Renforcer les prévisions du fonds fiduciaire du programme d'assurance chômage de la Caroline du Sud.

À propos du client

Le DEW est une agence de rang ministériel du gouvernement de l'État de Caroline du Sud, l'une des 16 agences de ce niveau, chargée d'administrer le programme d'indemnisation du chômage de l'État, de collecter les taxes de chômage, d'aider les résidents à trouver un emploi, de mettre en relation les employeurs et les candidats et de publier les statistiques de l'emploi de l'État et fédérales. Sa responsabilité financière centrale est de maintenir la solvabilité du fonds fiduciaire de l'assurance chômage, financé par des taxes patronales sur les salaires en vertu de la législation fiscale sur le chômage de l'État et fédérale, et qui verse des allocations aux habitants de Caroline du Sud éligibles ayant perdu leur emploi.

Contexte sectoriel

Les fonds fiduciaires d'assurance chômage des États se situent au croisement de la prévision actuarielle, de la politique fiscale et de la responsabilité publique. Le fonds de Caroline du Sud avait une expérience directe de ce qui se produit quand cet équilibre se rompt : le fonds fiduciaire a été épuisé pendant la récession de 2008-2009, contraignant l'État à emprunter auprès du gouvernement fédéral, ces prêts n'ayant été intégralement remboursés qu'en 2015. Les taux de la taxe chômage des employeurs de Caroline du Sud étant fixés chaque année en partie sur la base des projections de solvabilité du fonds fiduciaire, la précision des prévisions a des conséquences réelles et directes dans les deux sens : sous-estimer les besoins fait courir le risque d'une nouvelle insolvabilité du fonds, tandis que les surestimer impose une charge fiscale inutile aux employeurs de l'État. Comme beaucoup d'agences d'État, les prévisions du DEW reposaient largement sur un modèle Excel construit progressivement au fil du temps, une approche courante mais limitante par rapport aux logiciels spécialisés de prévision financière et de business intelligence.

Situation au moment de la mission

Le DEW a publié sa demande de devis en août 2017, sollicitant un examen des outils et processus de prévision alors en vigueur dans l'agence, y compris la documentation des hypothèses sous-jacentes utilisées dans les prévisions et une analyse du travail effectué par le département des finances pour les produire. Le directeur financier du DEW a choisi Iknow pour réaliser la mission.

• Des écarts significatifs et inexpliqués dans les prévisions financières. Le département des finances du DEW produisait des prévisions dont la variabilité était suffisamment importante pour justifier un examen indépendant, sans diagnostic interne clair de la cause sous-jacente.
• Un outil de prévision non documenté, fondé sur un tableur. L'outil central de prévision du DEW était une feuille de calcul Excel dont les hypothèses sous-jacentes n'avaient jamais été formellement documentées, rendant sa logique difficile à auditer ou à améliorer.
• Des conséquences en aval à fort enjeu. Les taux de la taxe chômage des employeurs étant fixés chaque année en partie sur la base des projections de solvabilité du fonds fiduciaire, les erreurs de prévision se traduisent directement soit par un risque pour la solvabilité du fonds, soit par une charge fiscale évitable pour les employeurs de Caroline du Sud.
• Un processus métier non documenté. Le processus réellement suivi par le département des finances pour produire les prévisions, y compris ses sources de données et ses hypothèses, n'avait jamais été formellement documenté, rendant difficile de savoir à quel endroit du processus les écarts prenaient naissance.

• Examiner les outils et processus de prévision alors en vigueur au DEW.
• Documenter les hypothèses sous-jacentes utilisées dans les prévisions financières du DEW.
• Analyser le travail effectué au sein du département des finances pour produire les prévisions.
• Identifier les causes racines de la variabilité des prévisions et recommander des améliorations concrètes, y compris des outils logiciels.

Comment Iknow a structuré la mission

Iknow a structuré la mission autour de cinq tâches conçues pour construire une image factuelle, fondée sur des preuves, de la manière dont les prévisions du DEW étaient réellement produites, plutôt que de s'en remettre à la façon dont le processus était censé fonctionner.

