Del piloto a la prueba: construir la columna vertebral de datos del programa de preparación para el empleo de Delaware.

Acerca del cliente

La DSS, dentro del Departamento de Salud y Servicios Sociales de Delaware, administra los principales programas de asistencia pública del estado. A través de su participación en el estudio de preparación para el empleo del FNS, la DSS asumió un papel que iba mucho más allá de la administración rutinaria de beneficios: reclutar a beneficiarios actuales de asistencia, coordinar una red de socios laborales públicos y privados y construir la infraestructura operativa y técnica necesaria para gestionar y reportar un programa de empleo completamente nuevo.

Contexto del sector

El tipo de recopilación y reporte de datos de ciclo de vida completo del programa de Empleo y Capacitación (E&T) de SNAP para el que WONDER fue construido expresamente se ha convertido desde entonces en un requisito federal vinculante en todo el país. La regla final del USDA sobre medidas de monitoreo, supervisión y reporte del programa E&T de SNAP, vigente desde enero de 2025 y obligatoria para todos los estados desde octubre de 2025, exige ahora a las agencias estatales reportar medidas de resultados estandarizadas para los componentes de E&T, incluidos el número y el porcentaje de participantes que obtienen un empleo no subsidiado o una credencial reconocida tras recibir los servicios. Estas medidas se reflejan de cerca en las métricas de reclutamiento, empleo o abandono y seguimiento posterior que la DSS construyó en WONDER casi una década antes. Los requisitos de trabajo ampliados de SNAP de la One Big Beautiful Bill Act de 2025 han incrementado aún más la carga de datos y reportes de E&T de los estados. La infraestructura WONDER de Delaware anticipó, con años de antelación, el tipo de capacidad estandarizada de gestión de casos de ciclo completo y de reporte de resultados que hoy es obligatoria en todo el país. (La plataforma tecnológica subyacente sobre la que Iknow la construyó (Windows Server 2008, SQL Server 2008 y el Framework .NET 4.6) refleja los estándares de TI del estado en aquel momento y ha sido reemplazada desde entonces en todo el sector por plataformas modernas nativas de la nube, una evolución natural común a cualquier sistema gubernamental con una década de antigüedad.)

Situación actual

La DSS necesitaba una solución técnica capaz de recopilar datos de manera eficiente del personal interno, de otras agencias estatales y de socios del sector privado; de limpiar, validar y combinar esos datos; de almacenarlos de forma segura; y de usarlos para orientar tanto las decisiones operativas del día a día como los reportes periódicos al FNS. La solución debía satisfacer los requisitos de seguridad de la HIPAA para la información de identificación personal, operar como sistema basado en web debido a las restricciones de acceso de terceros al entorno informático del estado y, de algún modo, recuperar datos utilizables de las aplicaciones heredadas notoriamente anticuadas de Delaware.

• Un ciclo de vida de datos complejo y de múltiples etapas. WONDER necesitaba métricas precisas que abarcaran el reclutamiento, la inscripción y la participación, el empleo o el abandono y el seguimiento posterior al programa.
• Múltiples fuentes de datos dispares. Los datos debían recopilarse del personal interno de la DSS, de otras agencias del Estado de Delaware y de socios de servicios privados, cada uno operando con sistemas y niveles de acceso diferentes.
• Estrictos requisitos de seguridad de la HIPAA. El sistema debía proteger la información de identificación personal de los participantes conforme a los estándares de la HIPAA.
• Acceso restringido al entorno informático. Las reglas estatales sobre el acceso de terceros al entorno informático de Delaware hacían de la arquitectura basada en web un requisito, no una preferencia.
• Difícil recuperación de datos heredados. Las aplicaciones y los estándares de diseño anticuados de Delaware hacían excepcionalmente difícil recuperar datos estatales utilizables.

• Diseñar y desarrollar la infraestructura técnica necesaria para dar soporte de principio a fin al Programa WONDER.
• Agilizar la recopilación de datos del personal interno de la DSS, de otras agencias estatales y de socios de servicios externos.
• Gestionar los flujos de trabajo de los procesos de negocio a lo largo del ciclo de vida del participante.
• Simplificar la creación de reportes periódicos para el FNS.
• Cumplir los requisitos de seguridad de la HIPAA y el marco de infraestructura de TI exigido por el Estado de Delaware.

Cómo estructuró Iknow el trabajo

Iknow comenzó con una recopilación estructurada de requisitos en cada grupo de partes interesadas de WONDER, y luego diseñó y construyó una aplicación a medida dentro del propio marco tecnológico exigido por el estado, asegurando que la solución fuera a la vez adecuada para su propósito y plenamente conforme con los estándares de TI de Delaware desde el primer día.

Actividades y decisiones clave

• Recopilación de requisitos. Iknow realizó una serie de reuniones con el gerente del programa WONDER, otro personal de la DSS, personal de los socios de servicios externos y el personal de TI del Estado de Delaware, produciendo un documento detallado de especificación de requisitos que el gerente del programa aprobó formalmente.
• Diseño de la solución. Con base en esos requisitos, Iknow concluyó que era necesaria una solución de software a medida y la diseñó usando el marco de infraestructura exigido por el estado para aplicaciones externas orientadas a Internet: Microsoft SQL Server para la base de datos y la plataforma Microsoft .NET para la propia aplicación.
• Construcción de la aplicación. Iknow construyó una interfaz de usuario basada en web usada tanto por el personal del programa WONDER (a través de la intranet de la DSS) como por los socios externos (a través de Internet), autenticada mediante el sistema de inicio de sesión único del estado, junto con un Report Server dedicado para los reportes internos y un proceso diario de importación de datos para los participantes reclutados a través del programa tradicional de desempleo del estado.
• Gobernanza de datos basada en roles. Iknow incorporó directamente en el sistema los roles de los usuarios finales, la jerarquía organizacional y las distinciones entre la DSS y las entidades socias para controlar cómo se mostraba la información de los participantes, satisfaciendo los requisitos de la HIPAA por diseño y no como una ocurrencia tardía.
• Desarrollo, pruebas y mejoras. Iknow escribió el código de la aplicación a medida, lideró las pruebas de aceptación de usuario y entregó mejoras posteriores identificadas durante las pruebas que no formaban parte de la especificación de requisitos original.
• Documentación y formación. Iknow preparó la documentación técnica del sistema, creó materiales de formación y realizó sesiones de formación para el personal y los socios de WONDER durante el despliegue.

