Diseñar un centro nacional de conocimiento: estrategia y marco de KM para el principal think tank de Arabia Saudita.

Acerca del Cliente

El CSD fue establecido por decreto del Gabinete como un think tank nacional independiente que reporta al Ministerio de Economía y Planificación de Arabia Saudí, con el mandato de proporcionar investigación socioeconómica rigurosa e independiente y asesoría en políticas públicas a los responsables de decisión del Reino. La organización se estructura en torno a tres departamentos (análisis de políticas, consultoría y gestión del conocimiento) y fue concebida como un nodo central que conecta a organismos gubernamentales, investigadores y expertos en la materia en toda la agenda de desarrollo de Arabia Saudí.

Contexto del Sector

El mandato del CSD se inscribe en la Visión Saudí 2030, la estrategia nacional de transformación del Reino, que apunta explícitamente a un giro hacia una economía diversificada basada en el conocimiento y a una mayor eficacia gubernamental mediante la transformación digital. Construir una infraestructura nacional de conocimiento creíble, capaz de capturar investigación, conectar expertos y respaldar políticas basadas en evidencia entre ministerios, es un patrón reconocible entre los think tanks gubernamentales ambiciosos de todo el mundo, aunque pocos intentan a la vez una plataforma interna de KM y un hub de conocimiento para todo el gobierno. El contratista principal de Iknow en el proyecto, Naseej (que entonces operaba como Arabian Advanced Systems), era desde 1989 un proveedor tecnológico regional líder para bibliotecas, centros de conocimiento e instituciones gubernamentales de todo el mundo árabe, uniendo la experiencia global de Iknow en estrategia de KM con la capacidad de ejecución regional y de localización al árabe que exigía el encargo.

Situación Actual

El propio plan de negocio del CSD describía su ambición de KM en términos audaces: una sólida capacidad de gestión del conocimiento que sirviera a la vez como plataforma de intercambio de conocimiento y centro integrado de gestión de datos para uso interno del CSD, y como interfaz de gestión del conocimiento y hub de datos de nivel nacional para las partes interesadas de todo el Reino. El CSD publicó una solicitud de propuestas competitiva en el segundo trimestre de 2017 para ayudar a establecer su departamento de gestión del conocimiento y hacer realidad esa visión.

• Construir una capacidad de KM empresarial desde cero. El departamento de gestión del conocimiento del CSD aún no existía en forma operativa, por lo que no había línea de base del estado actual, ni taxonomía, ni tecnología, ni gobernanza sobre las que construir.
• Un mandato de doble alcance. La arquitectura de KM tenía que funcionar simultáneamente como plataforma interna para el personal del propio CSD y como hub de conocimiento de nivel nacional al servicio de las partes interesadas de todas las organizaciones gubernamentales de KSA.
• Requisitos de gobernanza bilingües y para todo el gobierno. La taxonomía, los metadatos y los vocabularios controlados debían funcionar de forma consistente en árabe y en inglés y seguir siendo utilizables por decenas de entidades gubernamentales externas, no solo dentro del CSD.
• Un listón competitivo de alto riesgo. El CSD había seleccionado al equipo de Iknow por delante de muchas de las principales firmas de consultoría estratégica del mundo para una iniciativa insignia de una institución de nueva creación, dejando poco margen para un enfoque genérico o de plantilla.

• Desarrollar la estrategia y el diseño generales de KM del CSD, especificando los elementos fundamentales de un compromiso de KM a escala de toda la organización en materia de personas, tecnología, procesos y protocolos organizacionales, contenido, y competencias, actitudes y comportamientos individuales.
• Dar forma a una arquitectura y un plano estratégicos de KM, y articular los valores y comportamientos esenciales para su éxito.
• Identificar los principales grupos de usuarios y requisitos de negocio del CSD y del Knowledge Hub Nacional.
• Establecer los marcos y protocolos centrales para gestionar el conocimiento, junto con los sistemas y herramientas de TI esenciales necesarios para implementarlos.

Cómo Estructuró Iknow el Trabajo

Iknow organizó el proyecto en ocho líneas de trabajo ejecutadas durante unas 20 semanas en tres fases secuenciadas: una fase de Marco de Estrategia de KM, una fase de Diseño Tecnológico de KM y una fase de Hoja de Ruta de KM, avanzando desde la estrategia fundacional y el benchmarking, pasando por el diseño de la taxonomía y la plataforma, hasta la gobernanza, el modelo operativo y una hoja de ruta plurianual priorizada.

