Du pilote à la preuve : construire le socle de données du programme de préparation à l'emploi du Delaware.

À propos du client

La DSS, au sein du Department of Health and Social Services du Delaware, administre les principaux programmes d'aide publique de l'État. Par sa participation à l'étude du FNS sur la préparation à l'emploi, la DSS a assumé un rôle bien au-delà de l'administration courante des prestations : recruter des bénéficiaires actuels de l'aide, coordonner un réseau de partenaires publics et privés de l'emploi et bâtir l'infrastructure opérationnelle et technique nécessaire pour gérer un programme d'emploi entièrement nouveau et en rendre compte.

Contexte sectoriel

Le type de collecte et de restitution de données couvrant tout le cycle de vie du programme Employment and Training (E&T) de SNAP, pour lequel WONDER a été expressément conçu, est depuis devenu une exigence fédérale contraignante à l'échelle nationale. La règle finale de l'USDA sur les mesures de suivi, de supervision et de reporting du programme E&T de SNAP, en vigueur depuis janvier 2025 et obligatoire pour tous les États depuis octobre 2025, impose désormais aux agences des États de rapporter des mesures de résultats standardisées pour les composantes E&T, dont le nombre et le pourcentage de participants qui obtiennent un emploi non subventionné ou une certification reconnue après avoir reçu les services. Ces mesures font étroitement écho aux indicateurs du recrutement à l'emploi ou à l'abandon puis au suivi que la DSS avait fait construire dans WONDER près d'une décennie plus tôt. Les exigences de travail élargies de SNAP issues du One Big Beautiful Bill Act de 2025 ont encore accru la charge des États en matière de données et de reporting E&T. L'infrastructure WONDER du Delaware a anticipé, avec des années d'avance, le type de capacité standardisée de gestion de dossiers sur tout le cycle de vie et de restitution des résultats désormais imposée dans tout le pays. (La plateforme technologique sous-jacente sur laquelle Iknow l'a construite (Windows Server 2008, SQL Server 2008 et le Framework .NET 4.6) reflète les normes informatiques de l'État à l'époque et a depuis été supplantée, dans tout le secteur, par des plateformes modernes natives du cloud, une évolution naturelle commune à tout système public vieux d'une décennie.)

Situation actuelle

La DSS avait besoin d'une solution technique capable de collecter efficacement des données auprès du personnel interne, d'autres agences de l'État et de partenaires du secteur privé ; de nettoyer, valider et combiner ces données ; de les stocker en toute sécurité ; et de les utiliser pour éclairer à la fois les décisions opérationnelles quotidiennes et les rapports périodiques au FNS. La solution devait satisfaire les exigences de sécurité de la HIPAA pour les informations personnellement identifiables, fonctionner comme un système web en raison des restrictions d'accès des tiers à l'environnement informatique de l'État, et parvenir à extraire des données exploitables des applications héritées notoirement vétustes du Delaware.

• Un cycle de vie des données complexe et en plusieurs étapes. WONDER avait besoin de mesures précises couvrant le recrutement, l'inscription et la participation, l'emploi ou l'abandon, et le suivi post-programme.
• Des sources de données multiples et disparates. Les données devaient être collectées auprès du personnel interne de la DSS, d'autres agences de l'État du Delaware et de partenaires de services privés, chacun opérant avec des systèmes et des niveaux d'accès différents.
• Des exigences de sécurité HIPAA strictes. Le système devait protéger les informations personnellement identifiables des participants selon les normes de la HIPAA.
• Un accès restreint à l'environnement informatique. Les règles de l'État sur l'accès des tiers à l'environnement informatique du Delaware faisaient d'une architecture web une exigence, non une préférence.
• Une récupération difficile des données héritées. Les applications et normes de conception vétustes du Delaware rendaient exceptionnellement ardue la récupération de données d'État exploitables.

• Concevoir et développer l'infrastructure technique nécessaire pour soutenir le programme WONDER de bout en bout.
• Rationaliser la collecte de données auprès du personnel interne de la DSS, des autres agences de l'État et des partenaires de services externes.
• Gérer les flux de processus métier sur tout le cycle de vie du participant.
• Simplifier la production des rapports périodiques au FNS.
• Satisfaire les exigences de sécurité de la HIPAA et se conformer au cadre d'infrastructure informatique imposé par l'État du Delaware.

Comment Iknow a structuré la mission

Iknow a commencé par un recueil structuré des besoins auprès de chaque groupe de parties prenantes de WONDER, puis a conçu et construit une application sur mesure au sein du socle technologique imposé par l'État lui-même, garantissant une solution à la fois adaptée à sa finalité et pleinement conforme aux normes informatiques du Delaware dès le premier jour.

Activités et décisions clés

• Recueil des besoins. Iknow a mené une série de réunions avec le responsable du programme WONDER, d'autres membres du personnel de la DSS, le personnel des partenaires de services externes et l'équipe informatique de l'État du Delaware, produisant un document détaillé de spécification des besoins que le responsable du programme a formellement approuvé.
• Conception de la solution. Sur la base de ces besoins, Iknow a conclu qu'une solution logicielle sur mesure était nécessaire et l'a conçue selon le cadre d'infrastructure imposé par l'État pour les applications externes exposées à Internet : Microsoft SQL Server pour la base de données et la plateforme Microsoft .NET pour l'application elle-même.
• Construction de l'application. Iknow a bâti une interface utilisateur web utilisée à la fois par le personnel du programme WONDER (via l'intranet de la DSS) et par les partenaires externes (via Internet), authentifiée par le système d'authentification unique de l'État, aux côtés d'un Report Server dédié au reporting interne et d'un processus d'import quotidien des données pour les participants recrutés via le programme traditionnel de chômage de l'État.
• Gouvernance des données fondée sur les rôles. Iknow a intégré directement dans le système les rôles des utilisateurs finaux, la hiérarchie organisationnelle et la distinction entre la DSS et les entités partenaires pour contrôler l'affichage des informations des participants, satisfaisant les exigences de la HIPAA dès la conception plutôt qu'après coup.
• Développement, tests et améliorations. Iknow a écrit le code de l'application sur mesure, dirigé les tests d'acceptation utilisateur et livré les améliorations ultérieures identifiées pendant les tests qui ne figuraient pas dans la spécification initiale des besoins.
• Documentation et formation. Iknow a préparé la documentation technique du système, créé les supports de formation et animé des sessions de formation pour le personnel et les partenaires de WONDER pendant le déploiement.