Partes interesadas y colaboración

Iknow trabajó en estrecha colaboración con el gerente del programa WONDER, el personal de la DSS, los socios de servicios externos públicos y privados y el personal de TI del Estado de Delaware durante el diseño, el desarrollo y el despliegue, entregando finalmente un sistema usado a diario tanto por el personal de la DSS como por las organizaciones socias externas.

Arquitectura técnica

• Una arquitectura .NET de tres capas que separa la capa de acceso a datos, la capa de lógica de negocio y la capa web, con cada capa alojada en su propio servidor Windows separado física y virtualmente.
• Cada servidor ejecutando IIS 7.5 sobre Windows Server 2008 con el Framework .NET 4.6, con la aplicación escrita en C# conforme a los requisitos del marco tecnológico de la DSS.
• Una base de datos central construida sobre Microsoft SQL Server 2008, usando SQL Server Integration Services para importar datos externos y SQL Server Agent para ejecutar tareas programadas de base de datos.
• Reportes imprimibles implementados mediante Microsoft SQL Server Reporting Services, alojados en una instancia separada de SQL Server 2008.
• Seguridad basada en roles que cubre roles como Gestor de Casos, Supervisor, Especialista en Colocación Laboral, Socio Externo y Administrador, con credenciales de usuario mantenidas en Microsoft Active Directory y emitidas a través de la solución propietaria de inicio de sesión único IAS 2.0 de la DSS.

Satisfacer a la vez la seguridad de la HIPAA y las restricciones de acceso de terceros

El sistema necesitaba tanto una sólida protección de datos de nivel HIPAA como una arquitectura basada en web accesible para los socios externos, sin violar las restricciones del estado sobre el acceso de terceros a su entorno informático. Iknow lo resolvió construyendo un control de acceso basado en roles vinculado directamente al rol del usuario final, la jerarquía organizacional y la condición de DSS o de socio, combinado con una arquitectura web autenticada a través del propio sistema de inicio de sesión único del estado en lugar de una alternativa instalada localmente o alojada externamente.

Hacer utilizables los datos heredados anticuados

Las aplicaciones envejecidas y los estándares de datos inconsistentes de Delaware hacían excepcionalmente difícil recuperar datos estatales confiables. Iknow lo resolvió construyendo una capacidad dedicada de importación de datos (incluido un proceso de importación diaria para los participantes reclutados a través del programa tradicional de desempleo del estado), junto con pasos de validación y limpieza que hicieron utilizables los datos heredados dentro de la base de datos central de WONDER.

Unificar datos de fuentes genuinamente dispares

Combinar los datos del personal interno de la DSS, de otras agencias estatales y de socios del sector privado en un único conjunto de datos preciso y reportable corría el riesgo de fragmentarse. Iknow lo resolvió con una arquitectura centralizada basada en SQL Server, un Report Server dedicado y reportes periódicos basados en SQL Server Reporting Services, dando a WONDER una fuente de verdad única y consistente tanto para las decisiones operativas diarias como para las presentaciones formales al FNS.

Resultados operativos

• Se lanzó con éxito la solución WONDER en marzo de 2017 para el personal del Programa WONDER y los socios externos.
• Se hizo posible una entrada de datos puntual y sin errores y se permitió a la DSS y a sus socios realizar sus tareas de trabajo con eficiencia.
• Se entregaron análisis de datos y reportes precisos tanto para la gestión del Programa WONDER como para el FNS.

Resultados estratégicos y organizacionales

La Directora Ejecutiva de la DSS atribuyó específicamente al nuevo sistema una reducción significativa del procesamiento manual y una mejora notable en la precisión de los reportes, resultados que importaban no solo para las operaciones propias de WONDER sino para la capacidad de la DSS de cumplir sus obligaciones federales de reporte ante el FNS de forma confiable y puntual.

Plazo hasta el impacto

Iknow completó la recopilación de requisitos, el desarrollo a medida, las pruebas de aceptación de usuario, la documentación y la formación dentro del proyecto de siete meses, con el sistema en producción tanto para el personal interno de la DSS como para los socios externos al concluir el proyecto.

Competencias principales

• Desarrollo de software a medida
• Integración de sistemas
• Gestión de datos y reportes
• TI gubernamental y cumplimiento de la HIPAA

Métodos y marcos de trabajo

• Especificación de requisitos y levantamiento con múltiples partes interesadas
• Arquitectura de aplicación a medida de tres capas
• Diseño de control de acceso basado en roles
• Pruebas de aceptación de usuario y mejora iterativa

Tecnologías y herramientas

• Microsoft SQL Server (motor de base de datos, Integration Services, SQL Server Agent, Reporting Services)
• .NET Framework y C#, IIS sobre Windows Server
• Microsoft Active Directory y la solución propietaria de inicio de sesión único IAS 2.0 de la DSS