Convertir la ambición de KM en un plan ejecutable: un sprint de hoja de ruta de siete semanas para operaciones globales de salud.

Acerca del cliente

La Empresa AD es una compañía global de atención sanitaria. Desarrolla y fabrica medicamentos con receta y otros productos sanitarios a través de una red global de operaciones. Su función de operaciones sanitarias abarca fabricación, calidad, cadena de suministro y disciplinas operativas relacionadas.

Contexto del sector

Las organizaciones de fabricación farmacéutica y sanitaria operan en la intersección de una experiencia técnica profunda, unos requisitos regulatorios estrictos de documentación y una plantilla en la que el conocimiento crítico suele concentrarse en un número relativamente pequeño de especialistas. A medida que las operaciones escalan a través de geografías y unidades de negocio, esa experiencia se vuelve más difícil de localizar y más propensa a perderse por rotación o jubilación, mientras que los reguladores esperan cada vez más que las organizaciones demuestren que las lecciones aprendidas y el conocimiento de calidad se capturan y reaplican de forma sistemática. Esa combinación ha empujado a las funciones de operaciones farmacéuticas a tratar la gestión del conocimiento no como una iniciativa cultural blanda, sino como una capacidad gobernada con sus propios roles, tecnología y métricas.

Situación actual

A principios de la década de 2020, el equipo directivo de operaciones sanitarias de la Empresa AD respaldó una visión de estado futuro de KM y completó las primeras fases de su recorrido de KM, incluida la colaboración temprana con las iniciativas “Lighthouse” de KM existentes. Lo que quedaba era la Fase 4, un plan de despliegue pragmático para institucionalizar plenamente la KM en todas las operaciones sanitarias. La Empresa AD emitió una RFP y seleccionó a Iknow para desarrollar el plan en un cronograma acelerado de siete a ocho semanas.

• Una visión respaldada sin un plan ejecutable. Operaciones sanitarias contaba con el compromiso de la dirección con su imagen objetivo de KM, pero carecía de una hoja de ruta concreta y presupuestada para institucionalizar esa visión.
• Demasiadas iniciativas plausibles; ninguna forma de priorizar. Docenas de posibles iniciativas de KM abarcaban las numerosas funciones de operaciones sanitarias, sin un método estructurado para evaluarlas y secuenciarlas en un plan coherente.
• Un plazo fijo a nivel de consejo. El plan de despliegue debía estar finalizado y listo para una reunión del comité directivo aproximadamente siete semanas después del inicio del proyecto.
• Una organización grande, interfuncional y global que alinear. Cualquier hoja de ruta debía reflejar las necesidades de negocio reales de las funciones operativas de operaciones sanitarias sin dejar de ser lo bastante pragmática para financiarse y dotarse de personal.

• Desarrollar un plan de despliegue de KM a un año que incluya el caso de negocio, la solicitud de presupuesto y recursos, el enfoque, el cronograma y las consideraciones de gestión del cambio.
• Identificar y priorizar las áreas de conocimiento clave dentro de operaciones sanitarias para una inversión focalizada en KM, con estimaciones de valor de negocio.
• Identificar y priorizar pilotos “KM Lighthouse” de resultados rápidos para demostrar valor temprano.
• Definir un portafolio de métricas de desempeño de KM para medir el éxito a mediano y largo plazo.

Cómo estructuró Iknow el trabajo

Iknow estructuró el proyecto como un sprint focalizado y regido por plazos (revisión de antecedentes, descubrimiento estructurado, desarrollo y evaluación del portafolio, y ensamblaje y revisión del plan), reflejando la metodología de Iknow de diseño de estrategia y gobernanza de KM para construir una hoja de ruta priorizada por valor de negocio y no por exhaustividad.

Actividades y decisiones clave

• Lanzamiento del proyecto y revisión de antecedentes. Iknow celebró una reunión de arranque y revisó la imagen objetivo de KM de operaciones sanitarias, las iniciativas Lighthouse existentes, los sistemas de TI actuales relacionados con KM y los objetivos de negocio y la estructura organizativa más amplios de operaciones sanitarias.
• Descubrimiento estructurado. A través de una serie de sesiones de trabajo virtuales con el equipo de KM de operaciones sanitarias, Iknow identificó y priorizó los problemas de negocio, los puntos de dolor y las oportunidades de KM de operaciones sanitarias, junto con el liderazgo, la dotación de personal y la infraestructura necesarios para sostenerlos.
• Desarrollo del portafolio. Iknow desarrolló un portafolio de aproximadamente 30 iniciativas de KM candidatas organizadas en torno a los tres elementos fundamentales de operaciones sanitarias (mentalidad y comportamientos, roles y procesos, y tecnología), más una cuarta categoría de áreas de aplicación específicas por función.
• Evaluación y secuenciación del portafolio. Iknow aplicó un marco estructurado de evaluación de portafolios de proyectos para puntuar cada iniciativa candidata según su valor de negocio y su viabilidad, y luego secuenció las iniciativas de mayor prioridad en una hoja de ruta coherente a un año con dependencias definidas.
• Caso de negocio y métricas. Iknow desarrolló una estimación presupuestaria y un caso de negocio de apoyo, junto con un portafolio de métricas de desempeño de KM para medir el éxito a mediano y largo plazo.
• Revisión y finalización. Iknow revisó el borrador del plan de despliegue con el equipo de KM de operaciones sanitarias, ajustó las líneas de trabajo según fue necesario y ayudó a preparar el informe final y la presentación ante el comité directivo.

