De estanterías vacías a una biblioteca de clase mundial: adquisición de contenidos para el laboratorio nacional de energía de Arabia Saudita.

Acerca del cliente

K.A.CARE actúa como el laboratorio nacional de energía del Reino de Arabia Saudita para las tecnologías atómica, solar, eólica, geotérmica y otras energías renovables emergentes, y opera hoy dentro de los ambiciosos objetivos de diversificación energética de la Visión Saudita 2030. Tras su rápido crecimiento desde 2010, K.A.CARE ya se había asociado con Iknow para construir la base de gestión del conocimiento, la taxonomía y el modelo de gobernanza descritos en el caso de estudio n.º 160, pero la propia auditoría de contenido de ese programa reveló que la organización aún carecía de un acceso significativo a la investigación y los datos externos de los que dependía su trabajo.

Contexto del sector

Las plataformas de contenido de investigación han avanzado aún más hacia la entrega automatizada e integrada con IA desde este proyecto. Los principales proveedores de contenido científico y de negocio, incluidos EBSCO, ProQuest y Elsevier, han incorporado IA generativa directamente en sus plataformas de descubrimiento desde 2025, y hacia 2026 las plataformas de contenido con licencia se están conectando directamente a agentes de IA mediante protocolos como MCP, lo que permite a los equipos de investigación buscar, licenciar y actuar sobre el contenido sin salir de sus herramientas de IA. Los conectores automatizados y el flujo de trabajo de normalización de metadatos que Iknow construyó en 2015 para alimentar el contenido de los proveedores directamente en el entorno SharePoint de K.A.CARE reflejan el mismo principio subyacente que impulsa esa evolución: el contenido con licencia solo crea valor cuando fluye de forma automática y consistente hacia los sistemas que los investigadores realmente usan, en lugar de quedarse en un silo de suscripciones aparte.

Situación actual

La auditoría de contenido de K.A.CARE constató que muy pocos datos externos e información publicada llegaban a la organización, pese a que el personal de sus Sectores y Departamentos necesitaba acceso a bases de datos, publicaciones y otras fuentes de contenido de primer nivel mundial para respaldar sus objetivos de investigación y de negocio. K.A.CARE pidió a Iknow que identificara y adquiriera una colección integral de contenido externo y que se asegurara de que ese contenido fuera plenamente utilizable dentro del sistema de gestión del conocimiento que ya estaba en desarrollo.

• Entrada mínima de contenido externo. La propia auditoría de contenido de K.A.CARE constató que casi ningún dato externo ni información publicada llegaba al personal de la organización.
• Necesidades de contenido amplias y heterogéneas. El personal de numerosos ámbitos técnicos, de negocio y de políticas necesitaba acceso a bases de datos, publicaciones y fuentes de datos de primer nivel mundial, sin un proceso establecido para identificarlas o evaluarlas.
• Sin un proceso estructurado de negociación con proveedores. K.A.CARE no contaba con ningún mecanismo para identificar proveedores y agregadores de contenido, comparar sus ofertas o negociar precios y condiciones favorables.
• Integración, no solo suscripción. Un paquete puntual de suscripciones con licencia no bastaría: el contenido debía fluir automáticamente hacia el nuevo sistema de KM con metadatos coherentes con la taxonomía existente de K.A.CARE, o permanecería en la práctica invisible para el personal que lo necesitaba.

• Identificar y evaluar fuentes de contenido externas relevantes para los Sectores y Departamentos de K.A.CARE a partir de requisitos de negocio documentados.
• Negociar condiciones contractuales y precios con proveedores y agregadores de contenido.
• Desarrollar recomendaciones para la alta dirección sobre el conjunto óptimo de fuentes de contenido para apoyar a la organización.
• Apoyar al Departamento de Compras de K.A.CARE en la adquisición de las licencias de contenido aprobadas.
• Integrar el contenido adquirido en SharePoint con descargas automatizadas, metadatos consistentes e indexación para búsqueda.

Cómo estructuró Iknow el trabajo

Iknow estructuró el proyecto en torno a tres actividades secuenciales: evaluar y recomendar, comprar e integrar, garantizando que, para cuando se licenciara cualquier contenido, este ya tuviera un lugar definido dentro del sistema de gestión del conocimiento de K.A.CARE en vez de convertirse en una suscripción aislada.