Activités et décisions clés

• Entretiens sur site. Iknow a mené 10 entretiens en personne avec le personnel financier et de direction du DEW, examinant le processus métier de prévision de l'agence, ses sources de données, ses hypothèses et ses outils directement avec les personnes qui les utilisaient.
• Analyse du tableur. Iknow a analysé en détail la feuille de calcul Excel de prévision existante, en examinant sa structure, ses formules et ses hypothèses intégrées.
• Revue des rapports et de la documentation. Iknow a passé en revue les rapports du DEW liés aux prévisions et les documents reçus en réponse à ses propres demandes de données.
• Analyse des dépenses historiques. Iknow a analysé un ensemble représentatif de profils de dépenses historiques de contrats de subvention afin de comprendre comment les schémas de dépenses réels se comparaient aux chiffres prévus.
• Synthèse des causes racines. Iknow a synthétisé les constats issus des entretiens, du tableur et des données historiques en deux causes racines claires de la variabilité des prévisions, puis a étudié le paysage des logiciels commerciaux de prévision, de modélisation financière et de business intelligence pour identifier quatre recommandations de produits spécifiques à l'intention du directeur financier du DEW.

Parties prenantes et collaboration

Iknow a travaillé directement avec le directeur financier du DEW tout au long de la mission et a interrogé le personnel financier et de direction de toute l'agence afin d'ancrer ses constats dans la réalité quotidienne de la production des prévisions.

Diagnostiquer un processus jamais formellement documenté

Le processus de prévision du DEW n'ayant jamais été mis par écrit, Iknow a d'abord dû reconstituer la manière dont les prévisions étaient réellement produites avant de pouvoir évaluer pourquoi elles étaient imprécises. Iknow y a répondu en combinant des entretiens directs avec le personnel financier et de direction et une analyse concrète de la mécanique réelle du tableur et des données historiques de dépenses de subventions, plutôt que de se fier à des descriptions de seconde main, produisant une image factuelle du fonctionnement réel du processus et non de son fonctionnement supposé.

Concilier un diagnostic rigoureux et des recommandations pratiques et finançables

Une critique purement académique de l'approche de modélisation du DEW risquait d'être difficile à mettre en œuvre pour une agence d'État dans le cadre de contraintes réelles de budget et de marchés publics. Iknow y a répondu en accompagnant ses constats de causes racines d'une liste restreinte de quatre logiciels commerciaux spécifiques de prévision et de business intelligence, donnant au directeur financier des options concrètes et évaluables plutôt qu'un appel abstrait à de « meilleurs outils ».

Résultats opérationnels

• Réalisation de 10 entretiens en personne avec le personnel financier et de direction du DEW dans le cadre d'un diagnostic en cinq tâches achevé en six semaines environ.
• Identification de deux causes racines principales de la variabilité des prévisions : l'absence de modèles appropriés caractérisant adéquatement les flux de revenus et de dépenses attendus du DEW, et des hypothèses simplificatrices incorrectes intégrées à la feuille de calcul de prévision existante.
• Remise d'un rapport final écrit avec recommandations et prochaines étapes, dont quatre logiciels commerciaux spécifiques de prévision, de modélisation financière et de business intelligence soumis à l'examen du DEW.

Résultats stratégiques et organisationnels

Le directeur financier du DEW a accepté l'intégralité des recommandations d'Iknow et a demandé à Iknow de mettre en œuvre les améliorations recommandées et l'implémentation des systèmes, transformant directement une courte mission de diagnostic en un mandat de mise en œuvre. Les recommandations d'Iknow prévoyaient également d'expliciter les hypothèses de modélisation financière du DEW, d'intégrer des approches de modélisation plus sophistiquées et de documenter formellement pour la première fois le processus métier de prévision, comblant le déficit de transparence sous-jacent qui avait rendu les écarts initiaux si difficiles à diagnostiquer.

Délai avant impact

Iknow a achevé la mission de diagnostic complète en six semaines environ. La décision du directeur financier de passer directement du diagnostic à la mise en œuvre a immédiatement suivi la remise du rapport final, offrant au DEW un passage rapide de l'évaluation à l'action.

Compétences clés

• Évaluation des prévisions financières
• Analyse et documentation des processus métier
• Conseil en systèmes financiers et logiciels de business intelligence
• Conseil financier pour le secteur public

Méthodes et cadres

• Méthodologie de diagnostic fondée sur des entretiens avec les parties prenantes
• Analyse forensique de tableurs et de modèles financiers
• Analyse des causes racines
• Étude du paysage des fournisseurs et produits et présélection

Technologies et outils

• Analyse de modèles de prévision fondés sur Excel
• Évaluation de logiciels commerciaux de prévision, de modélisation financière et de business intelligence