Parties prenantes et collaboration

Iknow a travaillé en étroite collaboration avec le responsable du programme WONDER, le personnel de la DSS, les partenaires de services externes publics et privés et l'équipe informatique de l'État du Delaware tout au long de la conception, du développement et du déploiement, livrant au final un système utilisé quotidiennement tant par le personnel de la DSS que par les organisations partenaires externes.

Architecture technique

• Une architecture .NET à trois niveaux séparant la couche d'accès aux données, la couche de logique métier et la couche web, chaque couche étant hébergée sur son propre serveur Windows séparé physiquement et virtuellement.
• Chaque serveur exécutant IIS 7.5 sous Windows Server 2008 avec le Framework .NET 4.6, l'application étant écrite en C# conformément aux exigences du cadre technologique de la DSS.
• Une base de données centrale construite sur Microsoft SQL Server 2008, utilisant SQL Server Integration Services pour importer les données externes et SQL Server Agent pour exécuter les tâches de base de données planifiées.
• Des rapports imprimables mis en œuvre via Microsoft SQL Server Reporting Services, hébergés sur une instance SQL Server 2008 distincte.
• Une sécurité fondée sur les rôles couvrant des rôles tels que gestionnaire de dossiers, superviseur, spécialiste du placement, partenaire externe et administrateur, avec des identifiants utilisateurs gérés dans Microsoft Active Directory et délivrés via la solution propriétaire d'authentification unique IAS 2.0 de la DSS.

Concilier la sécurité HIPAA et les restrictions d'accès des tiers

Le système devait offrir à la fois une protection des données de niveau HIPAA et une architecture web accessible aux partenaires externes, sans enfreindre les restrictions de l'État sur l'accès des tiers à son environnement informatique. Iknow y a répondu en construisant un contrôle d'accès fondé sur les rôles, lié directement au rôle de l'utilisateur final, à la hiérarchie organisationnelle et au statut DSS ou partenaire, combiné à une architecture web authentifiée par le système d'authentification unique de l'État lui-même plutôt que par une alternative installée localement ou hébergée à l'extérieur.

Rendre exploitables des données héritées vétustes

Les applications vieillissantes et les normes de données incohérentes du Delaware rendaient exceptionnellement difficile la récupération de données d'État fiables. Iknow y a répondu en construisant une capacité d'import de données dédiée (dont un processus d'import quotidien pour les participants recrutés via le programme traditionnel de chômage de l'État), assortie d'étapes de validation et de nettoyage qui ont rendu les données héritées exploitables dans la base de données centrale de WONDER.

Unifier des données issues de sources réellement disparates

Combiner les données du personnel interne de la DSS, d'autres agences de l'État et de partenaires du secteur privé en un seul jeu de données précis et exploitable pour le reporting risquait de se fragmenter. Iknow y a répondu par une architecture centralisée fondée sur SQL Server, un Report Server dédié et un reporting périodique via SQL Server Reporting Services, donnant à WONDER une source de vérité unique et cohérente tant pour les décisions opérationnelles quotidiennes que pour les soumissions formelles au FNS.

Résultats opérationnels

• Lancement réussi de la solution WONDER en mars 2017 auprès du personnel du programme WONDER et des partenaires externes.
• Saisie des données rapide et sans erreur, permettant à la DSS et à ses partenaires d'accomplir efficacement leurs tâches.
• Analyses de données et rapports précis livrés tant à la direction du programme WONDER qu'au FNS.

Résultats stratégiques et organisationnels

La directrice exécutive de la DSS a expressément attribué au nouveau système une réduction significative des traitements manuels et une nette amélioration de la précision des rapports, des résultats qui comptaient non seulement pour le fonctionnement propre de WONDER mais aussi pour la capacité de la DSS à remplir ses obligations fédérales de reporting envers le FNS de manière fiable et dans les délais.

Délai avant impact

Iknow a achevé le recueil des besoins, le développement sur mesure, les tests d'acceptation utilisateur, la documentation et la formation au cours de la mission de sept mois, le système étant en production pour le personnel interne de la DSS comme pour les partenaires externes à la fin du projet.

Compétences clés

• Développement de logiciels sur mesure
• Intégration de systèmes
• Gestion des données et reporting
• Informatique publique et conformité HIPAA

Méthodes et cadres

• Spécification des besoins et recueil multi-parties prenantes
• Architecture d'application sur mesure à trois niveaux
• Conception du contrôle d'accès fondé sur les rôles
• Tests d'acceptation utilisateur et amélioration itérative

Technologies et outils

• Microsoft SQL Server (moteur de base de données, Integration Services, SQL Server Agent, Reporting Services)
• .NET Framework et C#, IIS sous Windows Server
• Microsoft Active Directory et la solution propriétaire d'authentification unique IAS 2.0 de la DSS