Actividades y decisiones clave

• Evaluación de la adquisición de contenido externo. Iknow identificó contenido externo relevante para los Sectores y Departamentos de K.A.CARE a partir de sus requisitos de negocio, contactó a proveedores y agregadores de contenido para obtener sus listas de fuentes, negoció acuerdos contractuales y cotizaciones de precios, desarrolló la estrategia general de adquisición de contenido de K.A.CARE y entregó a la alta dirección recomendaciones sobre el conjunto óptimo de fuentes de contenido.
• Compra de contenido externo. Tras la aprobación del gasto por la alta dirección, Iknow apoyó directamente al Departamento de Compras de K.A.CARE en la adquisición de las licencias de contenido de los proveedores recomendados.
• Integración del contenido externo en SharePoint. Iknow configuró SharePoint para recibir contenido de proveedores con integraciones listas para SharePoint 2013, estableció descargas automatizadas de contenido, convirtió los metadatos administrativos entrantes para mantener la coherencia con los estándares del nuevo sistema de KM, añadió metadatos temáticos con Smartlogic e indexó el contenido en la búsqueda de SharePoint.

Partes interesadas y colaboración

Iknow trabajó con la alta dirección de K.A.CARE para obtener aprobación y dirección, con el Departamento de Compras para ejecutar las adquisiciones, y directamente con los proveedores y agregadores de contenido externos para negociar las condiciones, mientras seguía construyendo sobre la taxonomía y la base de SharePoint establecidas en el proyecto anterior del caso de estudio n.º 160.

Ajustar un mercado de proveedores fragmentado a las necesidades reales de la organización

Con necesidades de contenido que abarcaban noticias, políticas energéticas, datos técnicos e información de inversión en muchos Sectores y Departamentos distintos, un paquete de contenido genérico no habría satisfecho bien a nadie. Iknow lo abordó fundamentando la identificación y evaluación de proveedores directamente en los requisitos de negocio documentados recopilados de cada Sector y Departamento antes de iniciar cualquier negociación con proveedores.

Hacer que el contenido licenciado fuera realmente utilizable, no solo comprado

Una colección de nuevas suscripciones habría aportado poco valor si el personal aún tuviera que buscar por separado en la plataforma de cada proveedor. Iknow lo abordó construyendo descargas automatizadas de contenido directamente en SharePoint, normalizando los metadatos administrativos entrantes para ajustarlos a los estándares existentes del sistema de KM, añadiendo metadatos temáticos mediante Smartlogic e indexando todo en la búsqueda de SharePoint, de modo que el contenido recién publicado pasara a ser localizable dentro del propio sistema de gestión del conocimiento de K.A.CARE de forma natural.

Resultados operativos

• Se entregó una colección curada de contenido externo que abarcaba noticias e información general, tendencias y documentos de política relacionados con la energía, datos técnicos del ámbito energético, y datos de inversión y desarrollo de negocio.
• Se negociaron y cerraron los contratos con los proveedores y se apoyó a Compras durante todo el proceso de adquisición de las licencias de contenido recomendadas.
• Se construyeron integraciones automatizadas con SharePoint, incluidas descargas de contenido, metadatos administrativos normalizados, etiquetado temático basado en Smartlogic e indexación para búsqueda.

Resultados estratégicos y organizacionales

La colección de contenido recomendada satisfizo las necesidades de muchas partes interesadas internas distintas en los Sectores y Departamentos de K.A.CARE sin dejar de ser altamente rentable, cerrando directamente la brecha que la auditoría de contenido anterior había identificado. Al integrar plenamente el contenido licenciado en el sistema de KM construido bajo el programa más amplio del caso de estudio n.º 160, Iknow garantizó que la investigación y los datos recién publicados llegaran en adelante automáticamente al personal de K.A.CARE, en lugar de exigir un esfuerzo manual continuo para localizarlos y recuperarlos.

Tiempo hasta el impacto

Aproximadamente cuatro meses después del inicio del proyecto, K.A.CARE contaba con una colección de contenido externo plenamente licenciada y rentable, integrada y consultable dentro de su sistema de gestión del conocimiento.

Competencias centrales

• Estrategia y adquisición de contenido
• Negociación con proveedores y apoyo contractual
• Integración de sistemas
• Alineación de metadatos y taxonomías

Métodos y marcos de trabajo

• Evaluación de fuentes de contenido guiada por requisitos de negocio
• Metodología de identificación y negociación con proveedores
• Integración automatizada de contenido y normalización de metadatos

Tecnologías y herramientas

• Integraciones de proveedores e indexación de búsqueda en Microsoft SharePoint 2013
• Smartlogic (etiquetado de metadatos temáticos)