Prouver la voie de migration : un pilote de logiciel de gestion des documents d'archives sur des systèmes hérités.

À propos du client

Créé en 1961 par une loi spéciale de la législature de Floride et dont le siège se trouve à Brooksville, le SWFWMD est l'une des cinq agences régionales chargées par la loi de Floride de protéger et de préserver les ressources en eau de l'État. Gouverné par un conseil d'administration bénévole de 13 membres nommés par le gouverneur, le District couvre environ 10,000 milles carrés sur tout ou partie de 16 comtés du centre-ouest de la Floride, au service d'une population de près de six millions de personnes.

Contexte sectoriel

Pour les organismes publics qui migrent des décennies de documents hérités vers une nouvelle plateforme ECM/RM, tenter une migration complète en une seule fois comporte des risques réels : des problèmes de qualité des données inconnus, des estimations d'effort incertaines et une perturbation potentielle des opérations en cours si les problèmes n'apparaissent qu'après coup. Piloter la migration sur un sous-ensemble restreint et réel de documents avant de s'engager dans une migration à grande échelle est une pratique standard des implémentations de systèmes d'entreprise. Elle permet à une organisation de faire émerger les problèmes de correspondance des données et de valider ses outils avant de monter en charge, ce qui est particulièrement précieux pour un organisme public qui a besoin d'estimations de coûts et d'efforts défendables à présenter à son conseil d'administration. Parce que la suite ECM/RM de Vignette, absorbée par la suite ECM d'OpenText par la suite, comprenait de nombreux modules imbriqués, mettre en place et tester l'ensemble de la pile technique dans les environnements de recette et de production constituait en soi un chantier significatif avant que la moindre donnée pilote puisse être déplacée.

Situation initiale

Le District a retenu Iknow pour concevoir, installer et configurer une solution ECM et RM évolutive. Lors d'une mission précédente pour le District, Iknow avait élaboré la stratégie ECM/RM et la feuille de route d'implémentation ; dans cette mission, Iknow a entamé l'implémentation, avec pour objectif de déployer le logiciel dans deux environnements techniques, de mettre en œuvre le plan de classement de la gestion des documents d'archives et de mener un pilote initial.

• Aucune plateforme encore installée et validée. Le District avait besoin que la plateforme ECM/RM de Vignette soit installée, configurée et testée dans deux environnements techniques complets avant que le moindre document réel puisse être déplacé.
• Aucun processus éprouvé de migration des données. Il n'existait aucun processus éprouvé pour mettre en correspondance et migrer les documents du District depuis ses nombreux systèmes hérités vers la nouvelle plateforme.
• Aucune estimation étayée pour la migration à grande échelle. Le District avait besoin d'estimations crédibles et étayées de l'effort et des ressources qu'exigerait une migration complète des systèmes hérités, et non d'approximations.
• Aucune approche définie pour valider les données migrées. Toute donnée migrée devait pouvoir être testée et validée de manière rigoureuse, avec un cheminement défini pour résoudre les échecs, avant que le District puisse confier ses documents réels au nouveau système.

• Installer, configurer et tester les composants ECM centraux de Vignette et les produits connexes dans les environnements de recette et de production du District.
• Mettre en œuvre le plan de classement de la gestion des documents d'archives du District dans la solution Vignette.
• Mener une migration pilote d'un petit sous-ensemble de documents pour valider l'approche de migration et estimer l'effort requis pour la migration complète.
• Créer un plan de test et des cas de test pour valider les données migrées, et transférer les connaissances à l'équipe informatique du District.

Comment Iknow a structuré le travail

Iknow a structuré la mission en quatre parties menées successivement (installation de la plateforme, pilote de gestion des documents d'archives, élaboration du plan de test et des cas de test, et transfert de connaissances), reflétant la méthodologie d'Iknow en intégration de systèmes et migration de données, qui valide l'approche de migration sur des données réelles avant de s'engager dans une exécution à grande échelle.

