من رفوف فارغة إلى مكتبة عالمية المستوى: اقتناء المحتوى للمختبر الوطني للطاقة في المملكة العربية السعودية.

نبذة عن العميل

تؤدي K.A.CARE دور المختبر الوطني للطاقة في المملكة العربية السعودية لتقنيات الطاقة الذرية والشمسية وطاقة الرياح والطاقة الحرارية الأرضية وغيرها من تقنيات الطاقة المتجددة الناشئة، وتعمل اليوم ضمن أهداف تنويع الطاقة الطموحة لرؤية السعودية 2030. وبعد نموها السريع منذ عام 2010، كانت K.A.CARE قد تشاركت بالفعل مع Iknow لبناء أساس إدارة المعرفة والتصنيف ونموذج الحوكمة الموصوفة في دراسة الحالة رقم 160، غير أن تدقيق المحتوى الخاص بذلك البرنامج نفسه كشف أن المنظمة كانت لا تزال تفتقر إلى وصول فعلي إلى الأبحاث والبيانات الخارجية التي يعتمد عليها عملها.

سياق القطاع

مضت منصات محتوى الأبحاث أبعد من ذلك نحو التقديم الآلي المدمج بالذكاء الاصطناعي منذ هذه المهمة. فقد أدمج كبار مزودي المحتوى العلمي والتجاري، بمن فيهم EBSCO وProQuest وElsevier، الذكاء الاصطناعي التوليدي مباشرة في منصات الاستكشاف الخاصة بهم منذ عام 2025، وبحلول عام 2026 أصبحت منصات المحتوى المرخص تُربط مباشرة بوكلاء الذكاء الاصطناعي عبر بروتوكولات مثل MCP، مما يتيح لفرق البحث البحث في المحتوى وترخيصه والتصرف بناءً عليه دون مغادرة أدوات الذكاء الاصطناعي الخاصة بهم. وتعكس الموصلات الآلية وسير عمل توحيد البيانات الوصفية التي بنتها Iknow في عام 2015 لتغذية بيئة SharePoint لدى K.A.CARE مباشرة بمحتوى الموردين المبدأ الأساسي نفسه الذي يقود ذلك التطور: المحتوى المرخص لا يخلق قيمة إلا عندما يتدفق تلقائيًا وباتساق إلى الأنظمة التي يستخدمها الباحثون فعلًا، بدلاً من أن يظل حبيس صومعة اشتراكات منفصلة.

الوضع الراهن

وجد تدقيق المحتوى لدى K.A.CARE أن قدرًا ضئيلًا جدًا من البيانات الخارجية والمعلومات المنشورة كان يتدفق إلى المنظمة، رغم أن الموظفين في مختلف قطاعاتها وإداراتها كانوا بحاجة إلى الوصول إلى قواعد بيانات ومنشورات ومصادر محتوى أخرى من طراز عالمي لدعم أهدافهم البحثية والتجارية. وطلبت K.A.CARE من Iknow تحديد مجموعة شاملة من المحتوى الخارجي واقتناءها، والتأكد من أن ذلك المحتوى قابل للاستخدام بالكامل داخل نظام إدارة المعرفة الذي كان قيد التطوير بالفعل.

• تدفق ضئيل من المحتوى الخارجي. وجد تدقيق المحتوى الخاص بـ K.A.CARE أن ما يكاد لا يذكر من البيانات الخارجية أو المعلومات المنشورة كان يصل إلى موظفي المنظمة.
• احتياجات محتوى واسعة ومتباينة. كان الموظفون في العديد من المجالات التقنية والتجارية والسياساتية بحاجة إلى الوصول إلى قواعد بيانات ومنشورات ومصادر بيانات من طراز عالمي، دون عملية راسخة لتحديدها أو تقييمها.
• لا عملية منظمة للتفاوض مع الموردين. لم يكن لدى K.A.CARE أي آلية قائمة لتحديد موردي المحتوى ومجمعيه، أو مقارنة عروضهم، أو التفاوض على أسعار وشروط مواتية.
• التكامل لا مجرد الاشتراك. لم تكن حزمة لمرة واحدة من الاشتراكات المرخصة لتكفي؛ فقد كان المحتوى بحاجة إلى التدفق تلقائيًا إلى نظام إدارة المعرفة الجديد ببيانات وصفية متسقة مع تصنيف K.A.CARE القائم، وإلا لظل عمليًا غير مرئي للموظفين الذين يحتاجون إليه.

• تحديد وتقييم مصادر المحتوى الخارجية ذات الصلة بقطاعات K.A.CARE وإداراتها استنادًا إلى متطلبات أعمال موثقة.
• التفاوض على الشروط التعاقدية والأسعار مع موردي المحتوى ومجمعيه.
• إعداد توصيات للإدارة العليا بشأن المجموعة المثلى من مصادر المحتوى لدعم المنظمة.
• دعم إدارة المشتريات في K.A.CARE في شراء تراخيص المحتوى المعتمدة.
• دمج المحتوى المقتنى في SharePoint مع تنزيلات آلية وبيانات وصفية متسقة وفهرسة للبحث.

كيف نظمت Iknow العمل

نظمت Iknow المهمة حول ثلاثة أنشطة متتابعة: التقييم والتوصية، ثم الشراء، ثم التكامل، بما يضمن أنه بحلول وقت ترخيص أي محتوى يكون له بالفعل مكان محدد داخل نظام إدارة المعرفة لدى K.A.CARE بدلاً من أن يتحول إلى اشتراك معزول.

