Fortalecer la proyección del fondo fiduciario del programa de seguro de desempleo de Carolina del Sur.

Acerca del cliente

El DEW es una agencia de nivel de gabinete del gobierno del estado de Carolina del Sur, una de las 16 agencias de ese rango, responsable de administrar el Programa de Compensación por Desempleo del estado, recaudar los impuestos de desempleo, ayudar a los residentes a encontrar trabajo, conectar a los empleadores con candidatos y publicar estadísticas de empleo estatales y federales. Su responsabilidad financiera central es mantener la solvencia del Fondo Fiduciario del Seguro de Desempleo, que se financia con impuestos sobre la nómina de los empleadores conforme a la legislación fiscal de desempleo estatal y federal y paga prestaciones a los habitantes de Carolina del Sur elegibles que pierden su empleo.

Contexto de la industria

Los fondos fiduciarios estatales del seguro de desempleo se sitúan en la intersección del pronóstico actuarial, la política fiscal y la rendición de cuentas pública. El fondo de Carolina del Sur tenía experiencia directa de lo que ocurre cuando ese equilibrio se rompe: el Fondo Fiduciario se agotó durante la recesión de 2008 y 2009, obligando al estado a pedir préstamos al gobierno federal, préstamos que no se terminaron de pagar hasta 2015. Dado que las tasas del impuesto de desempleo de los empleadores de Carolina del Sur se fijan anualmente basándose en parte en las proyecciones de solvencia del Fondo Fiduciario, la precisión de los pronósticos tiene consecuencias reales y directas en ambas direcciones: subestimar las necesidades arriesga una repetición de la insolvencia del fondo, mientras que sobreestimarlas impone una carga fiscal innecesaria a los empleadores del estado. Como muchas agencias estatales, el pronóstico del DEW dependía en gran medida de un modelo basado en Excel construido de forma incremental a lo largo del tiempo, un enfoque común pero limitante en comparación con el software especializado de pronóstico financiero e inteligencia de negocios.

Situación actual

El DEW publicó su solicitud de cotización en agosto de 2017 buscando una revisión de las herramientas y procesos de pronóstico vigentes de la Agencia, incluida la documentación de los supuestos subyacentes utilizados en los pronósticos y un análisis del trabajo realizado por el Departamento de Finanzas para producirlos. El director financiero del DEW seleccionó a Iknow para ejecutar el encargo.

• Varianza significativa e inexplicada en los pronósticos financieros. El Departamento de Finanzas del DEW producía pronósticos con una variabilidad lo bastante grande como para motivar una revisión independiente, sin un diagnóstico interno claro de la causa subyacente.
• Una herramienta de pronóstico basada en hojas de cálculo y sin documentar. La herramienta central de pronóstico del DEW era una hoja de cálculo de Excel cuyos supuestos subyacentes nunca se habían documentado formalmente, lo que dificultaba auditar o mejorar su lógica.
• Consecuencias posteriores de alto riesgo. Dado que las tasas del impuesto de desempleo de los empleadores se fijan anualmente basándose en parte en las proyecciones de solvencia del Fondo Fiduciario, los errores de pronóstico se traducen directamente en riesgo de solvencia del fondo o en una carga fiscal evitable para los empleadores de Carolina del Sur.
• Un proceso de negocio sin documentar. El proceso real que seguía el Departamento de Finanzas para producir los pronósticos, incluidas sus fuentes de datos y supuestos, nunca se había documentado formalmente, lo que dificultaba saber en qué punto del proceso se originaba la varianza.

• Revisar las herramientas y procesos de pronóstico vigentes del DEW.
• Documentar los supuestos subyacentes utilizados en los pronósticos financieros del DEW.
• Analizar el trabajo realizado en el Departamento de Finanzas para producir los pronósticos.
• Identificar las causas raíz de la variabilidad de los pronósticos y recomendar mejoras concretas, incluidas herramientas de software.

Cómo estructuró Iknow el trabajo

Iknow estructuró el proyecto en torno a cinco tareas diseñadas para construir una imagen factual y basada en evidencia de cómo se producían realmente los pronósticos del DEW, en lugar de confiar en cómo se suponía que funcionaba el proceso.