Activités et décisions clés

• Installation de la plateforme centrale. Iknow a travaillé avec l'équipe informatique du District pour installer, configurer et tester les composants ECM centraux de Vignette (Content Management, Records Management, Portal et Collaboration) dans les environnements de recette et de production du District.
• Installation des produits connexes. Iknow a également aidé à installer, configurer et tester plusieurs produits connexes, dont Vignette Builder, Collaborative Publishing and Authoring, et Collaborative Documents and Records Management System.
• Pilote de gestion des documents d'archives. Iknow a mené un pilote de gestion des documents d'archives, en mettant en œuvre le plan de classement du District dans la solution Vignette, en définissant et en documentant les processus de correspondance et de migration des données, et en déplaçant un petit sous-ensemble de documents.
• Estimation de l'effort de migration complète. Iknow s'est appuyée sur le pilote pour estimer le niveau d'effort et les ressources nécessaires pour migrer intégralement toutes les données disponibles des systèmes hérités du District vers la solution Vignette.
• Plan de test et méthodologie de validation. Iknow a créé un plan de test et des cas de test pour tester et valider les données migrées, ainsi qu'une méthodologie de résolution des tests en échec.
• Transfert de connaissances et formation. Iknow a assuré le transfert de connaissances à l'équipe informatique du District par des formations en salle et des manuels d'instructions écrits.

Parties prenantes et collaboration

Iknow est intervenue comme contractant principal, travaillant directement avec l'équipe informatique du District tout au long de l'installation de la plateforme, du pilote de migration, de l'élaboration des tests et du transfert de connaissances.

Mettre en place une plateforme complexe et multi-modules sans perturber les opérations

La suite ECM/RM de Vignette comprenait de nombreux modules imbriqués, et installer cette pile technique complète dans deux environnements risquait de perturber réellement un District qui dépendait encore quotidiennement de ses systèmes hérités si l'opération était menée sans précaution. Iknow y a répondu en travaillant aux côtés de l'équipe informatique du District pour installer, configurer et tester chaque composant de manière systématique, en recette d'abord puis en production, plutôt que de tout déployer d'un coup.

S'engager dans une migration complète des systèmes hérités sans connaître l'effort réel

Tenter une migration à grande échelle de décennies de documents hérités sans comprendre au préalable l'effort et les risques encourus aurait pu exposer le District à des dépassements de coûts significatifs ou à des problèmes de données. Iknow y a répondu en cadrant un véritable pilote : mettre en œuvre le plan de classement réel, migrer un sous-ensemble effectif de documents et exploiter cette expérience concrète pour produire des estimations d'effort et de ressources étayées plutôt que spéculatives.

Résultats quantitatifs

• Périmètre de plateforme livré : quatre modules centraux de Vignette installés, configurés et testés dans deux environnements techniques (recette et production).
• Produits connexes livrés : trois produits connexes supplémentaires installés, configurés et testés.
• Pilote de migration achevé : une migration pilote déplaçant avec succès un sous-ensemble de documents des systèmes hérités vers la nouvelle plateforme.
• Cadre de validation livré : un plan de test complet et un ensemble de cas de test élaborés pour valider les données migrées.
• Durée de la mission : une mission de trois mois.

Résultats qualitatifs

Le SWFWMD disposait du logiciel ECM et de gestion des documents d'archives de Vignette installé, configuré et testé sur son infrastructure, et avait démontré avec succès la migration de documents des systèmes hérités vers la nouvelle plateforme de gestion des documents d'archives. Le District possédait également les estimations de ressources nécessaires pour planifier l'intégralité de la migration RM vers la nouvelle solution, preuve tangible que le pilote a livré à la fois une démonstration technique opérationnelle et les informations de planification nécessaires pour cadrer de manière responsable une migration à grande échelle.

Délai d'obtention des résultats

Au cours de la mission de trois mois, Iknow a fait passer le District d'une stratégie et d'une feuille de route approuvées à une installation de plateforme opérationnelle et testée et à une migration pilotée avec succès, donnant au District tout ce dont il avait besoin pour planifier et budgétiser la migration complète des données héritées.

Compétences clés

• Implémentation de plateformes de gestion de contenu d'entreprise
• Planification et pilotage de la migration de données héritées
• Mise en œuvre de plans de classement de gestion des documents d'archives
• Transfert de connaissances et formation informatique

Méthodes et cadres de travail

• Déploiement par environnements en phases (recette puis production)
• Validation de la migration par pilote
• Élaboration de plans de test et de cas de test

Technologies et outils

• Suite ECM/RM Vignette : Content Management, Records Management, Portal, Collaboration
• Vignette Builder, Collaborative Publishing and Authoring, et Collaborative Documents and Records Management System (désormais intégrés à la suite ECM d'OpenText)