الأنشطة والقرارات الرئيسية

• تقييم اقتناء المحتوى الخارجي. حددت Iknow المحتوى الخارجي ذا الصلة بقطاعات K.A.CARE وإداراتها استنادًا إلى متطلبات أعمالها، وتواصلت مع موردي المحتوى ومجمعيه للحصول على قوائم مصادرهم، وتفاوضت على الترتيبات التعاقدية وعروض الأسعار، وطورت الاستراتيجية العامة لاقتناء المحتوى لدى K.A.CARE، وقدمت إلى الإدارة العليا توصيات بشأن المجموعة المثلى من مصادر المحتوى.
• شراء المحتوى الخارجي. عقب موافقة الإدارة العليا على الإنفاق، دعمت Iknow إدارة المشتريات في K.A.CARE مباشرة في شراء تراخيص المحتوى من الموردين الموصى بهم.
• دمج المحتوى الخارجي في SharePoint. هيأت Iknow نظام SharePoint لاستقبال المحتوى من الموردين الذين لديهم تكاملات جاهزة مع SharePoint 2013، وأنشأت تنزيلات آلية للمحتوى، وحولت البيانات الوصفية الإدارية الواردة لتبقى متسقة مع معايير نظام إدارة المعرفة الجديد، وأضافت بيانات وصفية موضوعية باستخدام Smartlogic، وفهرست المحتوى في بحث SharePoint.

أصحاب المصلحة والتعاون

عملت Iknow مع الإدارة العليا في K.A.CARE للحصول على الموافقة والتوجيه، ومع إدارة المشتريات لتنفيذ عمليات الشراء، ومباشرة مع موردي المحتوى الخارجيين ومجمعيه للتفاوض على الشروط، مع مواصلة البناء على التصنيف وأساس SharePoint اللذين أُرسيا في مهمة دراسة الحالة رقم 160 السابقة.

مواءمة سوق موردين مجزأ مع الاحتياجات الفعلية للمنظمة

مع احتياجات محتوى تمتد من الأخبار وسياسة الطاقة إلى البيانات التقنية ومعلومات الاستثمار عبر العديد من القطاعات والإدارات المختلفة، ما كانت حزمة محتوى عامة لترضي أحدًا على نحو جيد. عالجت Iknow ذلك بتأسيس تحديد الموردين وتقييمهم مباشرة على متطلبات الأعمال الموثقة التي جُمعت من كل قطاع وإدارة قبل بدء أي تفاوض مع الموردين.

جعل المحتوى المرخص قابلًا للاستخدام فعلًا لا مجرد مُشترى

ما كانت مجموعة من الاشتراكات الجديدة لتضيف قيمة تذكر لو ظل الموظفون مضطرين إلى البحث في منصة كل مورد على حدة. عالجت Iknow ذلك ببناء تنزيلات آلية للمحتوى مباشرة في SharePoint، وتوحيد البيانات الوصفية الإدارية الواردة لتطابق المعايير القائمة لنظام إدارة المعرفة، وإضافة بيانات وصفية موضوعية عبر Smartlogic، وفهرسة كل شيء في بحث SharePoint، بحيث يصبح المحتوى المنشور حديثًا قابلًا للعثور عليه داخل نظام إدارة المعرفة الخاص بـ K.A.CARE بشكل تلقائي.

النتائج التشغيلية

• تسليم مجموعة محتوى خارجي منتقاة تغطي الأخبار والمعلومات العامة، والاتجاهات وأوراق السياسات المتصلة بالطاقة، والبيانات التقنية المتصلة بالطاقة، وبيانات الاستثمار وتطوير الأعمال.
• التفاوض على عقود الموردين وإبرامها ودعم إدارة المشتريات خلال كامل عملية شراء تراخيص المحتوى الموصى بها.
• بناء تكاملات آلية مع SharePoint، تشمل تنزيلات المحتوى، والبيانات الوصفية الإدارية الموحدة، والوسم الموضوعي القائم على Smartlogic، والفهرسة للبحث.

النتائج الاستراتيجية والتنظيمية

لبت مجموعة المحتوى الموصى بها احتياجات العديد من أصحاب المصلحة الداخليين المختلفين عبر قطاعات K.A.CARE وإداراتها مع بقائها فعالة للغاية من حيث التكلفة، فسدت مباشرة الفجوة التي حددها تدقيق المحتوى السابق. ومن خلال الدمج الكامل للمحتوى المرخص في نظام إدارة المعرفة المبني في إطار برنامج دراسة الحالة رقم 160 الأوسع، ضمنت Iknow أن تصل الأبحاث والبيانات المنشورة حديثًا إلى موظفي K.A.CARE تلقائيًا من ذلك الحين فصاعدًا، بدلاً من أن يتطلب الأمر جهدًا يدويًا مستمرًا لتحديد مكانها واسترجاعها.

الوقت حتى تحقق الأثر

في غضون نحو أربعة أشهر من بدء المهمة، أصبح لدى K.A.CARE مجموعة محتوى خارجي مرخصة بالكامل وفعالة من حيث التكلفة، مدمجة وقابلة للبحث داخل نظام إدارة المعرفة الخاص بها.

المهارات الأساسية

• استراتيجية المحتوى واقتناؤه
• التفاوض مع الموردين والدعم التعاقدي
• تكامل الأنظمة
• مواءمة البيانات الوصفية والتصنيفات

الأساليب والأطر

• تقييم مصادر المحتوى المستند إلى متطلبات الأعمال
• منهجية تحديد الموردين والتفاوض معهم
• التكامل الآلي للمحتوى وتوحيد البيانات الوصفية

التقنيات والأدوات

• تكاملات الموردين وفهرسة البحث في Microsoft SharePoint 2013
• Smartlogic (وسم البيانات الوصفية الموضوعية)