفريق القيادة التنفيذية، ناقلًا المبادرة من التقييم إلى قرار ميزانية حقيقي.
الوقت حتى تحقق الأثر
سلمت Iknow المهمة الكاملة بمساراتها الثلاثة، تقييم الوضع الراهن والتوصيات وخارطة طريق التنفيذ، ضمن فترة الثمانية أسابيع المتعاقد عليها، ووصل طلب تمويل إدارة المعرفة لدى الشركة AA إلى مراجعة على مستوى الرئيس التنفيذي في النافذة الزمنية نفسها.
قدرات Iknow التي أثبتها المشروع
المهارات الأساسية
- تقييم الوضع الراهن لإدارة المعرفة
- اختيار التقنيات وتقييمها
- استراتيجية المحتوى المؤسسي
- إعداد خرائط طريق التنفيذ
الأساليب والأطر
- المقابلات المنظمة مع أصحاب المصلحة وطلبات البيانات
- التقييم التقني متعدد المعايير المرجح
- تصميم خرائط طريق تنفيذ مرحلية
التقنيات والأدوات
- Alfresco Community Edition وApache Solr وActiviti
- Protégé وApache Jena وStanford CoreNLP
ضع هذه الخبرة في خدمة مشكلتك.
كثير من أعمالنا لا يظهر على الموقع. احجز مكالمة وأخبرنا عن قطاعك وسنعرض عليك المشاريع التي تقابل مجالك.