Concevoir un pôle national de connaissances : stratégie et cadre de KM pour le premier think tank d'Arabie saoudite.

À propos du Client

Le CSD a été créé par décret du Cabinet comme un think tank national indépendant rattaché au ministère de l'Économie et de la Planification d'Arabie saoudite, avec pour mandat de fournir aux décideurs du Royaume une recherche socioéconomique rigoureuse et indépendante et des conseils en matière de politiques publiques. L'organisation s'articule autour de trois départements (analyse des politiques, conseil et gestion des connaissances) et a été conçue comme un nœud central reliant les organismes publics, les chercheurs et les experts métier à travers l'agenda de développement de l'Arabie saoudite.

Contexte Sectoriel

Le mandat du CSD s'inscrit dans la Vision saoudienne 2030, la stratégie nationale de transformation du Royaume, qui vise explicitement le passage à une économie diversifiée fondée sur la connaissance et une plus grande efficacité gouvernementale grâce à la transformation numérique. Bâtir une infrastructure nationale de connaissances crédible, capable de capturer la recherche, de connecter les experts et de soutenir des politiques fondées sur les faits entre les ministères, est un schéma reconnaissable parmi les think tanks gouvernementaux ambitieux du monde entier, même si peu tentent en même temps une plateforme KM interne et un hub de connaissances à l'échelle de tout le gouvernement. Le contractant principal d'Iknow sur la mission, Naseej (qui opérait alors sous le nom d'Arabian Advanced Systems), était depuis 1989 un fournisseur technologique régional de premier plan pour les bibliothèques, les centres de connaissances et les institutions publiques du monde arabe, associant l'expertise mondiale d'Iknow en stratégie KM à la capacité de déploiement régional et de localisation en langue arabe qu'exigeait la mission.

Situation Actuelle

Le plan d'affaires du CSD décrivait lui-même son ambition KM en des termes audacieux: une capacité robuste de gestion des connaissances servant à la fois de plateforme de partage des connaissances et de centre intégré de gestion des données pour l'usage interne du CSD, et d'interface de gestion des connaissances et de hub de données de niveau national pour les parties prenantes de l'ensemble du Royaume. Le CSD a publié un appel d'offres concurrentiel au deuxième trimestre 2017 pour l'aider à établir son département de gestion des connaissances et donner vie à cette vision.

• Bâtir une capacité KM d'entreprise à partir d'une page blanche. Le département de gestion des connaissances du CSD n'existait pas encore sous forme opérationnelle, ne laissant aucune référence d'état actuel, aucune taxonomie, aucune technologie ni aucune gouvernance sur lesquelles s'appuyer.
• Un mandat à double périmètre. L'architecture KM devait fonctionner simultanément comme plateforme interne pour le personnel du CSD et comme hub de connaissances de niveau national au service des parties prenantes de chaque organisation gouvernementale de KSA.
• Des exigences de gouvernance bilingues à l'échelle de tout le gouvernement. La taxonomie, les métadonnées et les vocabulaires contrôlés devaient fonctionner de manière cohérente en arabe et en anglais et rester utilisables par des dizaines d'entités gouvernementales externes, pas seulement au sein du CSD.
• Une barre concurrentielle à enjeux élevés. Le CSD avait choisi l'équipe d'Iknow devant nombre des plus grands cabinets de conseil en stratégie du monde pour une initiative phare d'une institution nouvellement créée, laissant peu de place à une approche générique ou standardisée.

• Développer la stratégie et la conception KM d'ensemble du CSD, en précisant les éléments fondamentaux d'un engagement KM à l'échelle de l'organisation couvrant les personnes, la technologie, les processus et protocoles organisationnels, le contenu, ainsi que les compétences, attitudes et comportements individuels.
• Façonner une architecture et un schéma directeur KM stratégiques, et articuler les valeurs et comportements essentiels à leur succès.
• Identifier les principaux groupes d'utilisateurs et les exigences métier du CSD et du Knowledge Hub national.
• Établir les cadres et protocoles centraux de gestion des connaissances, ainsi que les systèmes et outils informatiques essentiels à leur mise en œuvre.

Comment Iknow a Structuré le Travail

Iknow a organisé la mission en huit chantiers menés sur environ 20 semaines à travers trois phases séquencées: une phase Cadre de Stratégie KM, une phase Conception Technologique KM et une phase Feuille de Route KM, progressant de la stratégie fondatrice et du benchmarking à la gouvernance, au modèle opérationnel et à une feuille de route pluriannuelle priorisée, en passant par la conception de la taxonomie et de la plateforme.