Actividades y Decisiones Clave

• Evaluación de Línea de Base y Benchmarking de Think Tanks. Iknow evaluó las capacidades, prácticas y procesos de KM actuales del CSD para establecer una línea de base, y después comparó las funciones de KM y las mejores prácticas de think tanks globales reconocidos y aplicó esos hallazgos directamente al nuevo programa del CSD.
• Estrategia de KM y Análisis de Grupos de Usuarios. Iknow redactó la declaración de estrategia de KM del CSD, definiendo el doble propósito del Knowledge Hub Nacional y su enfoque inicial en cuatro categorías de activos de conocimiento estratégicos (entregables de proyectos, contenido de investigación externa, perfiles de expertos en la materia y metodologías de consultoría extraídas), e identificó 10 grupos de usuarios distintos mediante un extenso análisis de casos de uso.
• Diseño de la Taxonomía de Conocimiento y los Metadatos. Iknow construyó la taxonomía temática sobre el Journal of Economic Literature Classification System de la American Economic Association, que Naseej tradujo al árabe, e incorporó el Maknaz Expanded Thesaurus para aportar sinónimos y términos relacionados para la autoclasificación. A continuación, Iknow construyó un modelo de metadatos compuesto de siete categorías y 25 elementos, junto con 10 vocabularios controlados bilingües.
• Requisitos Tecnológicos y Recomendaciones de Solución. Iknow recopiló y validó los requisitos de negocio y técnicos de la plataforma del Knowledge Hub, evaluó cientos de productos de software comerciales y de código abierto frente a ellos y recomendó 16 productos concretos, respaldados por tres diagramas de arquitectura del sistema que cubrían las vistas de usuario final, de software lógico y de flujo de trabajo de datos y contenido.
• Gobernanza, Modelo Operativo y Diseño Organizacional. Iknow desarrolló un modelo de gobernanza de KM interactivo con una matriz RACI que definía tres órganos de gobernanza, mapeó 34 procesos de negocio del estado futuro, diseñó una estructura de departamento de KM de cuatro niveles con 25 descripciones de puestos y construyó un plan de dotación de personal a tres años.
• Priorización de la Cartera y Hoja de Ruta. Iknow facilitó un Taller de Priorización de Cartera para proponer, debatir y refinar los proyectos candidatos de la hoja de ruta, puntuando cada uno según criterios de visibilidad/credibilidad y sensibilidad temporal, y después tradujo los resultados en una hoja de ruta secuenciada de implementación de KM para el Año 1 con cuatro líneas de trabajo paralelas.

Partes Interesadas y Colaboración

Iknow trabajó como subcontratista del contratista principal Naseej, combinando la experiencia de Iknow en estrategia y gobernanza de KM con la capacidad de ejecución regional y de localización al árabe de Naseej, y colaboró directamente con el Responsable del Knowledge Hub del CSD, el Presidente del CSD y el Consejo de Administración a lo largo de todo el proyecto.

Diseñar una Única Arquitectura para Dos Audiencias Muy Diferentes

Construir simultáneamente para el personal interno del CSD y para una audiencia nacional de todo el gobierno corría el riesgo de producir una arquitectura demasiado estrecha para la escala nacional o demasiado genérica para el uso diario del propio CSD. Iknow lo abordó definiendo una declaración de estrategia explícitamente de doble propósito y cuatro categorías de activos de conocimiento diseñadas para escalar del uso interno del CSD a la adopción en todo el Reino, y construyendo la taxonomía y el esquema de metadatos de forma bilingüe y colaborativa con Naseej desde el principio, en lugar de como un paso de localización posterior.

Recomendar un Sistema Coherente, No una Lista de la Compra

Con cientos de productos comerciales y de código abierto candidatos en juego, existía un riesgo real de recomendar soluciones puntuales desconectadas en lugar de una plataforma genuinamente integrada. Iknow lo abordó produciendo tres diagramas de arquitectura del sistema (que cubrían las vistas de usuario final, de software lógico y de flujo de trabajo de procesamiento de datos y contenido) que mostraban explícitamente cómo los 16 productos recomendados trabajarían juntos para ofrecer la funcionalidad requerida del Knowledge Hub.

Resultados Operativos

• Entrega de 40 entregables y categorías de entregables principales en ocho líneas de trabajo dentro de un proyecto de unas 20 semanas.
• Producción de un modelo completo de gobernanza y operación de KM, que incluía 34 descripciones y mapas de procesos de negocio del estado futuro, una estructura de departamento de KM de cuatro niveles, 25 descripciones de puestos y un plan de dotación de personal a tres años.
• Entrega de una arquitectura bilingüe de taxonomía y metadatos (siete categorías de metadatos, 25 elementos y 10 vocabularios controlados) y recomendación de 16 productos de software concretos validados frente a requisitos documentados.

Resultados Estratégicos y Organizacionales

El Responsable del Knowledge Hub, el Presidente y el Consejo de Administración del CSD revisaron y aceptaron estos entregables. Sobre esa base, el Consejo aprobó la financiación de la Fase de Implementación, que se puso en marcha en 2019, convirtiendo un proyecto inicial de estrategia en una iniciativa nacional plurianual financiada.

Plazo hasta el Impacto

Iknow completó las ocho líneas de trabajo dentro del proyecto de cinco meses. La aprobación del Consejo y el inicio de la Fase de Implementación llegaron aproximadamente un año después, en consonancia con los ciclos presupuestarios y de gobernanza típicos de las grandes inversiones tecnológicas del sector público.

Competencias Principales

• Estrategia de Gestión del Conocimiento y Diseño de Programas
• Diseño de Taxonomías y Metadatos Empresariales
• Asesoría en Arquitectura Tecnológica de KM
• Diseño de Gobernanza y Modelo Operativo de KM
• Diseño Organizacional y Planificación de Plantilla

Métodos y Marcos de Trabajo

• Evaluación del estado actual y benchmarking sectorial
• Facilitación de Talleres de Priorización de Cartera
• Diseño de gobernanza basado en RACI
• Mapeo de procesos de negocio del estado futuro

Tecnologías y Herramientas

• Journal of Economic Literature Classification System de la American Economic Association
• Maknaz Expanded Thesaurus (autoclasificación y enriquecimiento semántico)
• Plataformas empresariales de gestión del conocimiento y de contenido (16 soluciones recomendadas)