Actividades y decisiones clave

• Entrevistas presenciales. Iknow realizó 10 entrevistas en persona con el personal financiero y ejecutivo del DEW, revisando el proceso de negocio de pronóstico de la Agencia, sus fuentes de datos, supuestos y herramientas directamente con las personas que los usaban.
• Análisis de la hoja de cálculo. Iknow analizó en detalle la hoja de cálculo de Excel de pronóstico existente, examinando su estructura, fórmulas y supuestos incorporados.
• Revisión de informes y documentación. Iknow revisó los informes del DEW relacionados con los pronósticos y los documentos recibidos en respuesta a las propias solicitudes de datos de Iknow.
• Análisis de gastos históricos. Iknow analizó un conjunto representativo de perfiles de gastos históricos de contratos de subvención para entender cómo se comparaban los patrones de gasto reales con las cifras pronosticadas.
• Síntesis de causas raíz. Iknow sintetizó los hallazgos de las entrevistas, la hoja de cálculo y los datos históricos en dos causas raíz claras de la variabilidad de los pronósticos, y luego investigó el panorama del software comercial de pronóstico, modelización financiera e inteligencia de negocios para identificar cuatro recomendaciones de productos específicos para el director financiero del DEW.

Partes interesadas y colaboración

Iknow trabajó directamente con el director financiero del DEW durante todo el proyecto y entrevistó al personal financiero y ejecutivo de toda la Agencia para fundamentar sus hallazgos en cómo se realizaba realmente el pronóstico en el día a día.

Diagnosticar un proceso que nunca se había documentado formalmente

Como el proceso de pronóstico del DEW nunca se había puesto por escrito, Iknow primero tuvo que reconstruir cómo se producían realmente los pronósticos antes de poder evaluar por qué eran imprecisos. Iknow lo abordó combinando entrevistas directas con el personal financiero y ejecutivo con un análisis práctico de la mecánica real de la hoja de cálculo y de los datos históricos de gastos de subvenciones, en lugar de confiar en descripciones de segunda mano, produciendo una imagen factual de cómo funcionaba realmente el proceso y no de cómo se suponía que funcionaba.

Equilibrar un diagnóstico riguroso con recomendaciones prácticas y financiables

Una crítica puramente académica del enfoque de modelización del DEW corría el riesgo de ser difícil de ejecutar para una agencia estatal dentro de las restricciones reales de presupuesto y contratación. Iknow lo abordó acompañando sus hallazgos de causas raíz con una lista corta curada de cuatro productos comerciales específicos de pronóstico e inteligencia de negocios, dando al director financiero opciones concretas y evaluables en lugar de un llamado abstracto a «mejores herramientas».

Resultados operativos

• Se realizaron 10 entrevistas en persona con el personal financiero y ejecutivo del DEW como parte de un diagnóstico de cinco tareas completado en aproximadamente seis semanas.
• Se identificaron dos causas raíz principales de la variabilidad de los pronósticos: la falta de modelos apropiados que caracterizaran adecuadamente los flujos de ingresos y gastos esperados del DEW, y supuestos simplificadores incorrectos incorporados en la hoja de cálculo de pronóstico existente.
• Se entregó un informe final escrito con recomendaciones y próximos pasos, incluidos cuatro productos de software comercial específicos de pronóstico, modelización financiera e inteligencia de negocios para la consideración del DEW.

Resultados estratégicos y organizacionales

El director financiero del DEW aceptó las recomendaciones de Iknow en su totalidad y pidió a Iknow que ejecutara las mejoras recomendadas y la implementación de los sistemas, convirtiendo directamente un breve proyecto de diagnóstico en un mandato de implementación. Las recomendaciones de Iknow también exigían hacer explícitos los supuestos de modelización financiera del DEW, incorporar enfoques de modelización más sofisticados y documentar formalmente por primera vez el proceso de negocio de pronóstico, abordando la brecha de transparencia subyacente que había hecho tan difícil diagnosticar la varianza original.

Tiempo hasta el impacto

Iknow completó el proyecto de diagnóstico íntegro en aproximadamente seis semanas. La decisión del director financiero de pasar directamente del diagnóstico a la implementación siguió inmediatamente a la entrega del informe final, dando al DEW un camino rápido de la evaluación a la acción.

Habilidades centrales

• Evaluación de pronósticos financieros
• Análisis y documentación de procesos de negocio
• Asesoría en sistemas financieros y software de inteligencia de negocios
• Asesoría financiera para el sector público

Métodos y marcos

• Metodología de diagnóstico basada en entrevistas con las partes interesadas
• Análisis forense de hojas de cálculo y modelos financieros
• Análisis de causas raíz
• Investigación y preselección del panorama de proveedores y productos

Tecnologías y herramientas

• Análisis de modelos de pronóstico basados en Excel
• Evaluación de software comercial de pronóstico, modelización financiera e inteligencia de negocios