Activités et Décisions Clés

• Évaluation de Référence et Benchmarking de Think Tanks. Iknow a évalué les capacités, pratiques et processus KM actuels du CSD pour établir une référence, puis a comparé les fonctions KM et les meilleures pratiques de think tanks mondiaux reconnus et appliqué ces enseignements directement au nouveau programme du CSD.
• Stratégie KM et Analyse des Groupes d'Utilisateurs. Iknow a rédigé la déclaration de stratégie KM du CSD, définissant la double vocation du Knowledge Hub national et son orientation initiale sur quatre catégories d'actifs de connaissances stratégiques (livrables de projets, contenus de recherche externes, profils d'experts métier et méthodologies de conseil extraites), et a identifié 10 groupes d'utilisateurs distincts grâce à une analyse approfondie des cas d'usage.
• Conception de la Taxonomie des Connaissances et des Métadonnées. Iknow a bâti la taxonomie thématique sur le Journal of Economic Literature Classification System de l'American Economic Association, que Naseej a traduit en arabe, et a intégré le Maknaz Expanded Thesaurus pour fournir synonymes et termes associés à la classification automatique. Iknow a ensuite construit un modèle de métadonnées composite couvrant sept catégories et 25 éléments, ainsi que 10 vocabulaires contrôlés bilingues.
• Exigences Technologiques et Recommandations de Solutions. Iknow a recueilli et validé les exigences métier et techniques de la plateforme du Knowledge Hub, évalué des centaines de produits logiciels commerciaux et open source à leur aune, et recommandé 16 produits nommément désignés, appuyés par trois diagrammes d'architecture système couvrant les vues utilisateur final, logicielle logique, et flux de données et de contenus.
• Gouvernance, Modèle Opérationnel et Conception Organisationnelle. Iknow a développé un modèle de gouvernance KM interactif avec une matrice RACI définissant trois instances de gouvernance, cartographié 34 processus métier de l'état futur, conçu une structure de département KM à quatre niveaux avec 25 descriptions de postes et bâti un plan d'effectifs sur trois ans.
• Priorisation du Portefeuille et Feuille de Route. Iknow a animé un Atelier de Priorisation du Portefeuille pour proposer, débattre et affiner les projets candidats de la feuille de route, en notant chacun selon des critères de visibilité/crédibilité et de sensibilité au temps, puis a traduit les résultats en une feuille de route séquencée de mise en œuvre KM pour l'Année 1, répartie sur quatre chantiers parallèles.

Parties Prenantes et Collaboration

Iknow a travaillé comme sous-traitant du contractant principal Naseej, associant l'expertise d'Iknow en stratégie et gouvernance KM à la capacité de déploiement régional et de localisation en langue arabe de Naseej, et a collaboré directement avec le Responsable du Knowledge Hub du CSD, le Président du CSD et le Conseil d'administration tout au long de la mission.

Concevoir une Seule Architecture pour Deux Publics Très Différents

Construire simultanément pour le personnel interne du CSD et pour un public national à l'échelle de tout le gouvernement risquait de produire une architecture trop étroite pour l'échelle nationale ou trop générique pour l'usage quotidien du CSD. Iknow y a répondu en définissant une déclaration de stratégie explicitement à double vocation et quatre catégories d'actifs de connaissances conçues pour passer de l'usage interne du CSD à une adoption à l'échelle du Royaume, et en construisant la taxonomie et le schéma de métadonnées de façon bilingue et collaborative avec Naseej dès le départ, plutôt que comme une étape de localisation ultérieure.

Recommander un Système Cohérent, Pas une Liste de Courses

Avec des centaines de produits commerciaux et open source candidats en jeu, le risque était réel de recommander des solutions ponctuelles déconnectées plutôt qu'une plateforme véritablement intégrée. Iknow y a répondu en produisant trois diagrammes d'architecture système (couvrant les vues utilisateur final, logicielle logique, et flux de traitement des données et des contenus) montrant explicitement comment les 16 produits recommandés fonctionneraient ensemble pour fournir la fonctionnalité requise du Knowledge Hub.

Résultats Opérationnels

• Livraison de 40 livrables et catégories de livrables principaux répartis sur huit chantiers dans le cadre d'une mission d'environ 20 semaines.
• Production d'un modèle complet de gouvernance et de fonctionnement KM, comprenant 34 descriptions et cartographies de processus métier de l'état futur, une structure de département KM à quatre niveaux, 25 descriptions de postes et un plan d'effectifs sur trois ans.
• Livraison d'une architecture bilingue de taxonomie et de métadonnées (sept catégories de métadonnées, 25 éléments et 10 vocabulaires contrôlés) et recommandation de 16 produits logiciels nommément désignés, validés au regard d'exigences documentées.

Résultats Stratégiques et Organisationnels

Le Responsable du Knowledge Hub, le Président et le Conseil d'administration du CSD ont examiné et accepté ces livrables. Sur cette base, le Conseil a approuvé le financement de la Phase de Mise en Œuvre, lancée en 2019, transformant une mission de stratégie initiale en une initiative nationale pluriannuelle financée.

Délai d'Impact

Iknow a achevé les huit chantiers dans le cadre de la mission de cinq mois. L'approbation du Conseil et le démarrage de la Phase de Mise en Œuvre ont suivi environ un an plus tard, en cohérence avec les cycles budgétaires et de gouvernance typiques des grands investissements technologiques du secteur public.

Compétences Clés

• Stratégie de Gestion des Connaissances et Conception de Programmes
• Conception de Taxonomies et de Métadonnées d'Entreprise
• Conseil en Architecture Technologique KM
• Conception de la Gouvernance et du Modèle Opérationnel KM
• Conception Organisationnelle et Planification des Effectifs

Méthodes et Cadres

• Évaluation de l'état actuel et benchmarking sectoriel
• Animation d'Ateliers de Priorisation du Portefeuille
• Conception de la gouvernance fondée sur RACI
• Cartographie des processus métier de l'état futur

Technologies et Outils

• Journal of Economic Literature Classification System de l'American Economic Association
• Maknaz Expanded Thesaurus (classification automatique et enrichissement sémantique)
• Plateformes d'entreprise de gestion des connaissances et de contenus (16 solutions recommandées)