Partes interesadas y colaboración

Iknow actuó como contratista principal, trabajando directamente con el equipo de KM de operaciones sanitarias a lo largo de las sesiones de descubrimiento estructurado, el desarrollo del portafolio y la revisión del plan, con la dirección de KM de operaciones sanitarias revisando y aceptando cada entregable.

Convertir una ambición amplia en un plan financiable en siete semanas

La imagen objetivo de KM de operaciones sanitarias era deliberadamente aspiracional, abarcando mentalidad, procesos y tecnología en una gran función global, exactamente el tipo de visión que puede estancarse sin una forma disciplinada de traducirla en un plan acotado y presupuestado bajo un plazo ajustado. Iknow lo abordó ejecutando sesiones de descubrimiento estructurado desde el primer día y pasando directamente de esos hallazgos a un portafolio definido de iniciativas candidatas, en lugar de gastar la ventana limitada del proyecto en discusiones de estrategia abiertas.

Priorizar entre docenas de iniciativas plausibles

Con aproximadamente 30 iniciativas de KM creíbles sobre la mesa en una organización genuinamente global e interfuncional, el riesgo era una hoja de ruta que intentara hacerlo todo a la vez y terminara sin entregar nada bien. Iknow lo abordó aplicando un marco estructurado de evaluación de portafolios de proyectos para puntuar cada iniciativa según su valor de negocio y su viabilidad, dando a la dirección de operaciones sanitarias una justificación defendible y basada en evidencia sobre qué financiar primero y qué aplazar.

Resultados cuantitativos

• Portafolio entregado: un portafolio de aproximadamente 30 iniciativas de KM candidatas, desarrollado y documentado en cuatro categorías de fundamentos y áreas de aplicación de KM para operaciones sanitarias.
• Hoja de ruta entregada: un plan de despliegue de KM a un año, con una estimación presupuestaria y un caso de negocio de apoyo.
• Pilotos identificados: una lista priorizada de pilotos “KM Lighthouse” de resultados rápidos, identificados y descritos.
• Métricas entregadas: un portafolio de métricas de desempeño de KM desarrollado para medir el éxito a mediano y largo plazo.
• Duración del proyecto: un encargo de siete a ocho semanas, completado antes del plazo del comité directivo.

Resultados cualitativos

El comité directivo de operaciones sanitarias recibió un plan de despliegue genuinamente ejecutable en lugar de una visión reformulada: un portafolio de iniciativas priorizado, secuenciado y presupuestado, directamente vinculado a los problemas de negocio y las prioridades estratégicas de operaciones sanitarias. El marco de evaluación de portafolios de proyectos dio a la dirección de operaciones sanitarias una forma repetible y defendible de tomar decisiones continuas de inversión en KM más allá de la hoja de ruta inicial, posicionando a operaciones sanitarias para pasar de una imagen objetivo respaldada a una práctica institucionalizada.

Plazo hasta el impacto

En un proyecto de siete semanas, Iknow llevó a las operaciones sanitarias de la Empresa AD de una visión de KM respaldada pero sin ejecutar a un plan de despliegue a un año priorizado y presupuestado (completo con pilotos de resultados rápidos y métricas de desempeño) y listo para la revisión del comité directivo dentro del plazo.

Habilidades principales

• Diseño de estrategia y gobernanza de KM
• Auditoría y mapeo del conocimiento
• Diseño e implementación de marcos de KM
• Evaluación y priorización de portafolios de proyectos

Métodos y marcos de trabajo

• Sesiones estructuradas de descubrimiento con las partes interesadas
• Marco de evaluación y priorización de portafolios de proyectos
• Secuenciación de hojas de ruta por fases y basada en dependencias

Tecnologías y herramientas

• Desarrollo de planes de despliegue de KM y casos de negocio
• Diseño de métricas de desempeño y cuadros de mando de KM
• Identificación y priorización de pilotos de resultados rápidos (“Lighthouse”)